Der Sachbezug Verpflegung bezeichnet die Überlassung von Mahlzeiten an Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber – etwa in einer Kantine, durch Essensmarken oder als kostenlose Verpflegung. Stellt der Arbeitgeber Verpflegung unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung, gilt dies als geldwerter Vorteil und damit als steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug. Bewertet wird der Sachbezug Verpflegung nicht mit dem tatsächlichen Wert, sondern mit den jährlich festgelegten amtlichen Sachbezugswerten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist der Sachbezug Verpflegung?
Ein Sachbezug liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer eine Leistung nicht in Geld, sondern in Form einer Sachleistung erhält. Bei der Verpflegung sind das vor allem:
- Frühstück im Betrieb
- Mittag- und Abendessen in der Kantine oder durch Essensgutscheine
- kostenlose Vollverpflegung, etwa in der Gastronomie
Diese Vorteile sind grundsätzlich Arbeitslohn und unterliegen der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherung. Die Bewertung erfolgt einheitlich über die Sachbezugsverordnung, die jedes Jahr neue Werte festlegt.
Sachbezugswerte und Berechnung
Die amtlichen Sachbezugswerte werden bundeseinheitlich festgelegt und gelten unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit. Für 2024 gelten beispielsweise folgende Monatswerte:
- Frühstück: 65 € monatlich (2,17 € je Tag)
- Mittagessen: 124 € monatlich (4,13 € je Tag)
- Abendessen: 124 € monatlich (4,13 € je Tag)
- Vollverpflegung: 313 € monatlich
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält kostenlos ein Mittagessen pro Arbeitstag. Pro Tag ist ein Sachbezugswert von 4,13 € als geldwerter Vorteil anzusetzen. Zahlt der Arbeitnehmer einen Eigenanteil, mindert dieser den steuerpflichtigen Betrag. Erreicht der Eigenanteil den Sachbezugswert, entfällt die Versteuerung.
Buchung und Pauschalierung
Der geldwerte Vorteil erhöht den steuer- und beitragspflichtigen Lohn. Alternativ kann der Arbeitgeber Mahlzeiten unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG), wodurch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung eintritt.
Buchungsbeispiel für den geldwerten Vorteil als Sachbezug:
- Lohn-/Gehaltsaufwand an Sachbezüge (Verpflegung) und Verbindlichkeiten Lohnsteuer/SV
Konkret wird der Sachbezugswert dem Bruttolohn hinzugerechnet, versteuert und anschließend wieder als Sachbezug abgezogen, da kein Geld fließt. So wird sichergestellt, dass nur die Steuer- und Beitragslast, nicht aber ein zusätzlicher Auszahlungsbetrag entsteht.
Vom Sachbezug Verpflegung abzugrenzen sind Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit. Stellt der Arbeitgeber während einer Dienstreise eine Mahlzeit, wird die steuerliche Verpflegungspauschale gekürzt; ein zusätzlicher Sachbezug entsteht in diesem Fall nicht, sofern der Mahlzeitenwert 60 € nicht übersteigt. Ebenfalls steuerfrei bleiben Aufmerksamkeiten wie Getränke und Snacks zum Verzehr im Betrieb sowie Speisen, die der Arbeitgeber anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes überlässt. Eine sorgfältige Unterscheidung dieser Fälle ist wichtig, um Lohnsteuer korrekt abzuführen und Beanstandungen bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu vermeiden.
Häufige Fragen zum Sachbezug Verpflegung
Wie wird der Sachbezug Verpflegung bewertet?
Die Bewertung erfolgt mit den amtlichen Sachbezugswerten der Sachbezugsverordnung, nicht mit dem tatsächlichen Preis der Mahlzeit. Die Werte werden jährlich neu festgelegt.
Muss ein Eigenanteil versteuert werden?
Zahlt der Arbeitnehmer einen Eigenanteil, mindert dieser den geldwerten Vorteil. Erreicht oder übersteigt der Eigenanteil den Sachbezugswert, entfällt die Versteuerung vollständig.
Kann der Sachbezug Verpflegung pauschal versteuert werden?
Ja. Unter den Voraussetzungen des § 40 Abs. 2 EStG kann der Arbeitgeber arbeitstägliche Mahlzeiten pauschal mit 25 % versteuern. Dadurch werden sie in der Sozialversicherung beitragsfrei.