Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt und verausgabt. Sie gehören umsatzsteuerlich nicht zum Entgelt und unterliegen deshalb nicht der Umsatzsteuer. Geregelt ist dies in § 10 Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes (UStG): Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt, gehören nicht zum Entgelt.
Inhaltsverzeichnis
Was sind durchlaufende Posten?
Ein durchlaufender Posten liegt nur dann vor, wenn der Unternehmer lediglich als Mittler zwischen dem Zahlungspflichtigen und dem eigentlichen Empfänger auftritt. Entscheidend ist, dass die Zahlung im fremden Namen und für fremde Rechnung erfolgt. Der Unternehmer erbringt insoweit keine eigene Leistung, sondern reicht den Betrag nur weiter. Daher entsteht weder ein steuerbarer Umsatz noch ein Vorsteuerabzug.
Typische Beispiele für durchlaufende Posten sind:
- Gerichtskosten und Gebühren, die ein Rechtsanwalt für seinen Mandanten verauslagt.
- Grunderwerbsteuer oder Notarauslagen, die ein Notar im Namen des Mandanten zahlt.
- Kurtaxe oder Gebühren, die ein Vermieter im Namen der Gemeinde einzieht.
- Verauslagte amtliche Gebühren, etwa Zulassungsgebühren beim Autohaus.
Abgrenzung zu durchlaufenden Posten
Kein durchlaufender Posten liegt vor, wenn der Unternehmer Kosten im eigenen Namen trägt und an den Kunden weiterberechnet. Solche Auslagen oder Nebenkosten teilen das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung und sind damit Teil des Entgelts. Beispiel: Berechnet ein Handwerker Fahrtkosten oder Materialkosten weiter, die er selbst eingekauft hat, sind diese umsatzsteuerpflichtig.
Voraussetzungen für einen echten durchlaufenden Posten sind also:
- Zahlung erfolgt im fremden Namen und für fremde Rechnung.
- Es besteht eine unmittelbare Rechtsbeziehung zwischen dem Dritten (z. B. Behörde) und dem Auftraggeber.
- Der durchlaufende Betrag wird nicht als eigene Leistung des Unternehmers abgerechnet.
Buchung durchlaufender Posten
Durchlaufende Posten werden erfolgsneutral über ein Verrechnungskonto gebucht und berühren weder Aufwand noch Ertrag. Sie laufen nicht über die Gewinn- und Verlustrechnung. Beispiel: Ein Anwalt verauslagt für seinen Mandanten 150 Euro Gerichtskosten.
- Bei Zahlung an das Gericht: Durchlaufende Posten 150 Euro an Bank 150 Euro
- Bei Erstattung durch den Mandanten: Bank 150 Euro an Durchlaufende Posten 150 Euro
Da kein Umsatz vorliegt, wird auf den durchlaufenden Posten keine Umsatzsteuer berechnet, und es entsteht kein Vorsteuerabzug. Das Konto „Durchlaufende Posten“ ist nach vollständiger Abwicklung wieder ausgeglichen. Wichtig ist die saubere Trennung in der Buchhaltung: Wird ein durchlaufender Posten versehentlich als Aufwand oder Ertrag erfasst, verfälscht dies sowohl das Betriebsergebnis als auch die Umsatzsteuervoranmeldung. Auch auf der Ausgangsrechnung müssen durchlaufende Posten gesondert und ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden, damit der Kunde sie eindeutig von den steuerpflichtigen Leistungen unterscheiden kann. Berufsgruppen wie Rechtsanwälte, Notare, Spediteure und Reisebüros arbeiten besonders häufig mit durchlaufenden Posten und müssen die genannten Voraussetzungen deshalb genau beachten.
Häufige Fragen zu durchlaufenden Posten
Fällt auf durchlaufende Posten Umsatzsteuer an?
Nein. Da durchlaufende Posten gemäß § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG nicht zum Entgelt gehören, unterliegen sie nicht der Umsatzsteuer. Es wird weder Umsatzsteuer ausgewiesen noch Vorsteuer geltend gemacht.
Was ist der Unterschied zwischen durchlaufenden Posten und Auslagen?
Durchlaufende Posten werden im fremden Namen und für fremde Rechnung gezahlt und sind steuerfrei. Weiterberechnete Auslagen trägt der Unternehmer im eigenen Namen; sie sind Teil des Entgelts und damit umsatzsteuerpflichtig.
Wie werden durchlaufende Posten gebucht?
Sie werden erfolgsneutral über ein eigenes Verrechnungskonto „Durchlaufende Posten“ gebucht und berühren weder die GuV noch die Umsatzsteuervoranmeldung.