Das Kassenbuch ist ein Aufzeichnungsbuch, in dem ein Unternehmen alle Bareinnahmen und Barausgaben chronologisch, vollständig und nachvollziehbar festhält. Es dokumentiert sämtliche Bargeldbewegungen und weist den jeweils aktuellen Kassenbestand aus. Das Kassenbuch ist ein zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung für buchführungspflichtige Unternehmen mit Bargeldverkehr.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Kassenbuch?
Im Kassenbuch wird jeder Geschäftsvorfall, der die Barkasse betrifft, einzeln erfasst. Dazu gehören Datum, Belegnummer, ein Buchungstext, der Betrag sowie der fortlaufend ermittelte Kassenbestand. Aus der Summe der Einnahmen abzüglich der Ausgaben ergibt sich der Soll-Bestand der Kasse, der mit dem tatsächlich gezählten Bargeld (Ist-Bestand) übereinstimmen muss.
Das Kassenbuch unterliegt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Es muss zeitnah, vollständig und unveränderbar geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
Aufbau und Inhalt
Ein Kassenbuch enthält typischerweise folgende Angaben:
- Datum des Geschäftsvorfalls.
- Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges.
- Buchungstext als kurze Beschreibung des Vorgangs.
- Einnahme oder Ausgabe mit dem jeweiligen Betrag.
- Umsatzsteuer beziehungsweise Steuersatz, sofern relevant.
- Kassenbestand als laufender Saldo nach jeder Buchung.
Grundsatz ist: Keine Buchung ohne Beleg. Zu jeder Eintragung muss ein entsprechender Kassenbeleg vorhanden sein.
Pflicht und Bedeutung
Buchführungspflichtige Unternehmen, die eine Bargeldkasse führen, sind grundsätzlich zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Einnahmenüberschussrechner (§ 4 Abs. 3 EStG) müssen kein förmliches Kassenbuch führen, müssen ihre Bareinnahmen aber dennoch vollständig aufzeichnen. Das Kassenbuch ist für die Finanzverwaltung von besonderer Bedeutung, da Bargeschäfte ein erhöhtes Risiko für Manipulationen bergen. Bei einer Betriebsprüfung wird das Kassenbuch daher genau kontrolliert; Mängel können zu Schätzungen und Steuernachzahlungen führen. Der Kassenbestand kann naturgemäß nie negativ werden. Moderne Kassensysteme zeichnen die Bareinnahmen heute meist elektronisch auf und müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung gegen nachträgliche Manipulation geschützt sein. Unabhängig davon, ob das Kassenbuch handschriftlich, in Software oder über eine elektronische Registrierkasse geführt wird, gelten stets dieselben Grundsätze: vollständige, zeitnahe und unveränderbare Aufzeichnung jedes einzelnen Bargeschäfts. Wird das Kassenbuch elektronisch geführt, müssen die Aufzeichnungen jederzeit lesbar gemacht und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Häufige Fragen zum Kassenbuch
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Buchführungspflichtige Unternehmen mit Barkasse müssen ein Kassenbuch führen. Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist nicht zum förmlichen Kassenbuch verpflichtet, muss aber alle Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen.
Was bedeutet „keine Buchung ohne Beleg“?
Der Grundsatz besagt, dass jeder Eintrag im Kassenbuch durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden muss. Ohne Belege ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, und das Finanzamt kann die Aufzeichnungen verwerfen.
Darf der Kassenbestand negativ sein?
Nein. Ein negativer Kassenbestand ist nicht möglich, da man nicht mehr Bargeld ausgeben kann, als vorhanden ist. Ein rechnerisch negativer Bestand ist ein sicheres Zeichen für einen Fehler oder eine fehlende Buchung.