Die Außenprüfung (§§ 193–207 AO) — im Volksmund Betriebsprüfung — ist die Prüfung eines Unternehmens durch das Finanzamt an Ort und Stelle. Sie umfasst alle Steuern und stellt sicher, dass die steuerlichen Erklärungen der Wirklichkeit entsprechen. Eine Betriebsprüfung kann erhebliche Nachzahlungen auslösen — eine gute Vorbereitung ist deshalb entscheidend.
Inhaltsverzeichnis
Wer wird geprüft?
| Unternehmensgröße (Umsatz) | Prüfungsturnus (ca.) |
|---|---|
| Großbetrieb (> 7,3 Mio. € Umsatz) | Alle 1–3 Jahre (Anschlussprüfung) |
| Mittelbetrieb (0,9 – 7,3 Mio. €) | Alle 5–7 Jahre |
| Kleinbetrieb (< 0,9 Mio. €) | Alle 10–15 Jahre oder anlassbezogen |
Ablauf der Betriebsprüfung
- Prüfungsanordnung (§ 196 AO) — schriftliche Ankündigung mit Art, Umfang und Zeitraum der Prüfung
- Beginn der Prüfung — i. d. R. 4 Wochen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung
- Prüfung vor Ort — Prüfer analysiert Buchhaltung, Belege, Verträge, digitale Daten (IDEA-Datenanalyse)
- Schlussbesprechung (§ 201 AO) — Prüfer stellt Ergebnisse vor; Einwände können vorgebracht werden
- Prüfungsbericht und Steuerbescheid — Nachzahlungen oder Erstattungen mit Zinsen (§ 233a AO: 1,8 % p. a.)
GoBD: Digitale Buchführung im Fokus
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sind zentrales Prüfungsfeld. Der Prüfer hat ein Datenzugriffsrecht (§ 147 Abs. 6 AO) auf alle steuerrelevanten digitalen Unterlagen in maschinell lesbarer Form.
- Unveränderbarkeit der Buchungen nach Abschluss
- Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Buchungsunterlagen, 6 Jahre für Geschäftsbriefe
- Exportformat: GDPdU/GoBD-konformer Datenexport (DATEV-Format, CSV)
Häufige Prüffelder
- Umsatzsteuer: Richtigkeit der Steuersätze, Vorsteuerabzug aus korrekten Rechnungen, innergemeinschaftliche Lieferungen
- Bewirtungskosten: Anlass, Personen, Beleg — bei fehlenden Angaben keine Betriebsausgabe
- Dienstwagen: 1 %-Methode vs. Fahrtenbuch, Privatanteil
- Kassenführung: Kassensturzfähigkeit, keine negativen Kassenbestände, TSE-Pflicht
- Verrechnungspreise (bei Konzernen): Drittvergleichspreise, Dokumentationspflichten
Selbstanzeige
Werden vor Beginn der Prüfung Fehler erkannt, kann eine strafbefreiende Selbstanzeige (§ 371 AO) erstattet werden. Sie ist nur möglich, wenn die Betriebsprüfung noch nicht begonnen hat. Sie führt zur vollständigen Straffreiheit, wenn alle hinterzogenen Steuern inklusive Zinsen nachgezahlt werden.