Innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung müssen Kosten und Aufwendungen getrennt werden. Kosten entstehen beim Prozess der Produktion und Erstellung von Dienstleistungen. Als Aufwendungen hingegen werden alle Minderungen des Unternehmenskapitals während eines angesetzten Zeitraums verstanden. Dabei umfassen die Aufwendungen sowohl Kapitalminderungen, die betrieblicher wie auch nicht betrieblicher Herkunft sind. Die Trennung der Kosten und Aufwendungen ist eine wichtige Voraussetzung für eine exakte Kosten-Leistungs-Darstellung.

Aufwendungen sind jene Geschäftsvorfälle die den betrieblichen Gewinn vermindern und keinerlei Auszahlungen an Anteilseigner oder Eigentümer beinhalten. Erfasst wird das Ganze in der Buchhaltung auf der Sollseite und beim Jahresabschluss abgeschlossen. Nicht alle Ausgaben sind Aufwendungen. Erst, wenn Sie dem Unternehmen Erfolg oder Unterstützung bringen, handelt es sich um Aufwendungen. Beispielsweise: Büromaterial, Firmenwagen und Co.

Unterschiedliche Arten von Aufwendungen im Unternehmen

Als Aufwendungsarten können die

  • betriebsfremden Aufwendungen
  • periodenfremden Aufwendungen
  • außerordentlichen Aufwendungen
  • neutralen Aufwendungen

bezeichnet werden.

Betriebsfremden Aufwendungen

Zu den betriebsfremden Aufwendungen gehören alle Aufwendungen, die nicht im Zusammenhang mit dem eigentlichen Betriebszweck entstanden sind. Dazu gehören zum Beispiel Aufwendungen für Spenden an gemeinnützige Organisationen, Schenkungen, Verluste bei Spekulationsgeschäften und mehr.

Periodenfremde Aufwendungen

Periodenfremde Aufwendungen sind solche, die außerhalb des Zeitraums entstanden sind, der der Berechnung zugrunde gelegt wurde. Dazu gehören zum Beispiel Vorauszahlungen für den Zeitraum nach oder Nachzahlungen aus dem Zeitraum vor der geltenden Periode.

Außerordentlichen Aufwendungen

Den außerordentlichen Aufwendungen werden Aufwendungen zugeordnet, die eigentlich zu den betrieblichen Aufwendungen gehören, jedoch zusätzliche zu den üblichen betrieblichen Aufwendungen entstehen. Zum Beispiel gehören dazu die Aufwendungen für den Ersatz unvorhersehbar entstandener Schäden.

Neutrale Aufwendungen

Neutrale Aufwendungen sind all jene Aufwendungen, die nicht in Zusammenhang mit der Beschaffung, der Produktion und dem Absatz stehen und entweder selten und unregelmäßig anfallen oder in ungewöhnlichen Summen.

Neutraler Aufwand ist jener, der in der Kostenrechnung nicht berücksichtigt wird. Dazu gehören beispielsweise periodenfremde Aufwendungen, wie Gutschriften, Steuernachzahlungen. Betriebsfremde Aufwendungen wie Spenden und außerordentliche Aufwendungen wie Hochwasserschäden und ähnliches.

Ein Einbezug der neutralen Aufwendungen findet deswegen nicht statt, weil sie die Produktkalkulation wie auch das Betriebsergebnis verfälschen würden. Findet einmal in zehn Jahren ein Unwetter statt, ist damit zu rechnen, dass es eventuell weniger Umsätze in diesem Zeitraum gab. Diese Faktoren sind ferner bei der Aufnahme von Darlehen wichtig. Wenn beispielsweise die Bank fragt, warum es in diesem einen Geschäftsjahr weniger Umsatz gab. Aus diesem Grund haben neutrale Aufwendungen in der Kostenrechnung an sich nichts verloren.

Jener Aufwand der wohl in die Kostenrechnung fließt, sind die Grundkosten, auch Betriebsaufwand bezeichnet. Dieser ist für die Leistungserstellung in der jeweiligen Abrechnungsperiode notwendig.

Praxisbeispiel:

Spendet ein Bäcker 1000 Brötchen an einen sozialen Verein, kann er diese nicht in die Produktkalkulation mit einbeziehen, weil es quasi eine freiwillige Spende war und kein Verkauf. Es würde deswegen keinen Sinn machen, die Brötchen in die Produktkalkulation einzurechnen, weil er am Ende auf 1000 Brötchen sitzen bleibt, die niemand kauft. Anders würde die Sache aussehen, wenn eine Schule nebenan eröffnet und ab sofort, täglich 1000 Brötchen bestellt. Dann muss der Bäcker diesen Aufwand wohl kalkulieren und täglich backen.

Bedeutung der Unterscheidung von Kosten und Aufwendungen bei der Kosten- und Leistungsrechnung

Für eine gute Unternehmenssteuerung ist es grundsätzlich wichtig, sowohl die für den Produktionsprozess entstandenen Kosten zu kennen, sondern auch alle Kostenanteile, die sich als zusätzlichen Faktoren aus den Aufwendungen der verschiedenen Kategorien ergeben. Dabei ist es von Bedeutung zu ermitteln, inwieweit es sich dabei um Aufwendungen handelt, die nur unregelmäßig vorkommen oder sogar einmalig aufgetreten sind oder um Aufwendungen, die regelmäßig erbracht werden, um den geschäftlichen Verlauf sicherzustellen. Eine ungenaue Zuordnung von Kosten und Aufwendungen und ihrer Herkunft, würde für die Berechnung ein verzerrtes Bild liefern.

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