Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Aufgaben, Prozessen oder ganzen Unternehmensbereichen an externe Dienstleister. Das Wort setzt sich aus „outside“, „resource“ und „using“ zusammen und beschreibt die Nutzung externer Ressourcen anstelle eigener Kapazitäten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Outsourcing?
Beim Outsourcing überträgt ein Unternehmen Tätigkeiten, die es bisher selbst erbracht hat, auf einen spezialisierten Anbieter. Ziel ist es, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren, Kosten zu senken und externes Fachwissen zu nutzen. Typische ausgelagerte Bereiche sind IT, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Logistik oder Kundenservice. Das Gegenteil – die Rückverlagerung zuvor ausgelagerter Funktionen in das eigene Unternehmen – heißt Insourcing. Outsourcing ist damit eine strategische Entscheidung über die sogenannte Leistungs- oder Fertigungstiefe.
Arten des Outsourcing
Outsourcing lässt sich nach Umfang und Standort unterscheiden:
- Business Process Outsourcing (BPO): Auslagerung kompletter Geschäftsprozesse, etwa der gesamten Finanzbuchhaltung.
- IT-Outsourcing: Übertragung von IT-Infrastruktur, Software oder Support an Dienstleister.
- Onshoring, Nearshoring, Offshoring: Auslagerung im Inland, ins benachbarte Ausland oder in weiter entfernte Länder.
- Selektives Outsourcing: Auslagerung einzelner Teilaufgaben statt ganzer Bereiche.
Vor- und Nachteile sowie Kosten
Outsourcing bietet Chancen, birgt aber auch Risiken:
- Vorteile: Kostensenkung, Umwandlung fixer in variable Kosten, Zugang zu Spezialwissen, Konzentration auf das Kerngeschäft.
- Nachteile: Abhängigkeit vom Dienstleister, Verlust von Know-how, Qualitäts- und Datenschutzrisiken sowie Aufwand für Schnittstellen und Steuerung.
Buchhalterisch sind Outsourcing-Kosten in der Regel sofort abzugsfähiger Aufwand. Die Buchung einer Dienstleisterrechnung lautet beispielsweise:
- Fremdleistungen und Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Da feste Personalkosten durch variable Dienstleistungsentgelte ersetzt werden, verbessert Outsourcing häufig die Kostenflexibilität – ein wichtiger Vorteil bei schwankender Auslastung. Allerdings sollten neben dem reinen Preis stets auch die versteckten Kosten für Koordination und Kontrolle einkalkuliert werden.
Schritte einer Outsourcing-Entscheidung
Eine Auslagerung sollte nicht spontan, sondern als strukturierter Prozess erfolgen. Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:
- Analyse: Welche Prozesse gehören zum Kerngeschäft und welche eignen sich für eine Auslagerung?
- Wirtschaftlichkeitsvergleich: Gegenüberstellung der internen Kosten (Make) und der externen Angebote (Buy), inklusive Steuerungs- und Schnittstellenaufwand.
- Anbieterauswahl: Prüfung von Qualität, Referenzen, Datenschutz und Vertragskonditionen wie Service-Level-Agreements (SLA).
- Übergang und Steuerung: geregelte Übergabe, klare Verantwortlichkeiten und laufendes Controlling der vereinbarten Leistung.
Besonders die Make-or-Buy-Entscheidung steht im Zentrum: Sie wägt ab, ob eine Leistung selbst erbracht oder eingekauft werden soll. Neben den reinen Kosten spielen strategische Aspekte wie die Abhängigkeit vom Anbieter, der Schutz sensibler Daten und die langfristige Verfügbarkeit von Know-how eine Rolle. Ein gut gesteuertes Outsourcing kann die Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöhen, ein schlecht geplantes dagegen Qualität und Flexibilität gefährden.
Häufige Fragen zum Outsourcing
Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und Insourcing?
Outsourcing verlagert Aufgaben an externe Anbieter, Insourcing holt zuvor ausgelagerte oder neue Aufgaben in das eigene Unternehmen zurück. Beide sind strategische Entscheidungen über die Leistungstiefe.
Welche Bereiche werden häufig ausgelagert?
Besonders verbreitet sind Buchhaltung und Lohnabrechnung, IT-Dienste, Logistik, Reinigung sowie der Kundenservice. Es eignen sich vor allem standardisierbare Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören.
Lohnt sich Outsourcing immer finanziell?
Nicht zwangsläufig. Neben dem Preis sind Qualität, Steuerungsaufwand und Abhängigkeit zu berücksichtigen. Versteckte Kosten für Koordination und Kontrolle können die Einsparung mindern.