Die Beschaffung umfasst alle Tätigkeiten eines Unternehmens, mit denen die für die Leistungserstellung benötigten Güter, Dienstleistungen und Rechte besorgt werden. Sie sorgt dafür, dass Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren, Betriebsmittel und Personal in der richtigen Menge, Qualität und zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bereitstehen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Beschaffung?
Die Beschaffung bildet den Beginn der betrieblichen Wertschöpfungskette und stellt die Versorgung des Unternehmens sicher. Sie wird häufig auch als Einkauf bezeichnet, wobei der Einkauf im engeren Sinne nur den operativen Teil der Beschaffung meint. Die Beschaffung im weiteren Sinne schließt auch die strategische Lieferantenauswahl, die Materialwirtschaft und die Logistik mit ein.
Im güterwirtschaftlichen Kreislauf eines Betriebs steht die Beschaffung am Anfang. Erst nach der Beschaffung der Produktionsfaktoren können Produktion, Absatz und Finanzierung folgen.
Ziele und Aufgaben
Die Beschaffung verfolgt mehrere Ziele, die sich am sogenannten Beschaffungsoptimum orientieren. Im Mittelpunkt stehen die richtigen Güter zur richtigen Zeit:
- Richtige Menge: Weder zu viel noch zu wenig, um Lagerkosten und Fehlmengen zu vermeiden.
- Richtige Qualität: Die Güter müssen den Anforderungen der Produktion entsprechen.
- Richtiger Zeitpunkt: Eine pünktliche Lieferung sichert den reibungslosen Ablauf.
- Richtiger Ort: Die Güter müssen dort bereitstehen, wo sie benötigt werden.
- Richtiger Preis: Eine wirtschaftliche Beschaffung hält die Kosten niedrig.
Zu den zentralen Aufgaben zählen die Ermittlung des Bedarfs, die Auswahl und Bewertung von Lieferanten, die Einholung und der Vergleich von Angeboten, die Bestellung sowie die Überwachung der Liefertermine. Moderne Beschaffungskonzepte wie die fertigungssynchrone Anlieferung (Just in Time) zielen darauf ab, die Lagerhaltung zu minimieren und Kapital freizusetzen.
In der Beschaffung wird häufig zwischen einer strategischen und einer operativen Ebene unterschieden. Die strategische Beschaffung beschäftigt sich mit langfristigen Fragen wie der Lieferantenstrategie, der Reduzierung von Abhängigkeiten oder der Entscheidung zwischen Eigenfertigung und Fremdbezug, dem sogenannten Make-or-Buy. Die operative Beschaffung kümmert sich um die tägliche Abwicklung von Bestellungen, Lieferterminen und Rechnungen. Beide Ebenen greifen ineinander und sorgen gemeinsam für eine reibungslose Versorgung.
Eine gut organisierte Beschaffung trägt wesentlich zur Wettbewerbsfähigkeit und Liquidität eines Unternehmens bei. Da die Materialkosten in vielen Branchen den größten Anteil an den Gesamtkosten ausmachen, lassen sich durch günstigen Einkauf und geringe Lagerbestände erhebliche Einsparungen erzielen. Gleichzeitig muss die Beschaffung Versorgungssicherheit gewährleisten, denn Lieferengpässe können die gesamte Produktion zum Stillstand bringen. In jüngerer Zeit gewinnen außerdem Nachhaltigkeit und faire Lieferketten als Beschaffungsziele an Bedeutung.
Häufige Fragen zur Beschaffung
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?
Der Einkauf bezeichnet im engeren Sinne den operativen Vorgang des Bestellens und Verhandelns. Die Beschaffung ist umfassender und schließt auch strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement, Materialwirtschaft und Logistik ein.
Welche Ziele verfolgt die Beschaffung?
Die Beschaffung soll die richtigen Güter in der richtigen Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und zum richtigen Preis bereitstellen. Diese Grundsätze werden als Beschaffungsoptimum bezeichnet.
Was bedeutet Just in Time in der Beschaffung?
Just in Time bezeichnet eine fertigungssynchrone Anlieferung, bei der die Güter erst dann geliefert werden, wenn sie in der Produktion gebraucht werden. So lassen sich Lagerbestände und Kapitalbindung deutlich reduzieren.