Sachgeschenke an Mitarbeiter sind ein beliebtes Instrument zur Mitarbeiterbindung – steuerlich gelten dafür jedoch klare Freibeträge und Freigrenzen. Werden diese eingehalten, bleiben Zuwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Wer die Grenzen für Sachbezüge, Aufmerksamkeiten und Geschenke kennt, kann Mitarbeitern steuerlich optimal etwas zukommen lassen.
Inhaltsverzeichnis
Was sind steuerfreie Sachzuwendungen an Mitarbeiter?
Sachzuwendungen sind geldwerte Vorteile, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt. Solange bestimmte Grenzen eingehalten werden, bleiben sie steuerfrei. Wichtig ist die Abgrenzung: Geldgeschenke sind stets steuerpflichtiger Arbeitslohn, nur echte Sachleistungen profitieren von den Freigrenzen. Gutscheine und Geldkarten gelten als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist außerdem, dass die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt – eine Umwandlung von steuerpflichtigem Gehalt in steuerfreie Sachbezüge ist nicht zulässig. Mit Sachgeschenken lassen sich so Motivation und Bindung der Mitarbeiter steigern, ohne dass hohe Abgaben anfallen – ein Vorteil gegenüber einer Gehaltserhöhung, die voll der Lohnsteuer und den Sozialabgaben unterliegt.
Die wichtigsten Freigrenzen und Freibeträge
Für Zuwendungen an Mitarbeiter gelten mehrere voneinander unabhängige Grenzen:
- 50-Euro-Freigrenze (Sachbezugsfreigrenze): Monatliche Sachbezüge bis 50 € bleiben steuer- und sozialabgabenfrei. Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig (Freigrenze, nicht Freibetrag).
- 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten: Sachgeschenke aus persönlichem Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum) bleiben bis 60 € je Anlass steuerfrei.
- 110-Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen: Pro Arbeitnehmer und Veranstaltung bleiben Zuwendungen bis 110 € für bis zu zwei Feiern jährlich steuerfrei.
Diese Grenzen können nebeneinander genutzt werden, sodass sich der steuerfreie Spielraum addiert.
Pauschalbesteuerung und Buchung
Übersteigen Sachgeschenke die Freigrenzen, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach § 37b EStG pauschal mit 30 % übernehmen. Die Zuwendung bleibt für den Mitarbeiter dann steuerfrei. Ein steuerfreier Sachbezug innerhalb der 50-Euro-Grenze wird beispielsweise so gebucht:
- Freiwillige soziale Aufwendungen (lohnsteuerfrei) an Bank (für den Einkauf des Sachbezugs)
Wird ein Geschenk pauschal versteuert, kommt die übernommene Pauschalsteuer als zusätzlicher Aufwand hinzu: Pauschalsteuer (Aufwand) an Verbindlichkeiten Finanzamt. Die abziehbare Vorsteuer kann der Arbeitgeber bei betrieblicher Veranlassung geltend machen.
Häufige Fragen zu Sachgeschenken an Mitarbeiter
Was passiert, wenn die 50-Euro-Grenze überschritten wird?
Da es sich um eine Freigrenze handelt, wird bei Überschreitung der gesamte Sachbezug steuer- und sozialversicherungspflichtig – nicht nur der übersteigende Teil. Schon ein Cent zu viel macht die komplette Zuwendung steuerpflichtig.
Sind Gutscheine steuerfreie Sachbezüge?
Ja, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, nicht in Bargeld auszahlbar sind und zusätzlich zum Lohn gewährt werden. Reine Geldgutscheine, nachträgliche Kostenerstattungen oder Barauszahlungen gelten dagegen stets als steuerpflichtiger Arbeitslohn und sind voll abgabenpflichtig.
Was ist der Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag?
Bei einem Freibetrag bleibt der Betrag bis zur Grenze immer steuerfrei, nur der übersteigende Teil wird versteuert. Bei einer Freigrenze entfällt die Steuerfreiheit vollständig, sobald die Grenze überschritten wird. Diese Unterscheidung ist in der Praxis entscheidend: Bei der 50-Euro-Sachbezugsgrenze und der 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten handelt es sich um Freigrenzen, beim Betrag von 110 Euro für Betriebsveranstaltungen dagegen um einen echten Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Teil versteuert wird.