Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer, die der Arbeitgeber direkt vom Arbeitslohn einbehält und an das Finanzamt abführt. Die Lohnbuchhaltung umfasst alle Tätigkeiten zur Berechnung, Verbuchung und Abführung von Löhnen, Gehältern, Steuern und Sozialabgaben. Beide Bereiche bilden eine zentrale Aufgabe im Personal- und Rechnungswesen jedes Unternehmens.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Lohnsteuer?
Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, sie vom Bruttolohn einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Die Höhe richtet sich nach:
- der Höhe des Arbeitslohns,
- der Steuerklasse des Arbeitnehmers,
- weiteren Merkmalen wie Kinderfreibeträgen und Konfession (Kirchensteuer).
Zusammen mit der Lohnsteuer werden in der Regel der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer einbehalten.
Vom Brutto zum Netto
In der Lohnabrechnung wird vom Bruttolohn schrittweise das Nettoentgelt ermittelt. Abgezogen werden:
- Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer – die gesetzlichen Abzüge an das Finanzamt.
- Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung – Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung tragen beide Seiten grundsätzlich je zur Hälfte. Der Arbeitgeber überweist die gesamten Sozialabgaben an die jeweilige Krankenkasse als Einzugsstelle.
Vereinfachtes Beispiel: Bei einem Bruttolohn von 3.000 Euro werden etwa 350 Euro Lohnsteuer und rund 600 Euro Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung einbehalten. Es verbleibt ein Nettolohn von ungefähr 2.050 Euro, der an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.
Buchung von Löhnen und Gehältern
Die Lohnbuchhaltung erfasst den Lohnaufwand und die Verbindlichkeiten. Eine typische Buchung des Bruttolohns lautet:
- Löhne und Gehälter (Bruttoaufwand) an Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt (Lohnsteuer), Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern (Beiträge) und Bank (Nettoauszahlung).
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wird zusätzlich als gesetzlicher Sozialaufwand an Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern gebucht. So bildet die Buchhaltung sowohl die Auszahlung an den Arbeitnehmer als auch die Abführung an Finanzamt und Krankenkassen ab.
Aufgaben der Lohnbuchhaltung im Überblick
Die Lohnbuchhaltung umfasst weit mehr als die reine Berechnung des Nettolohns. Zu ihren laufenden Aufgaben gehören:
- Stammdatenpflege: Erfassen von Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung der Mitarbeiter.
- Lohnabrechnung: monatliche Ermittlung von Brutto, Abzügen und Netto.
- Meldungen: Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt und der Beitragsnachweise an die Krankenkassen.
- Bescheinigungen: Erstellung von Lohnabrechnungen und der Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende.
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist je nach Höhe der abzuführenden Steuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich abzugeben. Eine korrekte und termingerechte Lohnbuchhaltung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig für das Vertrauen der Mitarbeiter, da Fehler unmittelbar die Gehaltsauszahlung betreffen.
Für die Berechnung der Abzüge greifen Unternehmen heute fast ausschließlich auf zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme zurück, die mit den amtlichen Programmablaufplänen arbeiten. Die Übermittlung an Finanzamt und Sozialversicherungsträger erfolgt elektronisch über das ELSTER-Verfahren beziehungsweise das Meldeverfahren der Sozialversicherung. Das sorgt für korrekte Beträge und termingerechte Abgaben.
Häufige Fragen zur Lohnsteuer und Lohnbuchhaltung
Wer zahlt die Lohnsteuer?
Steuerschuldner ist der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer jedoch ein und führt sie für ihn an das Finanzamt ab.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Sozialabgaben?
Die Lohnsteuer geht an das Finanzamt und ist eine Steuer. Sozialabgaben sind Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und werden an die Sozialversicherungsträger abgeführt.
Welche Rolle spielt die Steuerklasse?
Die Steuerklasse bestimmt die Höhe der einbehaltenen Lohnsteuer, indem sie Freibeträge und die persönliche Situation des Arbeitnehmers berücksichtigt.