Die Organisation des Controllings

Die Grundsatzfrage lautet, ob die Controlling Aufgaben konzentriert von eigenen Stellen wahrgenommen werden sollen oder ob auch nebenamtliche Erledigung – eventuell aufgeteilt auf mehrere Stellen – möglich ist. Die Antwort auf diese Frage beeinflusst die organisatorisch Gestaltung in entscheidendem Ausmaß, wobei es ohne Bedeutung ist, wie man die jeweiligen Stellen bezeichnet.

Neben Controlling sind Benennungen wie Betriebswirtschaftliche Abteilung, Planung und Ergebnisrechnung, Administration oder Kommerzieller Dienst anzutreffen. Die Frage lässt sich nicht mit entweder / oder beantworten. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen ist ein Abwägen der Vor- und Nachteile erforderlich, um zu einer befriedigenden Lösung zu gelangen:

Die Kommunikation zwischen den wenigen Führungskräften in Klein- und Mittelunternehmen ist oft besser als in Großunternehmen. Entsprechend geringer ist die Bedeutung der Koordinationsfunktion des Controllers. Da zum verringerten Koordinationsbedarf ein größenbedingt verminderter Planungs- und Kontrollaufwand kommt, ist die Controllerstelle häufig nicht voll ausgelastet.

Man wird daher controlling fremde Aufgabenbestandteile hinzunehmen. Dadurch kann dieser allerdings die Rolle einer grauen Eminenz – eines Machtzentrums unmittelbar unterhalb der Leitung – übernehmen, was die objektive Wahrnehmung der Controlling Aufgaben beeinträchtigt.

Es gilt, dass die Etablierung eigener Controlling Stellen in Klein- und Mittelbetrieben eine Frage des Abwägens bleiben wird. Neben der Betriebsgröße sind auch andere Kriterien von Bedeutung, zum Beispiel der aktuelle Entwicklungsstand des Controllings im Unternehmen. Je entwickelter der Controlling Gedanke und je weiter die Einführung des Controlling im Unternehmen fortgeschritten sind, desto eher wird man sich für die Einrichtung einer eigenen Controlling Stelle entscheiden.

In Konzernen ist Controlling Standard

In Großbetrieben kann man in rund 90 % der Fälle eigene Controlling Stellen annehmen. Aber auch in kleineren Unternehmen setzt sich der Controlling Gedanke zunehmend durch.

Die ideale Controlling Organisation gibt es aber nicht! Es erscheint wenig sinnvoll für die Organisation des Controllings – sei es die Einbettung des Controlling im Unternehmen oder die interne Organisation der Controlling Abteilung – verbindliche Empfehlungen abzugeben.

Es wird oft empfohlen, die Etablierung des Chef Controllers in der obersten Hierarchie Ebene anzusiedeln. Dies ist im Einzelfall zweckmäßig. Da jedoch zahlreiche andere Disziplinen der BWL nachdrücklich Anspruch auf einen Vorstandssessel reklamieren, wird man eine Auswahl treffen müssen.

Die Verankerung des Controllers in der obersten Etage kann Probleme verursachen, weil der Beratende und Informierende zum Mitentscheidenden wird. Daraus kann Unvereinbarkeit der Aufgaben entstehen, die ihre Fortsetzung findet, wenn der Controller die von ihm mitgetragenen Entscheidungen zu einem späteren Zeitpunkt beurteilen soll.

Controlling beinhaltet Führungsverantwortung

Aus dem Aspekt der Führungsverantwortung als Zentralaufgabe des Controlling folgt nicht nur unmittelbar, dass es sich um eine Stelle ab der zweiten Ebene handelt, sondern auch, dass eine optimale Controlling Organisation den Notwendigkeiten dieser Unterstützungsaufgabe anzupassen ist.

Welche Bestimmungsfaktoren beeinflussen die Auswahl einer geeigneten Controlling Organisation? Zum Beispiel werden folgende Faktoren genannt:

  • Innovationsbedarf: Die Bedeutung der organisatorischen Verankerung des Controlling steigt mit der Menge der ungelösten Probleme und mit dem Umfang der organisatorischen Umstellungen bei der Einführung.
  • Unternehmensgröße: Tendenziell werden mit steigender Unternehmensgröße zunehmend eigene Controllingstellen etabliert. Großbetriebe haben Controllingabteilungen mit zahlreichen Verästelungen, die in das ganze Unternehmen hineinreichen.
  • Komplexität: Je komplexer die zu lösenden Probleme in Unternehmen und in der Unternehmens Umwelt sind, desto grösser ist die Bedeutung der Koordinations- und Integrationsfunktion des Controlling.

Das Organisieren der Organisation bzw. der Organisationsänderung wird in der umfangreichen Literatur der Organisationslehre behandelt. Dabei wird man nur schrittweise vorgehen, um die Gefahr des Scheiterns des Prozesses zu reduzieren:

  • Nur einzelne Controllingfunktionen werden unternehmensintern etabliert (zum Beispiel. Unternehmensplanung und Budgetierung),
  • In Teilen des Unternehmens werden mehr oder weniger große Teile des Controlling Konzeptes verwirklicht. Bei der Auswahl wird neben fachlichen Gesichtspunkten auch das Ausmaß der Bereitschaft der Betroffenen berücksichtigt, an einem solchen Projekt aktiv mitzuarbeiten.