Der Verpflegungsmehraufwand sind die zusätzlichen Verpflegungskosten, die einem Arbeitnehmer oder Unternehmer entstehen, wenn er aus beruflichen Gründen auswärts tätig ist. Statt Einzelnachweisen gelten gesetzlich festgelegte Pauschbeträge, die steuerlich geltend gemacht werden können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Wer beruflich unterwegs ist, kann sich in der Regel nicht so günstig verpflegen wie zu Hause. Dieser steuerlich anerkannte Mehraufwand wird über die Verpflegungspauschale abgegolten. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Tatsächliche Kosten für Essen und Trinken sind dabei unerheblich – es gelten ausschließlich die Pauschalen.
Höhe der Pauschalen und Berechnung
Für Dienstreisen im Inland gelten folgende Pauschbeträge:
- 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Kalendertag,
- 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden (ganztägige Auswärtstätigkeit),
- jeweils 14 € für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung, ohne Prüfung der Stundenzahl.
Für Auslandsreisen gelten besondere, nach Land gestaffelte Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.
Rechenbeispiel: Ein Mitarbeiter reist am Montag um 15 Uhr zu einem Kunden, übernachtet dort und kehrt am Dienstag um 18 Uhr zurück. Für Montag (Anreisetag) gibt es 14 €, für Dienstag (Abreisetag) 14 € – insgesamt also 28 € Verpflegungsmehraufwand.
Werden während der Reise Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, ist die Pauschale zu kürzen: um 20 % für das Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen, jeweils bezogen auf die volle Tagespauschale von 28 €. Ein gestelltes Frühstück kürzt die Pauschale also um 5,60 €.
Buchung des Verpflegungsmehraufwands
Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den Reisekosten und ist als Betriebsausgabe abziehbar. Erstattet das Unternehmen einem Mitarbeiter die Pauschale per Bank, lautet der Buchungssatz:
- Reisekosten Verpflegungsmehraufwand an Bank
Erstattungen bis zur Höhe der Pauschalen sind für den Arbeitnehmer steuerfrei. Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich lohnsteuerpflichtig, kann aber unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert werden.
Dreimonatsfrist und Besonderheiten
Beim Verpflegungsmehraufwand sind einige zeitliche und persönliche Grenzen zu beachten:
- Dreimonatsfrist: Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Abzug der Verpflegungspauschale auf die ersten drei Monate beschränkt.
- Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Dreimonatsfrist neu beginnen.
- Die Pauschalen gelten gleichermaßen für Arbeitnehmer und Selbständige, die im Rahmen ihres Betriebs auswärts tätig sind.
- Für Berufskraftfahrer mit Übernachtung im Fahrzeug gibt es zusätzlich eine besondere Übernachtungspauschale.
Die Verpflegungspauschale ist damit ein einfaches, aber nicht grenzenloses Instrument: Sie vereinfacht den Nachweis, ist aber an die tatsächliche Abwesenheit und die zeitlichen Vorgaben gebunden.
Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
Brauche ich Belege für die Verpflegungspauschale?
Nein. Die Pauschale wird unabhängig von tatsächlichen Kosten gewährt. Nachzuweisen sind lediglich Anlass, Dauer und die Abwesenheitszeiten der Auswärtstätigkeit.
Gibt es Verpflegungsmehraufwand auch bei Tagesreisen?
Ja, sofern die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Dann steht ein Pauschbetrag von 14 € zu. Bei einer Abwesenheit von 8 Stunden oder weniger gibt es keine Pauschale.
Wie wirken sich vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten aus?
Sie führen zu einer Kürzung der Pauschale: 20 % für das Frühstück sowie je 40 % für Mittag- und Abendessen, berechnet von der vollen Tagespauschale. So wird eine doppelte Begünstigung vermieden.