Die Fakturierung bezeichnet die Erstellung und Ausstellung von Rechnungen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Der Begriff leitet sich vom italienischen „fattura“ (Rechnung) ab und umfasst den gesamten Vorgang der Abrechnung von Lieferungen und Leistungen gegenüber dem Kunden. Die Fakturierung bildet die Schnittstelle zwischen dem Vertrieb und der Finanzbuchhaltung und ist Grundlage für den Zahlungseingang sowie die korrekte umsatzsteuerliche Erfassung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Fakturierung?
Unter Fakturierung versteht man den Prozess, mit dem ein Unternehmen seine Forderungen gegenüber Kunden in Form einer Rechnung dokumentiert und geltend macht. Eine ordnungsgemäße Rechnung ist nicht nur kaufmännisch notwendig, sondern auch steuerlich von Bedeutung: Nur eine Rechnung mit allen Pflichtangaben berechtigt den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Die Fakturierung erfolgt heute meist softwaregestützt und ist eng mit der Auftragsbearbeitung sowie dem Mahnwesen verzahnt.
Der typische Ablauf der Fakturierung im Betrieb gliedert sich in mehrere Schritte:
- Auftragserfassung: Aufnahme der Kundenbestellung und Prüfung der Konditionen.
- Lieferung/Leistung: Bereitstellung der Ware oder Ausführung der Dienstleistung.
- Rechnungserstellung: Erfassung von Menge, Preis, Steuersatz und Pflichtangaben.
- Rechnungsversand: Übermittlung an den Kunden, zunehmend elektronisch.
- Verbuchung: Erfassung der Ausgangsrechnung in der Finanzbuchhaltung.
Pflichtangaben nach §14 UStG und Buchung
Eine Rechnung muss nach §14 UStG folgende Pflichtangaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug möglich ist:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.),
- Ausstellungsdatum der Rechnung,
- fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistung,
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum),
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag),
- der anzuwendende Steuersatz sowie der darauf entfallende Steuerbetrag.
Die Buchung der Ausgangsrechnung erfasst die Forderung gegenüber dem Kunden, die Umsatzerlöse und die abzuführende Umsatzsteuer. Bei einem Nettobetrag von 1.000,00 € und einem Steuersatz von 19 % (190,00 € Umsatzsteuer, Bruttobetrag 1.190,00 €) lautet der Buchungssatz nach SKR03:
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (1400) 1.190,00 €
- an Umsatzerlöse 19 % USt (4400) 1.000,00 €
- an Umsatzsteuer 19 % (1776) 190,00 €
Das Konto 1400 nimmt den Bruttobetrag auf, während Umsatzerlöse und Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen werden.
Elektronische Rechnung und E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann – eine reine PDF-Datei genügt dafür nicht. Gängige Formate sind:
- XRechnung: rein strukturiertes XML-Format, vor allem im öffentlichen Auftragswesen verbreitet,
- ZUGFeRD: Hybridformat, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
Für den Empfang von E-Rechnungen besteht seit 2025 eine Pflicht; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Unternehmen sollten ihre Fakturierungssoftware frühzeitig auf die neuen Formate umstellen.
Häufige Fragen zur Fakturierung
Was bedeutet Fakturierung genau?
Fakturierung ist das Erstellen und Versenden von Rechnungen für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Sie umfasst die Erfassung aller Pflichtangaben, den Versand an den Kunden und die anschließende Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach §14 UStG sind unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum sowie Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag vorgeschrieben.
Ist die E-Rechnung im B2B verpflichtend?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.