Die Entfernungspauschale – umgangssprachlich Pendlerpauschale – ermöglicht es Arbeitnehmern, die Kosten für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuermindernd als Werbungskosten geltend zu machen. Sie wird unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel gewährt und ist im Einkommensteuergesetz geregelt. Auch für Arbeitgeber ist die Entfernungspauschale wegen der möglichen Pauschalbesteuerung von Fahrtkostenzuschüssen relevant.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Entfernungspauschale?
Die Entfernungspauschale ist ein pauschaler Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Sie berücksichtigt für jeden Arbeitstag die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Maßgeblich ist die kürzeste benutzbare Straßenverbindung; eine längere Strecke kann nur angesetzt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig genutzt wird. Ob der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw, öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit kommt, spielt für die Höhe der Pauschale grundsätzlich keine Rolle. Damit sind sämtliche gewöhnlichen Kosten des Arbeitswegs pauschal abgegolten.
Berechnung und Höchstbetrag
Die Entfernungspauschale wird nach einem gestaffelten Kilometersatz berechnet:
- 0,30 € je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer
- 0,38 € je Entfernungskilometer ab dem 21. Kilometer
Beispiel: Bei 30 Kilometern einfacher Entfernung und 220 Arbeitstagen ergibt sich: (20 km × 0,30 € + 10 km × 0,38 €) × 220 Tage = (6,00 € + 3,80 €) × 220 = 2.156 €. Es zählt nur die einfache Strecke, nicht Hin- und Rückweg. Für Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel, Fahrrad oder zu Fuß gilt ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr. Bei Nutzung des eigenen Pkw kann auch ein höherer Betrag angesetzt werden.
Pauschalbesteuerung und Buchungssatz
Der Arbeitgeber kann Fahrtkostenzuschüsse zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren und nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuern, soweit der Zuschuss die Höhe der Entfernungspauschale nicht übersteigt. Der pauschal versteuerte Zuschuss ist beim Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei, mindert aber dessen abziehbare Werbungskosten. Beim Arbeitgeber wird der Zuschuss als Personalaufwand gebucht:
- Fahrtkostenzuschuss (Aufwand) an Bank (für den ausgezahlten Zuschuss)
- Pauschale Lohnsteuer (Aufwand) an Verbindlichkeiten Finanzamt (für die übernommene Pauschalsteuer)
Für den Arbeitnehmer selbst ist die Entfernungspauschale dagegen kein Buchungsfall, sondern wird ausschließlich in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angesetzt.
Häufige Fragen zur Entfernungspauschale
Gilt die Entfernungspauschale für Hin- und Rückweg?
Nein. Berücksichtigt wird nur die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Rückweg ist mit dem Kilometersatz bereits abgegolten, eine Verdopplung der Kilometer ist nicht zulässig.
Wer ist vom Höchstbetrag von 4.500 Euro betroffen?
Der Höchstbetrag gilt für alle, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad, als Mitfahrer oder zu Fuß zur Arbeit gelangen. Wer den eigenen oder einen zur Nutzung überlassenen Pkw verwendet, kann auch einen höheren Betrag geltend machen.
Kann der Arbeitgeber den Arbeitsweg steuerbegünstigt erstatten?
Ja. Der Arbeitgeber kann zusätzlich zum Lohn einen Fahrtkostenzuschuss zahlen und diesen bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 % versteuern. Für den Arbeitnehmer bleibt der Zuschuss dann steuer- und beitragsfrei. Der pauschal versteuerte Betrag mindert allerdings die als Werbungskosten abziehbare Entfernungspauschale, damit derselbe Aufwand nicht doppelt begünstigt wird. Für Mitarbeiter ist ein solcher Zuschuss dennoch attraktiv, weil er das Nettoeinkommen erhöht.