Das Kostenstellencontrolling ist der Teilbereich des Controllings, der Kosten auf Ebene einzelner Kostenstellen plant, überwacht und steuert. Es sorgt dafür, dass jede organisatorische Einheit ihre Kostenverantwortung wahrnimmt, und liefert mit dem Soll-Ist-Vergleich die Grundlage für gezielte Steuerungsmaßnahmen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Kostenstellencontrolling?
Eine Kostenstelle ist der Ort im Unternehmen, an dem Kosten entstehen, und zugleich die kleinste Abrechnungseinheit der Kostenrechnung. Das Kostenstellencontrolling ordnet die angefallenen Gemeinkosten den einzelnen Stellen zu, macht sie transparent und stellt sie einem geplanten Wert gegenüber. Ziel ist es, Kostentreiber zu erkennen, die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen und Einsparpotenziale zu erschließen. Man unterscheidet typischerweise:
- Hauptkostenstellen – unmittelbar an der Leistungserstellung beteiligt (z. B. Fertigung, Montage)
- Hilfskostenstellen – erbringen innerbetriebliche Leistungen (z. B. Fuhrpark, Instandhaltung)
- Allgemeine Kostenstellen – versorgen das gesamte Unternehmen (z. B. Verwaltung, Kantine)
Die Bildung von Kostenstellen folgt organisatorischen, funktionalen oder verrechnungstechnischen Gesichtspunkten. Entscheidend ist, dass sich für jede Stelle eine eindeutige Bezugsgröße festlegen lässt – etwa Fertigungs- oder Maschinenstunden –, an der sich die Kostenverursachung messen lässt.
Aufgaben und Verantwortung
Für jede Kostenstelle wird ein Kostenstellenleiter benannt, der die Verantwortung für die Einhaltung des Kostenbudgets trägt. Die zentralen Aufgaben des Kostenstellencontrollings sind:
- Planung der Kostenstellenbudgets für die kommende Periode
- Verrechnung und Umlage der Gemeinkosten über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
- laufende Erfassung der Ist-Kosten je Kostenstelle
- Ermittlung von Kalkulationssätzen (Zuschlagssätzen) für die Kostenträgerrechnung
- Analyse von Abweichungen und Ableitung von Gegenmaßnahmen
Wichtig ist das Prinzip der Kostenverantwortung: Einer Stelle sollten nur die Kosten zugerechnet werden, die ihr Leiter tatsächlich beeinflussen kann (beeinflussbare Kosten). Umlagen aus anderen Bereichen bleiben dabei unberücksichtigt, weil der Leiter sie nicht steuern kann.
Ein weiterer Baustein ist die Wirtschaftlichkeitskontrolle: Das Controlling prüft regelmäßig, ob die Kosten je Leistungseinheit im vorgesehenen Rahmen bleiben, und stößt bei dauerhaften Überschreitungen gezielte Verbesserungsprojekte an. Über die Kostenstellenrechnung lassen sich außerdem innerbetriebliche Leistungen bewerten und die Gemeinkosten verursachungsgerecht auf die Hauptkostenstellen umlegen. So wird das Kostenstellencontrolling vom reinen Zahlenlieferanten zu einem aktiven Steuerungsinstrument der Unternehmensführung.
Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse
Kern des Kostenstellencontrollings ist der Soll-Ist-Vergleich. Dabei werden die für die tatsächliche Beschäftigung geplanten Sollkosten den angefallenen Istkosten gegenübergestellt:
- Abweichung = Istkosten − Sollkosten
- positive Abweichung = Kostenüberschreitung (ungünstig)
- negative Abweichung = Kosteneinsparung (günstig)
Beispiel: Für die Kostenstelle Montage sind bei der erreichten Ausbringung Sollkosten von 48.000 € geplant. Tatsächlich sind 51.000 € angefallen. Die Abweichung beträgt 51.000 € − 48.000 € = 3.000 € Überschreitung. Die Gesamtabweichung wird anschließend weiter aufgespalten: Die Verbrauchsabweichung weist auf einen unwirtschaftlichen Mengeneinsatz hin, die Preisabweichung geht auf veränderte Faktorpreise zurück und die Beschäftigungsabweichung entsteht durch Über- oder Unterauslastung der Kapazitäten. Nur die vom Kostenstellenleiter beeinflussbaren Abweichungen fließen in seine Leistungsbeurteilung ein.
Häufige Fragen zum Kostenstellencontrolling
Worin unterscheiden sich Kostenstelle und Kostenträger?
Die Kostenstelle beantwortet die Frage „Wo sind die Kosten entstanden?“, der Kostenträger die Frage „Wofür sind die Kosten entstanden?“. Kostenträger sind die Produkte oder Aufträge, die die Kosten letztlich tragen.
Welche Rolle spielt der BAB?
Der Betriebsabrechnungsbogen ist das zentrale Werkzeug des Kostenstellencontrollings. Er verteilt die Gemeinkosten auf die Kostenstellen und ermöglicht die Bildung von Zuschlagssätzen für die Kalkulation.
Was sind beeinflussbare Kosten?
Beeinflussbare Kosten sind Kosten, über deren Höhe der Kostenstellenleiter im Rahmen seiner Kompetenzen entscheiden kann. Nur sie sollten in seine Leistungsbeurteilung einfließen, da er nicht beeinflussbare Kosten wie Umlagen nicht verantworten kann.