Das Projektcontrolling überwacht und steuert Projekte hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualität. Es ist ein eigenständiges Controllingfeld, das in der Praxis immer mehr an Bedeutung gewinnt. Dieser Artikel erklärt Aufgaben, Instrumente und Kennzahlen des Projektcontrollings mit konkreten Beispielen. Mehr zum Thema in unserem Artikel zu Operatives Controlling.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Es sorgt dafür, dass Projekte im Zeit-, Kosten- und Qualitätsrahmen bleiben. Dabei unterscheidet man zwischen:
- Projektplanung: Festlegung von Zielen, Meilensteinen, Ressourcen und Budget
- Projektsteuerung: Laufende Überwachung und Eingriff bei Abweichungen
- Projektkontrolle: Soll-Ist-Vergleich von Kosten, Zeit und Leistung
Aufgaben des Projektcontrollings
Die zentralen Aufgaben umfassen die Budgetkontrolle (Werden die geplanten Kosten eingehalten?), die Terminverfolgung (Werden Meilensteine rechtzeitig erreicht?), die Risikoüberwachung (Welche Risiken bedrohen das Projekt?) sowie das Reporting an das Management.
Wichtige Instrumente und Kennzahlen
| Instrument / Kennzahl | Bedeutung | Formel / Beschreibung |
|---|---|---|
| Earned Value (EV) | Wert der tatsächlich erbrachten Leistung | EV = Plankosten × Fertigstellungsgrad |
| Planned Value (PV) | Geplanter Leistungswert zum Stichtag | PV = Gesamtbudget × Planfortschritt |
| Actual Cost (AC) | Tatsächlich angefallene Kosten | AC = Istkosten bis Stichtag |
| Cost Performance Index (CPI) | Kosteneffizienz | CPI = EV / AC (> 1 = gut) |
| Schedule Performance Index (SPI) | Termineffizienz | SPI = EV / PV (> 1 = Vorsprung) |
| Cost Variance (CV) | Kostenabweichung | CV = EV – AC (negativ = Überschreitung) |
| Schedule Variance (SV) | Terminabweichung | SV = EV – PV (negativ = Verzug) |
| Meilenstein-Trendanalyse | Entwicklung von Terminen im Zeitverlauf | Grafische Darstellung |
Beispiel: Earned Value Analyse
Ein IT-Projekt hat ein Gesamtbudget von 200.000 €. Nach 3 Monaten (50 % der Laufzeit) ist laut Plan ein Fertigstellungsgrad von 40 % vorgesehen. Der tatsächliche Fertigstellungsgrad beträgt 35 %, und die bisherigen Istkosten belaufen sich auf 90.000 €.
Berechnung: EV = 200.000 × 35 % = 70.000 €; PV = 200.000 × 40 % = 80.000 €; AC = 90.000 €
CPI = 70.000 / 90.000 = 0,78 → Das Projekt produziert nur 78 Cent Wert je ausgegebenem Euro
SPI = 70.000 / 80.000 = 0,875 → Das Projekt liegt 12,5 % hinter dem Plan
CV = 70.000 – 90.000 = –20.000 € → Kostenüberschreitung von 20.000 €
SV = 70.000 – 80.000 = –10.000 € → Terminverzug entsprechend 10.000 € Planleistung
Projektstrukturplan und Phasen
Der Projektstrukturplan (PSP) gliedert das Projekt in überschaubare Arbeitspakete. Typische Phasen im Projektcontrolling sind: Initiierung, Planung, Durchführung, Steuerung/Kontrolle und Abschluss. In jeder Phase werden spezifische Controllinginformationen erhoben.
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Prüfungstipp: Der Cost Performance Index (CPI) und Schedule Performance Index (SPI) sind die wichtigsten Kennzahlen der Earned Value Analyse. Ein CPI < 1 bedeutet Kostenüberschreitung, ein SPI < 1 bedeutet Terminverzug.