Rücksendungen buchen bedeutet, eine bereits verbuchte Lieferung wegen Rückgabe der Ware ganz oder teilweise rückgängig zu machen. Schickt ein Kunde Waren zurück oder sendet ein Unternehmen Ware an den Lieferanten zurück, müssen Umsatz beziehungsweise Wareneingang sowie die Umsatzsteuer korrigiert werden. Man unterscheidet dabei Rücksendungen aus Kundensicht und aus Lieferantensicht.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Rücksendungen in der Buchhaltung?
Rücksendungen, auch Retouren genannt, kehren einen ursprünglichen Kauf- oder Verkaufsvorgang um. Da der Geschäftsvorfall bereits gebucht wurde, ist eine Korrekturbuchung nötig. Wichtig ist, dass nicht nur der Warenwert, sondern auch die zuvor gebuchte Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer angepasst wird. Grundlage der Buchung ist in der Regel eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung.
Rücksendung an den Lieferanten buchen
Sendet das Unternehmen gekaufte Ware an seinen Lieferanten zurück, wird der ursprüngliche Wareneingang rückgängig gemacht. Beim Einkauf wurde gebucht:
- Wareneingang und Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Bei der Rücksendung erfolgt die umgekehrte Buchung:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Wareneingang und Vorsteuer
Beispiel: Eine Warenrücksendung im Wert von 1.000 Euro netto bei 19 % Umsatzsteuer mindert die Verbindlichkeit um 1.190 Euro, den Wareneingang um 1.000 Euro und die Vorsteuer um 190 Euro.
Rücksendung vom Kunden buchen
Schickt ein Kunde gelieferte Ware zurück, ist der ursprüngliche Verkauf zu korrigieren. Der Buchungssatz lautet:
- Umsatzerlöse und Umsatzsteuer an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Damit werden die zuvor gebuchten Erlöse und die abzuführende Umsatzsteuer wieder gemindert. Rücksendungen werden häufig auf einem gesonderten Konto wie „Erlösschmälerungen“ erfasst, um den Umfang der Retouren auswertbar zu machen. Bei bereits bezahlter Ware tritt an die Stelle der Forderung das Bank- oder Kassenkonto.
Warum Rücksendungen sauber gebucht werden müssen
Die korrekte Verbuchung von Rücksendungen ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Nur so weisen Umsatzerlöse und Wareneinsatz die tatsächlichen Werte aus.
- Die an das Finanzamt zu zahlende Umsatzsteuer wird korrekt ermittelt.
- Hohe Retourenquoten lassen sich erkennen und betriebswirtschaftlich auswerten.
Würde eine Rücksendung nicht gebucht, wären sowohl der ausgewiesene Umsatz als auch die Umsatzsteuerschuld zu hoch. Deshalb gehört zu jeder Retoure eine entsprechende Korrekturbuchung, die sich stets auf den ursprünglichen Geschäftsvorfall bezieht und ihn teilweise oder vollständig rückgängig macht.
In der Praxis werden Retouren häufig über ein Warenwirtschaftssystem erfasst, das die zugehörigen Buchungen automatisch erzeugt. Dennoch sollte das Prinzip der Korrekturbuchung verstanden sein, um Fehler zu erkennen und die Umsatzsteuervoranmeldung korrekt abzugeben.
Häufige Fragen zum Buchen von Rücksendungen
Muss bei Rücksendungen die Umsatzsteuer korrigiert werden?
Ja. Mit der Rückgabe der Ware entfällt der ursprüngliche Umsatz, deshalb sind die gebuchte Umsatzsteuer beziehungsweise die Vorsteuer entsprechend zu mindern. Die Korrektur erfolgt zusammen mit der Rückbuchung des Warenwerts.
Was ist der Unterschied zu einem Skonto?
Eine Rücksendung macht den Kauf ganz oder teilweise rückgängig, weil Ware zurückgegeben wird. Skonto ist dagegen ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, bei dem die Ware beim Käufer verbleibt.
Auf welchem Konto werden Kundenrücksendungen erfasst?
Kundenrücksendungen werden häufig als Erlösschmälerungen gebucht, die die Umsatzerlöse mindern. So bleibt nachvollziehbar, wie hoch der Anteil der Retouren am Umsatz ist und an welchen Stellen das Unternehmen ansetzen kann, um die Retourenquote zu senken.