Das Mahnwesen umfasst alle Maßnahmen eines Unternehmens, um überfällige Kundenforderungen einzutreiben. Ziel ist es, den Zahlungseingang sicherzustellen, die Liquidität zu schützen und Forderungsausfälle zu vermeiden. Es reicht von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Mahnwesen?
Zahlt ein Kunde eine fällige Rechnung nicht, greift das Mahnwesen als Teil des Forderungsmanagements. Es wird zwischen dem außergerichtlichen (kaufmännischen) und dem gerichtlichen Mahnverfahren unterschieden. Im kaufmännischen Bereich versendet das Unternehmen gestufte Mahnungen, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Kommt es dennoch nicht zur Begleichung, kann der Gläubiger über das gerichtliche Mahnverfahren einen vollstreckbaren Titel erwirken. Ein funktionierendes Mahnwesen ist für die Liquidität von großer Bedeutung, denn jede zu spät bezahlte Rechnung bindet Kapital und erhöht das Risiko eines Ausfalls. Gleichzeitig ist Fingerspitzengefühl gefragt: Ein zu schroffes Vorgehen kann die Kundenbeziehung belasten, weshalb viele Unternehmen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung beginnen und den Ton erst im weiteren Verlauf verschärfen.
Mahnstufen im Mahnverfahren
Das kaufmännische Mahnverfahren gliedert sich üblicherweise in mehrere Stufen:
- Zahlungserinnerung: Freundlicher Hinweis auf die offene Rechnung, oft als erste Stufe.
- 1. Mahnung: Deutliche Aufforderung zur Zahlung mit neuer Frist.
- 2. Mahnung: Nachdrücklichere Aufforderung, häufig mit Hinweis auf Verzugszinsen und Mahngebühren.
- Letzte Mahnung: Androhung rechtlicher Schritte und Übergabe an ein Inkassobüro oder Gericht.
Rechtlich genügt bereits eine Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Bei kalendermäßig bestimmten Zahlungsterminen tritt der Verzug teils sogar ohne Mahnung ein.
Buchung von Forderungsausfällen
Ist eine Forderung gefährdet, wird sie umgebucht und je nach Grad des Ausfalls behandelt. Bei einer zweifelhaften Forderung erfolgt zunächst eine Umgliederung:
- Zweifelhafte Forderungen an Forderungen aLuL (Umbuchung auf ein separates Konto).
Wird die Forderung endgültig uneinbringlich, ist sie auszubuchen. Die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer wird berichtigt:
- Abschreibungen auf Forderungen und Umsatzsteuer an Zweifelhafte Forderungen.
So mindert der tatsächliche Verlust den Gewinn, und die zu viel abgeführte Umsatzsteuer wird korrigiert. Solange die Forderung nur zweifelhaft, aber noch nicht endgültig verloren ist, wird häufig eine Einzelwertberichtigung nur auf den Nettobetrag gebildet, da die Umsatzsteuer erst bei tatsächlichem Ausfall berichtigt werden darf. Erst mit der endgültigen Uneinbringlichkeit – etwa nach erfolgloser Zwangsvollstreckung oder Insolvenz des Schuldners – erfolgt die vollständige Ausbuchung samt Steuerkorrektur.
Häufige Fragen zum Mahnwesen
Wann gerät ein Kunde in Zahlungsverzug?
Spätestens durch eine Mahnung nach Fälligkeit. Ist ein konkretes Zahlungsdatum vereinbart oder liegt der Fall einer gesetzlichen Verzugsregel vor, kann der Verzug auch ohne Mahnung eintreten.
Was ist der Unterschied zwischen zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen?
Zweifelhafte Forderungen sind gefährdet, aber noch nicht endgültig verloren; sie werden gesondert ausgewiesen und wertberichtigt. Uneinbringliche Forderungen sind endgültig verloren und werden vollständig ausgebucht.
Dürfen Mahngebühren berechnet werden?
Der Gläubiger darf die durch den Verzug entstandenen Kosten sowie Verzugszinsen geltend machen. Die Höhe der Mahngebühren muss sich am tatsächlichen Aufwand orientieren und darf nicht überzogen sein. Gegenüber Unternehmen kann zudem eine gesetzliche Verzugspauschale anfallen, die den Verwaltungsaufwand pauschal abgilt. Voraussetzung für den Ersatz von Verzugsschäden ist stets, dass sich der Schuldner tatsächlich in Verzug befindet.