Ein Bewirtungsbeleg dokumentiert die Kosten einer geschäftlich veranlassten Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten. Er ist die Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die Aufwendungen als Betriebsausgabe anerkennt. Ohne ordnungsgemäßen Beleg mit allen Pflichtangaben geht der Steuerabzug verloren – deshalb lohnt es sich, die Anforderungen genau zu kennen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg ist ein schriftlicher Nachweis über Anlass und Höhe einer geschäftlichen Bewirtung. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG dürfen Bewirtungskosten nur abgezogen werden, wenn sie angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind. Erfolgt die Bewirtung in einer Gaststätte, genügt grundsätzlich die maschinell erstellte und registrierte Rechnung des Lokals, ergänzt um die Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Bei höheren Beträgen muss die Rechnung zudem auf den Namen des bewirtenden Unternehmens ausgestellt sein.
Folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein:
- Ort der Bewirtung (Name und Anschrift der Gaststätte)
- Tag der Bewirtung
- Teilnehmer – alle bewirteten Personen sowie der Gastgeber
- Anlass der Bewirtung – konkret, nicht nur „Geschäftsessen“
- Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld
- bei Gaststätten zusätzlich die maschinell erstellte Rechnung
Allgemeine Formulierungen wie „Kundenpflege“ genügen dem Finanzamt nicht. Besser ist eine konkrete Angabe wie „Projektbesprechung Bauvorhaben Müller GmbH“. Auch der Gastgeber selbst muss in der Teilnehmerliste auftauchen, sonst gilt der Nachweis als unvollständig.
70/30-Regel und Vorsteuerabzug
Bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung sind nur 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 Prozent gelten als nicht abziehbar. Wichtig: Die Vorsteuer ist abweichend davon zu 100 Prozent abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt – die Kürzung betrifft nur den ertragsteuerlichen Abzug, nicht die Umsatzsteuer.
Beispiel: Die Rechnung lautet über 119,00 Euro brutto (100,00 Euro netto + 19,00 Euro Umsatzsteuer). Es ergibt sich:
- abziehbar: 70 Euro netto als Bewirtungskosten
- nicht abziehbar: 30 Euro netto als Bewirtungskosten
- Vorsteuer: 19 Euro zu 100 Prozent abziehbar
Buchungssatz nach SKR03
Buchungssatz (SKR03):
- Bewirtungskosten abziehbar (Konto 4650) 70,00 Euro an Bank/Kasse
- Bewirtungskosten nicht abziehbar (Konto 4654) 30,00 Euro an Bank/Kasse
- Vorsteuer (Konto 1576) 19,00 Euro an Bank/Kasse
In Summe werden 119,00 Euro auf der Haben-Seite gegen Bank oder Kasse gebucht. Die getrennte Erfassung auf den Konten 4650 und 4654 ist entscheidend, weil nur die abziehbaren 70 Prozent den steuerlichen Gewinn mindern dürfen. Der nicht abziehbare Anteil bleibt zwar handelsrechtlich Aufwand, wird aber außerbilanziell wieder hinzugerechnet und erhöht so den zu versteuernden Gewinn. Eine saubere Kontentrennung von Anfang an erspart spätere Korrekturen und Rückfragen bei einer Betriebsprüfung.
Häufige Fragen zu Bewirtungsbelegen
Ist das Trinkgeld abziehbar?
Ja. Das Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen und unterliegt ebenfalls der 70/30-Regel. Es sollte handschriftlich auf der Rechnung vermerkt und vom Bewirteten oder Personal quittiert werden, damit es als Aufwand anerkannt wird.
Gilt die 70-Prozent-Regel auch bei der Mitarbeiterbewirtung?
Nein. Werden ausschließlich eigene Arbeitnehmer bewirtet, etwa bei einer internen Besprechung, liegt keine geschäftliche Bewirtung vor. Diese Kosten sind zu 100 Prozent abziehbar und werden auf einem separaten Konto erfasst.
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Fehlen Angaben wie Anlass oder Teilnehmer, erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nicht an – auch nicht zu 70 Prozent. Der Vorsteuerabzug kann jedoch erhalten bleiben, wenn die Rechnung umsatzsteuerlich vollständig ist.