Home » Grundlagen Buchführung » Belege – Bedeutung für die Buchführung

Keine Buchung ohne Beleg, das ist einer der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Jeder Geschäftsfall muss durch einen entsprechenden Beleg des Vorgangs dokumentiert sein. Mindestangaben, die auf einem Beleg dokumentiert sein sollten sind die Benennung des Vorgangs, das Datum und der Betrag. Belege, die der Buchführung im Unternehmen zugrunde liegen enthalten darüber hinaus noch weitere Informationen, je nach Art des geschäftlichen Vorgangs. Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten von Belegen, die für die ordnungsgemäße Buchführung gesammelt, systematisch geordnet sein müssen und in die Führung der Konten im Unternehmen eingehen. Für verschiedene Arten von wichtigen Belegen, die im Rechnungswesen erforderlich sind, gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert.

Verschiedene Arten von Belegen als Buchungsgrundlage

Belegarten, die im Unternehmen als Buchungsgrundlage dienen, sind zum Beispiel die Fremdbelege und die internen Eigenbelege. Zu den Fremdbelegen zählen unter anderem die Eingangsgutschriften und Eingangsrechnungen, Quittungen für bestimmte Leistungen, Schecks, Wechsel, Steuerbescheide, Strafbescheide, Belege von Post und Bank, Handelsbriefe. Zu den internen Eigenbelegen zählen all jene Belege, die vom Unternehmen erstellt werden, wie die Ausgangsgutschriften, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Handelsbriefe des Unternehmens, Belege über Entnahmen von Material, Gehaltslisten, Stornos, Umbuchungen, Ergenisverwendungsbelege, Wechsel, Schecks. Sind aus besonderen Gründen für einen Geschäftsfall keine Belege vorhanden, sind sie verlorengegangen, durch besondere Ereignisse vernichtet worden, so können Notbelege erstellt werden. Diese müssen jedoch von den Steuerbehörden anerkannt werden.

Nummerierte, sortierte Belege sind in der Belegregistratur aufzuheben. Die Aufbewahrung kann auch durch Mikrofilme, elektronische Datenträger gesichert werden.