Die Rechnungsprüfung ist die systematische Kontrolle eingehender Rechnungen vor deren Verbuchung und Bezahlung. Sie stellt sicher, dass eine Eingangsrechnung inhaltlich korrekt, sachlich berechtigt und formell ordnungsgemäß ist. Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug nach dem Umsatzsteuergesetz, weshalb die Prüfung sowohl kaufmännisch als auch steuerlich große Bedeutung hat.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Rechnungsprüfung?
Bei der Rechnungsprüfung gleicht das Unternehmen die Angaben der Eingangsrechnung mit Bestellung, Lieferschein und den tatsächlich erhaltenen Leistungen ab. Ziel ist es, fehlerhafte, doppelte oder unberechtigte Rechnungen zu erkennen, bevor eine Zahlung erfolgt. Man unterscheidet dabei zwei Prüfungsarten: die formelle und die sachliche Prüfung. Erst wenn beide erfolgreich abgeschlossen sind, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. In vielen Unternehmen ist die Rechnungsprüfung Teil des internen Kontrollsystems.
Formelle Prüfung
Die formelle Prüfung kontrolliert, ob die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Dazu gehören insbesondere:
- Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer,
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung,
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Fehlen Pflichtangaben, ist die Rechnung zu beanstanden, da ohne sie der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten erleichterte Anforderungen, bei denen etwa die gesonderte Angabe des Steuerbetrags und der Anschrift des Empfängers entfallen kann.
Sachliche Prüfung
Die sachliche Prüfung untersucht, ob die berechnete Leistung tatsächlich und in der abgerechneten Menge sowie zum vereinbarten Preis erbracht wurde. Geprüft werden vor allem:
- Übereinstimmung mit Bestellung und Lieferschein,
- Richtigkeit der Preise und Konditionen,
- rechnerische Richtigkeit der Additionen und Multiplikationen.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Eingangsrechnung verbucht. Ein typischer Buchungssatz beim Wareneingang lautet:
- Wareneingang und Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Ablauf und Kontrollprinzipien
In der Praxis folgt die Rechnungsprüfung einem festen Ablauf, der Teil eines wirksamen internen Kontrollsystems ist. Bewährt hat sich der dreistufige Abgleich, bei dem Rechnung, Bestellung und Wareneingang verglichen werden:
- Eingang und Erfassung der Rechnung, häufig digital,
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein,
- Freigabe durch eine berechtigte Person nach dem Vier-Augen-Prinzip,
- Buchung und Zahlung unter Ausnutzung von Skontofristen.
Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass Erfassung und Freigabe nicht in einer Hand liegen. So werden Fehler und dolose Handlungen wie Scheinrechnungen erschwert. Elektronische Rechnungen erfordern zudem die Sicherstellung von Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts. Eine sorgfältige und dokumentierte Rechnungsprüfung ist damit nicht nur kaufmännisch sinnvoll, sondern auch für die ordnungsgemäße Buchführung und den Erhalt des Vorsteuerabzugs unverzichtbar.
Häufige Fragen zur Rechnungsprüfung
Warum ist die Rechnungsprüfung so wichtig?
Sie verhindert Fehlzahlungen und Doppelzahlungen und sichert den Vorsteuerabzug. Nur eine formell und sachlich korrekte Rechnung wird vom Finanzamt anerkannt, weshalb Fehler zu steuerlichen Nachteilen führen können.
Was ist der Unterschied zwischen formeller und sachlicher Prüfung?
Die formelle Prüfung betrifft die Vollständigkeit der Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die sachliche Prüfung betrifft die inhaltliche Richtigkeit, also ob Leistung, Menge und Preis mit der Bestellung übereinstimmen.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Fehlerhafte Rechnungen werden reklamiert und vom Lieferanten korrigiert. Bis zur Berichtigung sollte die Zahlung zurückgehalten werden, da ansonsten der Vorsteuerabzug versagt werden kann.