Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich mit den Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten befasst. Sie erfasst, prüft und verwaltet alle eingehenden Lieferantenrechnungen und sorgt dafür, dass diese fristgerecht und korrekt bezahlt werden. Der Begriff „Kreditor“ bezeichnet dabei einen Gläubiger – also einen Lieferanten, dem das Unternehmen Geld schuldet.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung bildet das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung, die sich um Forderungen gegenüber Kunden kümmert. Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die vollständige Verbuchung aller Eingangsrechnungen sowie die Steuerung des Zahlungsverkehrs gegenüber Lieferanten. Jeder Lieferant wird auf einem eigenen Kreditorenkonto geführt, das als Unterkonto (Nebenbuch) zum Sammelkonto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ in der Hauptbuchhaltung dient. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Beträge an welchen Lieferanten offen sind.
Aufgaben und Ablauf
Die typischen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung umfassen:
- Rechnungseingang und -prüfung: sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnung sowie Abgleich mit Bestellung und Wareneingang.
- Kontierung und Buchung der Rechnung auf dem richtigen Aufwands- bzw. Bestandskonto.
- Überwachung von Zahlungszielen und Ausnutzung von Skonti.
- Durchführung des Zahlungslaufs und Abstimmung der offenen Posten.
Eine eingehende Lieferantenrechnung über Material wird beispielsweise wie folgt gebucht:
- Wareneingang / Aufwand und Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Konkret: Bei einer Rechnung über 1.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer lautet der Buchungssatz: Wareneingang 1.000 € und Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten aLuL 1.190 €. Bei der späteren Bezahlung folgt: Verbindlichkeiten aLuL an Bank.
Bedeutung und Abgrenzung
Eine sorgfältige Kreditorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen wichtig:
- Sie sichert ein gutes Verhältnis zu Lieferanten durch pünktliche Zahlungen.
- Durch konsequente Skontonutzung lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen.
- Sie liefert wichtige Daten für Liquiditätsplanung und Cashflow-Steuerung.
- Sie ist Grundlage für eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung (Vorsteuerabzug).
Abzugrenzen ist die Kreditorenbuchhaltung von der Debitorenbuchhaltung (Kundenforderungen) und der Anlagenbuchhaltung (Verwaltung des Anlagevermögens). Gemeinsam mit diesen Nebenbüchern bildet sie die Grundlage einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
In vielen Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung heute weitgehend digitalisiert. Eingangsrechnungen werden elektronisch erfasst, automatisch ausgelesen und in einem Workflow zur sachlichen Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Erst nach Freigabe erfolgt die Buchung und Einplanung in den Zahlungslauf. Ein sauber geführtes Nebenbuch mit aktuellen offenen Posten ist zudem wichtig für die Bilanzerstellung: Zum Abschlussstichtag müssen alle Verbindlichkeiten vollständig erfasst sein, damit die Bilanz ein zutreffendes Bild der Schuldensituation zeigt. Eine ordentliche Kreditorenbuchhaltung trägt damit unmittelbar zur Richtigkeit des Jahresabschlusses bei.
Häufige Fragen zur Kreditorenbuchhaltung
Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren?
Kreditoren sind Lieferanten, gegenüber denen ein Unternehmen Verbindlichkeiten hat. Debitoren sind Kunden, gegenüber denen Forderungen bestehen. Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet also Schulden, die Debitorenbuchhaltung Außenstände.
Warum lohnt sich die Nutzung von Skonto?
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung. Da sich der Rabatt auf einen kurzen Zeitraum bezieht, entspricht er aufs Jahr hochgerechnet oft einer sehr hohen Verzinsung. Die konsequente Skontonutzung senkt daher den Materialaufwand spürbar.
Auf welchem Konto werden Lieferantenrechnungen gebucht?
Offene Lieferantenrechnungen werden auf dem Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ erfasst, untergliedert nach einzelnen Kreditorenkonten. Die enthaltene Vorsteuer wird separat als Forderung gegenüber dem Finanzamt gebucht.