Die Aufbewahrungsfristen sind Teil der Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung.
Inhaltsverzeichnis
Begriff und Bedeutung der Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung
Bei der Führung der Bücher müssen die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung eingehalten werden. Diese Grundsätze sind nur zum Teil kodifiziert, der größere und wichtigere Teil ergibt sich aus der Übung ordentlicher Kaufleute, wobei in der Praxis diese Überung aber nicht einheitlich ist, sondern branchen- und unternehmensformbezogene Unterschiede bestehen.
Die strengsten Grundsätze gelten für die Banken. Schon weniger streng sind sie für solche Aktiengesellschaften, die keine Banken sind. Noch mehr abgeschwächt sind sie für die übrigen Unternehmensformen, wobei sich der Unterschied in der Strenge vor allem im Grundsatz der Tragfertigkeit der Buchführung, weniger oder gar nicht in den übrigen Grundsätzen auswirkt.
Darstellung der wichtigsten Grundsätze
Das Belegprinzip
Von den Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung ist zunächst das Belegprinzip zu erwähnen. Dieser Grundsatz besteht aus fünf Untergrundsätzen:
- es muss für jede Buchung ein Beleg vorhanden sein
- Der Beleg mu0ss dem Urkundenprinzip genügen
- Der Beleglauf muss so organisiert sein, dass er über die Buchführung führt, sodass alle Belege in die Buchhaltung kommen müssen
- Die Einhaltung des Beleglaufes muss auf dem Beleg ersichtlich sein
- Die Belege müssen so abgelegt werden, dass sie während der Aufbewahrungszeit, die 7 Jahre beträgt ab Ende des Jahres, in dem die letzte Buchung erfolgte – leicht aufgefunden werden können.
Belege müssen als Urkunden alle wesentlichen Angaben über einen Geschäftsfall enthalten. (Datum, Art und Betrag des Geschäftsfalles, Name der Parteien, Unterschrift des Belegerstellers). Belege, die nicht vom berechtigten Belegersteller ausgestellt und / oder nicht den vorgeschriebenen Beleglauf durchlaufen haben, dürfen erst nach Klärung ihrer Richtigkeit verbucht werden.
Nach der Buchung wird der Buchungsvermerk auf den Beleg gesetzt. Aus diesem sollen neben dem Wort „gebucht“ noch das Datum der Buchung und die angesprochenen Konten ersichtlich sein.
Das Prinzip der unverzüglichen Verbuchung
Es besagt im wesentilchen dass Geschäftsfälle unverzüglich gebucht werden müssen. Dieser nimmt aber in der Praxis keine allzu große Bedeutung vor.
Der Grundsatz der Wahrheit
Als dritter Grundsatz ist der Grundsatz der Wahrheit der Buchführung zu erwähnen. Dieser Grundsatz besteht aus drei Untergrundsätzen: Der erste ist der Grundsatz der Vollständigkeit. Es müssen alle buchungspflichtigen Tatbestände verbucht werden. Der zweite Untergrundsatz besagt, dass nur tatsächlich stattgefundene Geschäftsfälle gebucht werden dürfen.
Die Einbuchung fiktiver oder noch nicht durchgeführter Geschäftsfälle ist nicht zuläasig. Dabei ist allerdings das imparitätische Realisationsprinzip zu beachten, nach dem Aufwendungen bereits bei ihrer Verursachung, Erträge aber erst bei ihrer Realisation eingebucht werden dürfen.
Der dritte Untergrundsatz ist der Grundsatz der Einbuchung mit dem Anschaffungswert. Die Geschäftsfälle sind mit dem Wert in die Buchführung aufzunehmen, den der buchführende Betrieb selbst aufwenden musste, um das Gut betrieblich nutzbar zu machen. Zuschüsse Dritter gehören nicht zum Anschaffungswert.
Als vierter Grundsatz wäre der Grundsatz der Klarheit der Buchführung zu erwähnen. Hier geht es im Wesentlichen darum, keine Geheim (ab) sprachen zu verwenden.
Der fünfte Grundsatz ist der Grundsatz der Dokumentation. Die Bücher sind, wie aus den Vorschriften des Gesetzes ersichtlich ist, so zu führen, dass nachträgliche Umbuchungen und / Oder Änderungen lar erkennbar sind. Es dürfen daher keine leeren Zwischenräume gelassen werden und es darf auch nicht radiert werden.
All diese Grundsätze schließen ihren Kreis in der Aufbewahrungspflicht. Schliesslich ist die Buchführung durch sieben Jahre nach Ablauf des Kalender- oder des Wirtschaftsjahres, in dem die letzte Buchung erfolgte, aufzubewahren, worauf schon hingewiesen wurde, weil früher ein Unterschied zwischen der handelsrechtlichen und der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (frist) bestand, der aber durch das in Kraft getretene Rechnungslegungsgesetz weggefallen ist.
Wird das Unternehmen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufgelöst, sind die Bücher für diesen Zeitraum bei der zuständigen Berufsvertretung zu hinterlegen.