Mitarbeiterrabatte (Personalrabatte) sind Preisnachlässe, die ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten auf eigene Waren oder Dienstleistungen gewährt. Steuerlich gelten sie als geldwerter Vorteil, für den nach § 8 Abs. 3 EStG ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 € gilt. Erst der darüber hinausgehende Vorteil ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Mitarbeiterrabatte?
Erhält ein Arbeitnehmer Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber überwiegend für den Bedarf seiner Kunden herstellt oder vertreibt, verbilligt, so entsteht ein geldwerter Vorteil als Teil des Arbeitslohns.
- Bewertungsgrundlage ist der Endpreis, zu dem der Arbeitgeber die Ware fremden Letztverbrauchern anbietet.
- Davon wird ein gesetzlicher Bewertungsabschlag von 4 % abgezogen.
- Der geldwerte Vorteil ist die Differenz zwischen diesem geminderten Endpreis und dem vom Mitarbeiter gezahlten Preis.
- Bis 1.080 € im Kalenderjahr bleibt der Vorteil steuerfrei (Rabattfreibetrag).
Rabattfreibetrag und Versteuerung
Der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG beträgt 1.080 € pro Arbeitnehmer und Jahr. Nur der übersteigende Betrag ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
- Rechenbeispiel: Endpreis einer Ware 2.000 €, Mitarbeiter zahlt 1.000 €.
- Endpreis abzüglich 4 %: 2.000 € − 80 € = 1.920 €.
- Geldwerter Vorteil: 1.920 € − 1.000 € = 920 €.
- 920 € liegen unter 1.080 € → der Vorteil bleibt vollständig steuerfrei.
- Läge der Vorteil bei 1.500 €, wären 1.500 € − 1.080 € = 420 € steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Der Freibetrag gilt nur für Produkte aus dem eigenen Sortiment des Arbeitgebers. Für fremde Waren oder Dienstleistungen kommt stattdessen die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Betracht, nicht aber der Rabattfreibetrag.
Buchung des geldwerten Vorteils (SKR03)
Der steuerpflichtige Teil des Sachbezugs wird wie Arbeitslohn behandelt und der Lohnabrechnung hinzugerechnet. Er erhöht die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
- Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil erhöht den Bruttolohn und damit die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Beiträge.
- Beispielbuchung für den Sachbezug als Lohnaufwand: 4140 (freiwillige soziale Aufwendungen / Sachbezüge) an 1740 (Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt).
- Die einbehaltene Lohnsteuer wird über 1741 (Verbindlichkeiten Lohnsteuer) abgeführt.
- Bleibt der Vorteil unter dem Freibetrag, entsteht kein steuerpflichtiger Lohn und damit kein zusätzlicher lohnsteuerlicher Buchungsbedarf.
Wichtig für die Praxis: Der Arbeitgeber muss die im Laufe des Jahres gewährten Personalrabatte je Mitarbeiter aufzeichnen, um den Verbrauch des Freibetrags zu überwachen. Wird die Grenze von 1.080 € im Dezember überschritten, ist der übersteigende Vorteil in der letzten Lohnabrechnung des Jahres nachzuversteuern. Die 4-Prozent-Bewertung und der Rabattfreibetrag gelten unabhängig voneinander – der Bewertungsabschlag mindert zunächst den Endpreis, erst danach kommt der Freibetrag zum Tragen.
Häufige Fragen zu Mitarbeiterrabatten
Wie hoch ist der Rabattfreibetrag?
Der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG beträgt 1.080 € je Arbeitnehmer und Kalenderjahr. Nur der darüber hinausgehende Vorteil ist steuerpflichtig.
Gilt der Freibetrag für alle Mitarbeiterrabatte?
Nein. Er gilt nur für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber überwiegend für Dritte herstellt oder vertreibt, nicht für fremde Waren oder Sonderkonditionen ohne Bezug zum eigenen Sortiment.
Ist der geldwerte Vorteil sozialversicherungspflichtig?
Soweit er den Rabattfreibetrag von 1.080 € übersteigt, ist er lohnsteuer- und beitragspflichtig. Der steuerfreie Teil bleibt auch in der Sozialversicherung beitragsfrei.