Der Sachbezug bei der KFZ-Nutzung entsteht, wenn ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch für private Fahrten überlässt. Diese private Nutzungsmöglichkeit ist ein geldwerter Vorteil und damit steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Zur Bewertung dieses Vorteils stehen zwei Methoden zur Verfügung: die pauschale 1%-Regelung und die Fahrtenbuchmethode.
Inhaltsverzeichnis
Was ist der Sachbezug bei der KFZ-Nutzung?
Ein Sachbezug liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer eine Leistung nicht in Geld, sondern in Form eines geldwerten Vorteils erhält. Bei der Überlassung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung muss dieser Vorteil dem Bruttoarbeitslohn hinzugerechnet und versteuert werden. Maßgeblich ist allein, dass der Wagen privat genutzt werden darf – auf die tatsächliche Nutzung kommt es bei der Pauschalmethode nicht an. Zur privaten Nutzung zählen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Die 1%-Regelung
Die 1%-Regelung ist die gängigste Methode zur pauschalen Bewertung. Dabei werden monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil angesetzt. Hinzu kommt für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein Zuschlag von 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat.
- Rechenbeispiel: Bruttolistenpreis 40.000 €, Entfernung Wohnung–Arbeit 20 km.
- Privatnutzung: 40.000 € × 1 % = 400 € pro Monat.
- Fahrten Wohnung–Arbeit: 40.000 € × 0,03 % × 20 km = 240 € pro Monat.
- Geldwerter Vorteil gesamt: 640 € pro Monat.
Für Elektrofahrzeuge gilt eine Förderung: Bei reinen Elektroautos bis zu einem Bruttolistenpreis von 70.000 € wird nur 0,25 % des Listenpreises angesetzt, bei teureren Elektro- und bei Hybridfahrzeugen unter bestimmten Voraussetzungen 0,5 %.
Fahrtenbuchmethode und Buchung
Alternativ kann der geldwerte Vorteil nach den tatsächlichen Kosten ermittelt werden. Dafür ist ein ordnungsgemäßes, lückenloses Fahrtenbuch zu führen. Der private Nutzungsanteil ergibt sich aus dem Verhältnis der privat gefahrenen Kilometer zur Gesamtfahrleistung, angewendet auf die gesamten Fahrzeugkosten (inklusive Abschreibung). Diese Methode lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung oder hohem Listenpreis.
Der geldwerte Vorteil erhöht die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Buchhalterisch wird der Sachbezug über das Lohnkonto erfasst, zum Beispiel:
- Personalaufwand an Verbindlichkeiten (Nettolohn) / Finanzamt / Sozialversicherung – der Sachbezug wird dem Bruttolohn hinzugerechnet und mitversteuert.
Der geldwerte Vorteil wird dem Arbeitnehmer nicht ausgezahlt, sondern lediglich rechnerisch zum Bruttolohn addiert, um die richtige Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Anschließend wird er wieder abgezogen, sodass sich das auszuzahlende Nettogehalt entsprechend verringert. Beim Arbeitgeber laufen die Kosten des Fahrzeugs – Abschreibung, Versicherung, Kraftstoff und Wartung – als Betriebsausgaben in die Buchhaltung ein. Trägt der Arbeitnehmer Zuzahlungen, etwa für private Tankfüllungen, mindern diese den zu versteuernden geldwerten Vorteil.
Häufige Fragen zum Sachbezug bei der KFZ-Nutzung
Wann muss ich keinen geldwerten Vorteil versteuern?
Wird der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt und ist die Privatnutzung arbeitsvertraglich ausgeschlossen und glaubhaft, entsteht kein geldwerter Vorteil. Ein Nutzungsverbot sollte dokumentiert und kontrolliert werden.
Lohnt sich die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch?
Die 1%-Regelung ist einfach, aber bei geringer Privatnutzung oft teurer. Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der Wagen überwiegend dienstlich genutzt wird oder der Bruttolistenpreis hoch ist. Ein Vergleich beider Methoden ist ratsam.
Welche Vorteile gelten für Elektroautos?
Für reine Elektrofahrzeuge wird der geldwerte Vorteil bei einem Bruttolistenpreis bis 70.000 € nur mit 0,25 % statt 1 % angesetzt. Das senkt die Steuerlast erheblich und soll die Elektromobilität fördern.