Die Außenprüfung, umgangssprachlich Betriebsprüfung genannt, ist eine umfassende Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens durch das Finanzamt. Sie findet in der Regel vor Ort im Betrieb statt und dient dazu, die Richtigkeit der abgegebenen Steuererklärungen und der Buchführung zu kontrollieren. Rechtsgrundlage sind die §§ 193 ff. der Abgabenordnung (AO).
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Außenprüfung?
Bei der Außenprüfung prüft ein Betriebsprüfer mehrere Steuerarten und Veranlagungszeiträume zusammenhängend. Geprüft werden vor allem die Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer. Anders als bei der reinen Schreibtischprüfung verschafft sich der Prüfer durch Einsicht in die Buchführung und die Belege ein umfassendes Bild des Betriebs. Sie ist ohne besondere Begründung zulässig bei Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten sowie Freiberuflern und steht im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörde.
Ablauf der Betriebsprüfung
Die Außenprüfung läuft in mehreren Schritten ab:
- Prüfungsanordnung: Das Finanzamt kündigt die Prüfung schriftlich an und nennt Umfang, Steuerarten und Zeiträume (§ 196 AO).
- Durchführung: Der Prüfer sichtet Buchführung, Belege und elektronische Daten im Betrieb.
- Schlussbesprechung: Die Ergebnisse und strittigen Punkte werden mit dem Unternehmen besprochen (§ 201 AO).
- Prüfungsbericht: Die Feststellungen werden schriftlich festgehalten und führen gegebenenfalls zu geänderten Steuerbescheiden.
Der Steuerpflichtige hat Mitwirkungspflichten: Er muss Auskünfte erteilen, Unterlagen vorlegen und einen geeigneten Raum sowie die nötigen Hilfsmittel bereitstellen.
Rechte, Pflichten und Folgen
Während der Prüfung bestehen für beide Seiten Rechte und Pflichten:
- Mitwirkungspflicht: Vorlage von Büchern, Aufzeichnungen und Datenzugriff nach den GoBD.
- Rechte des Unternehmens: Hinzuziehung eines Steuerberaters, rechtliches Gehör in der Schlussbesprechung und Einspruch gegen geänderte Bescheide.
- Folgen: Mehr- oder Mindersteuern, Nachzahlungszinsen nach § 233a AO und bei Steuerverkürzung gegebenenfalls steuerstrafrechtliche Konsequenzen.
Werden Mehrsteuern festgesetzt, sind diese zuzüglich Zinsen nachzuzahlen. Gegen die geänderten Bescheide kann innerhalb eines Monats Einspruch eingelegt werden.
Neben der klassischen Außenprüfung kennt die Abgabenordnung weitere Prüfungsformen. Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Lohnsteuer-Außenprüfung beschränken sich auf eine einzelne Steuerart. Die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG) erlaubt es dem Finanzamt zudem, ohne vorherige Ankündigung Geschäftsräume zu betreten und umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte zu überprüfen. Sie ist keine vollständige Außenprüfung, kann aber in eine solche übergehen.
Wie häufig ein Betrieb geprüft wird, hängt stark von seiner Größenklasse ab. Großbetriebe werden nahezu lückenlos geprüft, während Klein- und Kleinstbetriebe nur stichprobenartig an die Reihe kommen. Eine ordnungsgemäße, GoBD-konforme Buchführung mit vollständigen Belegen ist die beste Vorbereitung, da sie die Prüfung beschleunigt und das Risiko von Hinzuschätzungen verringert. Wer die Prüfungsanordnung erhält, sollte frühzeitig seinen Steuerberater einbinden und die angeforderten Unterlagen vollständig bereithalten.
Häufige Fragen zur Außenprüfung
Wird eine Betriebsprüfung angekündigt?
Ja. Die Außenprüfung wird durch eine schriftliche Prüfungsanordnung angekündigt, die den Umfang und die Zeiträume nennt. Die Ankündigung erfolgt in angemessener Frist vor Beginn, meist zwei bis vier Wochen vorher.
Welche Zeiträume werden geprüft?
In der Regel umfasst die Prüfung die letzten drei Jahre. Bei Großbetrieben kann es eine lückenlose Anschlussprüfung geben. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann der Zeitraum auf bis zu zehn Jahre ausgedehnt werden.
Kann ich der Schlussbesprechung widersprechen?
In der Schlussbesprechung haben Sie rechtliches Gehör und können strittige Feststellungen darlegen. Sind Sie mit den daraufhin erlassenen geänderten Bescheiden nicht einverstanden, können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen.