Die Abweichungsanalyse ist ein zentrales Instrument des Controllings, das geplante Soll-Werte mit den tatsächlich erreichten Ist-Werten vergleicht und die Ursachen der Differenzen untersucht. Sie schließt den Regelkreis der Planung und Steuerung, indem sie Abweichungen sichtbar macht und Ansatzpunkte für Gegenmaßnahmen liefert. Ohne eine systematische Abweichungsanalyse bliebe die Planung folgenlos, weil niemand die Gründe für Fehlentwicklungen erkennen würde.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Abweichungsanalyse?
Kern der Abweichungsanalyse ist der Soll-Ist-Vergleich. Eine Abweichung entsteht, wenn der realisierte Wert vom geplanten Wert abweicht. Dabei wird zwischen positiven und negativen Abweichungen unterschieden. Entscheidend ist nicht nur die Feststellung der Differenz, sondern deren Zerlegung in einzelne Einflussfaktoren, um gezielt steuern zu können. Häufig werden zusätzlich Soll-Wird-Vergleiche und Zeitvergleiche herangezogen.
Grundsätzlich gilt:
- Gesamtabweichung = Ist-Wert − Soll-Wert
- Eine Kostenabweichung ist ungünstig, wenn die Ist-Kosten die Plankosten übersteigen.
- Eine Erlösabweichung ist günstig, wenn die Ist-Erlöse über den Planwerten liegen.
Arten von Abweichungen
Die Gesamtabweichung lässt sich in mehrere Teilabweichungen zerlegen:
- Preisabweichung: resultiert aus abweichenden Faktorpreisen bei gleicher Menge,
- Mengen- bzw. Verbrauchsabweichung: entsteht durch abweichenden Mengenverbrauch bei geplantem Preis,
- Beschäftigungsabweichung: ergibt sich aus einer von der Planbeschäftigung abweichenden Auslastung und der Fixkostenverrechnung,
- Sekundär- bzw. Restabweichung: erfasst kombinierte Effekte aus Preis und Menge.
Die Preisabweichung berechnet sich als:
- Preisabweichung = (Ist-Preis − Plan-Preis) × Ist-Menge
Berechnungsbeispiel
Für einen Rohstoff waren 1.000 kg zu je 4 € geplant (Plankosten 4.000 €). Tatsächlich wurden 1.100 kg zu je 4,20 € verbraucht (Ist-Kosten 4.620 €).
- Gesamtabweichung: 4.620 € − 4.000 € = 620 € (ungünstig)
- Preisabweichung: (4,20 € − 4,00 €) × 1.100 kg = 220 €
- Verbrauchsabweichung: (1.100 kg − 1.000 kg) × 4,00 € = 400 €
Die Zerlegung zeigt, dass sowohl höhere Einkaufspreise als auch ein Mehrverbrauch zur Gesamtabweichung beigetragen haben. Für die Preisabweichung ist meist der Einkauf verantwortlich, für die Verbrauchsabweichung die Fertigung.
Von der Analyse zur Steuerung
Die Abweichungsanalyse endet nicht mit der Feststellung von Differenzen, sondern mündet in konkrete Steuerungsmaßnahmen. Der Ablauf lässt sich in vier Schritte gliedern:
- Feststellung der Gesamtabweichung im Soll-Ist-Vergleich,
- Zerlegung in Teilabweichungen nach Preis, Menge und Beschäftigung,
- Ursachenermittlung und Zuordnung zu Verantwortungsbereichen,
- Maßnahmen zur Gegensteuerung und Anpassung der Planung.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen beeinflussbaren und nicht beeinflussbaren Abweichungen. Nur beeinflussbare Ursachen wie Ausschuss oder ineffiziente Abläufe lassen sich durch das Management korrigieren, während Marktpreisänderungen oft hinzunehmen sind. Eine gute Abweichungsanalyse bewertet daher stets, ob eine Abweichung überhaupt steuerbar ist, bevor Maßnahmen ergriffen werden, und dokumentiert die Ergebnisse nachvollziehbar im Berichtswesen.
Häufige Fragen zur Abweichungsanalyse
Warum genügt der reine Soll-Ist-Vergleich nicht?
Der reine Vergleich zeigt nur die Höhe der Gesamtabweichung, nicht aber deren Ursachen. Erst die Aufspaltung in Preis-, Mengen- und Beschäftigungsabweichung erlaubt es, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und wirksame Maßnahmen einzuleiten.
Was bedeutet eine günstige Abweichung?
Eine günstige Abweichung verbessert das Ergebnis, etwa niedrigere Ist-Kosten als geplant oder höhere Erlöse. Auch günstige Abweichungen sollten analysiert werden, da sie auf zu vorsichtige Planwerte oder Sondereffekte hindeuten können.
Wie oft sollte eine Abweichungsanalyse erfolgen?
Üblich sind monatliche oder quartalsweise Analysen im Rahmen des Berichtswesens. Je kürzer der Zyklus, desto schneller kann das Management auf Fehlentwicklungen reagieren und gegensteuern.