Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und den steuerlichen Gewinn mindern. Ihre Definition findet sich in § 4 Abs. 4 EStG. Sie richtig zu erfassen, ist entscheidend, denn jede abzugsfähige Betriebsausgabe senkt den Gewinn und damit die Steuerlast eines Unternehmens.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind laut Gesetz Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Entscheidend ist der betriebliche Zusammenhang: Die Ausgabe muss der Erzielung, Sicherung oder Erhaltung der betrieblichen Einnahmen dienen. Abzugrenzen sind sie von den privaten Lebenshaltungskosten und von den Werbungskosten, die bei Arbeitnehmern und anderen Überschusseinkünften anfallen. Werden Aufwendungen sowohl betrieblich als auch privat veranlasst (gemischte Aufwendungen), ist gegebenenfalls eine Aufteilung nach einem sachgerechten Maßstab vorzunehmen. Betriebsausgaben mindern den Gewinn grundsätzlich im Jahr des Abflusses; bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens verteilt sich der Abzug jedoch über die Nutzungsdauer als Abschreibung.
Abzugsfähige Betriebsausgaben
Voll abziehbar sind unter anderem:
- Wareneinkauf und Materialaufwand
- Löhne, Gehälter und Sozialabgaben
- Miete und Nebenkosten für Betriebsräume
- Abschreibungen auf Anlagevermögen (AfA)
- Zinsen für betriebliche Darlehen
- Kosten für Büromaterial, Telefon und Fachliteratur
Diese Ausgaben mindern den Gewinn in voller Höhe und damit die Bemessungsgrundlage für Einkommen- oder Körperschaftsteuer. Voraussetzung ist stets ein ordnungsgemäßer Nachweis durch Belege, denn die Nachweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen.
Nicht oder beschränkt abziehbare Ausgaben
Nicht alle betrieblich veranlassten Ausgaben dürfen unbegrenzt abgezogen werden. § 4 Abs. 5 EStG nennt beschränkt abziehbare Betriebsausgaben:
- Geschenke an Geschäftspartner nur bis zu einer gesetzlichen Freigrenze je Empfänger und Jahr
- Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 %
- Geldbußen und Strafen sind gar nicht abziehbar
- die Gewerbesteuer ist keine abziehbare Betriebsausgabe mehr
Beispiel: Ein Unternehmer bewirtet Kunden für 100 € netto. Abziehbar sind 70 € als Betriebsausgabe; die Vorsteuer bleibt dagegen in voller Höhe abzugsfähig, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Auch für ein häusliches Arbeitszimmer oder Aufwendungen für die Lebensführung gelten besondere Abzugsbeschränkungen. Wer die Grenzen kennt, vermeidet spätere Korrekturen durch das Finanzamt.
Für die Gewinnermittlung ist außerdem die Methode entscheidend: Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt grundsätzlich das Zufluss-Abfluss-Prinzip, während beim Betriebsvermögensvergleich (Bilanzierung) die periodengerechte Zuordnung nach dem Realisationsprinzip maßgeblich ist. Eine ordnungsgemäße Belegsammlung ist in beiden Fällen die Grundlage für den Betriebsausgabenabzug. Besonders zu beachten sind Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter, die je nach Anschaffungskosten sofort oder über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden, sowie gemischt genutzte Wirtschaftsgüter wie ein Firmenwagen, bei dem der private Nutzungsanteil versteuert werden muss. Wer Betriebsausgaben sorgfältig dokumentiert und die Abzugsbeschränkungen kennt, senkt seine Steuerlast rechtssicher und vermeidet Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
Häufige Fragen zu Betriebsausgaben
Was ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten?
Betriebsausgaben entstehen bei den Gewinneinkünften (Gewerbebetrieb, Selbstständigkeit, Land- und Forstwirtschaft). Werbungskosten fallen bei den Überschusseinkünften an, etwa bei nichtselbstständiger Arbeit. Inhaltlich sind beide auf die Einkünfteerzielung gerichtet.
Sind Bewirtungskosten voll absetzbar?
Nein. Bei geschäftlich veranlasster Bewirtung sind nur 70 % der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Der Vorsteuerabzug bleibt jedoch in voller Höhe erhalten.
Kann ich Geschenke an Kunden absetzen?
Nur begrenzt. Geschenke an Geschäftsfreunde sind bis zu einer gesetzlichen Freigrenze pro Empfänger und Jahr abziehbar. Wird die Grenze überschritten, entfällt der Abzug vollständig.