Anzahlungen sind Vorauszahlungen auf eine noch nicht vollständig erbrachte Lieferung oder Leistung. Ihre Verbuchung folgt eigenen Regeln, weil die Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt der Zahlung entsteht, obwohl die eigentliche Leistung noch aussteht. Man unterscheidet geleistete Anzahlungen beim Käufer und erhaltene Anzahlungen beim Verkäufer.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Anzahlungen in der Buchhaltung?
Eine Anzahlung ist eine Teilzahlung vor Erfüllung des Vertrags. Sie dient der Absicherung des Lieferanten und der Finanzierung des Auftrags. Buchhalterisch handelt es sich weder um Aufwand noch Ertrag, sondern zunächst um eine Forderung bzw. Verbindlichkeit. Erst mit der Schlussrechnung wird die Anzahlung mit dem endgültigen Geschäftsvorfall verrechnet. Nach § 13 UStG entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung.
- Geleistete Anzahlungen: aktivisches Konto beim Käufer.
- Erhaltene Anzahlungen: passivisches Konto beim Verkäufer.
- Anzahlungsrechnung: Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Käufer.
Geleistete Anzahlungen buchen
Leistet ein Unternehmen eine Anzahlung, aktiviert es diese als Forderung. Die enthaltene Vorsteuer darf sofort geltend gemacht werden, sofern eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt. Der Ausweis erfolgt getrennt nach Anzahlungen auf Sachanlagen oder auf Vorräte.
- Beispiel: Anzahlung 5.000 € netto zzgl. 19 % USt = 5.950 € brutto.
- Buchung: Geleistete Anzahlungen 5.000 € und Vorsteuer 950 € an Bank 5.950 €.
Bei Erhalt der Schlussrechnung wird die Anzahlung mit dem Anlagegut oder der Ware verrechnet, sodass nur der Restbetrag zu zahlen ist. Das Konto „Geleistete Anzahlungen“ wird dabei aufgelöst.
Erhaltene Anzahlungen buchen
Beim Verkäufer stellt die erhaltene Anzahlung eine Verbindlichkeit dar, da die Leistung noch geschuldet wird. Die vereinnahmte Umsatzsteuer ist an das Finanzamt abzuführen, obwohl die Ware noch gar nicht geliefert wurde.
- Beispiel: erhaltene Anzahlung 5.000 € netto zzgl. 19 % USt = 5.950 €.
- Buchung: Bank 5.950 € an erhaltene Anzahlungen 5.000 € und Umsatzsteuer 950 €.
Mit der Schlussrechnung wird die erhaltene Anzahlung aufgelöst und gegen die Umsatzerlöse gebucht. So wird sichergestellt, dass der Umsatz nicht doppelt erfasst wird.
Anzahlungen in der Bilanz
Zum Bilanzstichtag noch nicht abgerechnete Anzahlungen sind gesondert auszuweisen. Geleistete Anzahlungen erscheinen je nach Zweck im Anlagevermögen (Anzahlungen auf Sachanlagen) oder im Umlaufvermögen (Anzahlungen auf Vorräte). Erhaltene Anzahlungen werden auf der Passivseite unter den Verbindlichkeiten ausgewiesen.
- Geleistete Anzahlungen: aktivieren, getrennt nach Anlage- und Umlaufvermögen.
- Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen: als Verbindlichkeit passivieren.
- Ausweiswahlrecht: Erhaltene Anzahlungen dürfen offen von den Vorräten abgesetzt oder als Verbindlichkeit gezeigt werden.
So bleibt erkennbar, dass die zugehörige Lieferung oder Leistung noch aussteht.
Häufige Fragen zu Anzahlungen
Warum fällt bei Anzahlungen sofort Umsatzsteuer an?
Nach § 13 UStG entsteht die Umsatzsteuer bei Anzahlungen bereits mit der Vereinnahmung des Betrags. Deshalb muss der Verkäufer die Steuer schon vor der eigentlichen Leistung anmelden und abführen.
Auf welchem Konto werden geleistete Anzahlungen gebucht?
Geleistete Anzahlungen sind aktivische Bestandskonten. Sie werden je nach Verwendungszweck als Anzahlungen auf Sachanlagen oder auf Vorräte ausgewiesen und mindern später den Kaufpreis.
Wie wird die Anzahlung bei der Schlussrechnung berücksichtigt?
In der Schlussrechnung wird der volle Betrag ausgewiesen und die bereits geleistete Anzahlung samt Steuer abgezogen. Verbucht wird nur die verbleibende Restforderung bzw. Restverbindlichkeit.