Personalzusatzkosten sind alle Personalkosten, die zusätzlich zum unmittelbaren Arbeitsentgelt für tatsächlich geleistete Arbeit (Direktentgelt) anfallen. Sie machen einen erheblichen Teil der gesamten Personalkosten aus und sind für die Kalkulation der Lohnkosten von großer Bedeutung. Wer nur den ausgezahlten Bruttolohn betrachtet, unterschätzt die wahren Kosten einer Arbeitsstelle deutlich. In der Kostenrechnung müssen die Personalzusatzkosten daher vollständig erfasst werden, um Stundensätze und Angebotspreise belastbar zu kalkulieren.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Personalzusatzkosten?
Personalzusatzkosten umfassen alle Aufwendungen, die ein Arbeitgeber über den Lohn für tatsächlich geleistete Arbeit hinaus trägt. Man unterscheidet sie nach ihrer Rechtsgrundlage in drei Gruppen:
- Gesetzliche Zusatzkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
- Tarifliche und vertragliche Zusatzkosten: bezahlter Urlaub, Feiertagsvergütung, Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen (VL).
- Freiwillige Zusatzkosten: betriebliche Altersvorsorge, Zuschüsse zur Kantine, Fortbildungen und Sachbezüge.
Während die gesetzlichen Zusatzkosten für jedes Unternehmen verpflichtend sind, kann der Betrieb über die freiwilligen Leistungen selbst entscheiden und damit auch seine Attraktivität als Arbeitgeber steuern. Besonders die tariflichen Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld treiben die Gesamtkosten einer Stelle spürbar in die Höhe und müssen daher auf alle Monate umgelegt werden.
Personalzusatzkosten berechnen
Die Personalzusatzkosten werden meist in Relation zum Direktentgelt ausgedrückt. Das folgende vereinfachte Beispiel fasst die monatlichen Zusatzkosten eines Mitarbeiters zusammen:
- Bruttolohn des Mitarbeiters: 3.000,00 €
- Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (rund 20 %): 600,00 €
- anteiliges Weihnachts- und Urlaubsgeld pro Monat: 300,00 €
- vermögenswirksame Leistungen: 40,00 €
- = Personalzusatzkosten: 940,00 €
Die Buchung des gesetzlichen Arbeitgeberanteils erfolgt zum Beispiel 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen 600,00 € an 1740 Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt 600,00 € (SKR03). So werden die Zusatzkosten als Aufwand in der Buchhaltung sichtbar. Für eine saubere Kalkulation empfiehlt es sich, die einmal jährlich anfallenden Sonderzahlungen rechnerisch auf zwölf Monate zu verteilen, damit jeder Monat anteilig belastet wird und keine Verzerrungen entstehen.
Personalzusatzkostenquote ermitteln
Die Personalzusatzkostenquote setzt die Zusatzkosten ins Verhältnis zum Direktentgelt und zeigt die zusätzliche prozentuale Belastung an. Sie ist eine wichtige Kennzahl für die Kalkulation von Stundensätzen:
- Quote = Personalzusatzkosten ÷ Direktentgelt × 100
- Beispiel: 940,00 € ÷ 3.000,00 € × 100 = 31,33 %
Je 1,00 € Direktentgelt fallen hier also rund 0,31 € zusätzliche Personalkosten an. Diese Quote hilft, Angebotspreise realistisch zu kalkulieren und Personalentscheidungen mit den tatsächlichen Vollkosten zu hinterlegen. Wer einen Mitarbeiter mit 3.000,00 € Bruttolohn beschäftigt, verursacht somit reale Personalkosten von 3.940,00 € pro Monat, die in der Kostenrechnung vollständig berücksichtigt werden müssen.
Häufige Fragen zu Personalzusatzkosten
Welche Personalzusatzkosten sind gesetzlich vorgeschrieben?
Gesetzlich verpflichtend sind vor allem die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und an Feiertagen.
Wie hoch ist die Personalzusatzkostenquote in der Praxis?
Je nach Branche und Tarifbindung liegt die Quote häufig zwischen 25 % und über 80 % des Direktentgelts. Sie hängt stark von tariflichen Sonderzahlungen und freiwilligen Leistungen ab.
Zählt das Urlaubsentgelt zu den Personalzusatzkosten?
Ja. Da während des Urlaubs keine Arbeitsleistung erbracht wird, das Entgelt aber weiterläuft, zählt das bezahlte Urlaubsentgelt zu den tariflichen Personalzusatzkosten.