Das Kassenbuch ist ein Aufzeichnungsbuch, in dem ein Unternehmen alle Bareinnahmen und Barausgaben chronologisch, vollständig und nachvollziehbar festhält. Es dokumentiert sämtliche Bargeldbewegungen und weist den jeweils aktuellen Kassenbestand aus. Das Kassenbuch ist ein zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung für buchführungspflichtige Unternehmen mit Bargeldverkehr.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Kassenbuch?
Im Kassenbuch wird jeder Geschäftsvorfall, der die Barkasse betrifft, einzeln erfasst. Dazu gehören Datum, Belegnummer, ein Buchungstext, der Betrag sowie der fortlaufend ermittelte Kassenbestand. Aus der Summe der Einnahmen abzüglich der Ausgaben ergibt sich der Soll-Bestand der Kasse, der mit dem tatsächlich gezählten Bargeld (Ist-Bestand) übereinstimmen muss.
Das Kassenbuch unterliegt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Es muss zeitnah, vollständig und unveränderbar geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
Aufbau und Inhalt
Ein Kassenbuch enthält typischerweise folgende Angaben:
- Datum des Geschäftsvorfalls.
- Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges.
- Buchungstext als kurze Beschreibung des Vorgangs.
- Einnahme oder Ausgabe mit dem jeweiligen Betrag.
- Umsatzsteuer beziehungsweise Steuersatz, sofern relevant.
- Kassenbestand als laufender Saldo nach jeder Buchung.
Grundsatz ist: Keine Buchung ohne Beleg. Zu jeder Eintragung muss ein entsprechender Kassenbeleg vorhanden sein.
Beispielhafte Kassenbuchseite
| Datum | Beleg-Nr. | Buchungstext | Einnahme | Ausgabe | Kassenbestand |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.03. | — | Anfangsbestand | — | — | 500,00 € |
| 02.03. | 014 | Barverkauf Ware | 238,00 € | — | 738,00 € |
| 03.03. | 015 | Büromaterial bar bezahlt | — | 47,60 € | 690,40 € |
Buchungssätze zu den Kassengeschäften
Die im Kassenbuch erfassten Vorgänge werden parallel auf den Konten der Finanzbuchhaltung gebucht. Für die beiden Beispiele aus der Tabelle ergeben sich folgende Buchungssätze (vereinfacht, Barverkauf mit 19 % Umsatzsteuer):
- Barverkauf von Waren über 238,00 € (brutto):
Kasse 238,00 € an Umsatzerlöse 200,00 € und Umsatzsteuer 38,00 € - Kauf von Büromaterial über 47,60 € (brutto) gegen bar:
Büromaterial 40,00 € und Vorsteuer 7,60 € an Kasse 47,60 €
Der tagesaktuelle Kassenbestand aus dem Kassenbuch muss dabei stets mit dem Saldo des Kontos „Kasse“ in der Buchhaltung übereinstimmen. Weichen beide Werte voneinander ab, liegt entweder ein Buchungs- oder ein Zählfehler vor, der zeitnah aufgeklärt werden sollte, bevor weitere Kassenbewegungen erfasst werden.
Soll-Bestand und Kassensturz
Ein wichtiges Kontrollinstrument ist der regelmäßige Kassensturz: Dabei wird das tatsächlich vorhandene Bargeld (Ist-Bestand) gezählt und mit dem rechnerisch aus dem Kassenbuch ermittelten Soll-Bestand verglichen. Beispiel: Weist das Kassenbuch nach allen Buchungen einen Soll-Bestand von 690,40 € aus, beim Nachzählen werden aber nur 685,40 € vorgefunden, liegt eine Kassendifferenz von 5,00 € vor. Solche Differenzen müssen aufgeklärt und dokumentiert werden, etwa durch einen fehlenden Beleg oder einen Zählfehler; bleiben sie ungeklärt, sind sie im Kassenbuch kenntlich zu machen. Häufige und unerklärte Differenzen gelten bei einer Betriebsprüfung als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung und können zu Hinzuschätzungen führen.
Handschriftliches, Software- und Registrierkassen-Kassenbuch
Ein Kassenbuch kann auf drei Wegen geführt werden: handschriftlich in einem gebundenen Kassenbuch, elektronisch mit einer Kassenbuch-Software oder automatisch über eine elektronische Registrierkasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Handschriftliche Kassenbücher müssen durchgehend paginiert sein und dürfen keine Lücken oder Radierungen aufweisen. Elektronische Lösungen erleichtern die laufende Saldierung und reduzieren Rechenfehler, müssen aber ebenso wie Registrierkassen die GoB einhalten und eine nachträgliche, nicht erkennbare Veränderung der Daten ausschließen. Für Freiberufler und Kleinunternehmer, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, reicht grundsätzlich eine formlose, aber vollständige Aufzeichnung der Bareinnahmen und -ausgaben; ein klassisches Kassenbuch mit laufendem Saldo ist dennoch empfehlenswert, da es Transparenz schafft und im Streitfall mit dem Finanzamt als Nachweis dient.
Pflicht und Bedeutung
Buchführungspflichtige Unternehmen, die eine Bargeldkasse führen, sind grundsätzlich zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet (vgl. Buchführungspflicht nach HGB). Einnahmenüberschussrechner (§ 4 Abs. 3 EStG) müssen kein förmliches Kassenbuch führen, müssen ihre Bareinnahmen aber dennoch vollständig aufzeichnen. Das Kassenbuch ist für die Finanzverwaltung von besonderer Bedeutung, da Bargeschäfte ein erhöhtes Risiko für Manipulationen bergen. Bei einer Betriebsprüfung wird das Kassenbuch daher genau kontrolliert; Mängel können zu Schätzungen und Steuernachzahlungen führen. Der Kassenbestand kann naturgemäß nie negativ werden. Moderne Kassensysteme zeichnen die Bareinnahmen heute meist elektronisch auf und müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Manipulation geschützt sein. Unabhängig davon, ob das Kassenbuch handschriftlich, in Software oder über eine elektronische Registrierkasse geführt wird, gelten stets dieselben Grundsätze: vollständige, zeitnahe und unveränderbare Aufzeichnung jedes einzelnen Bargeschäfts. Wird das Kassenbuch elektronisch geführt, müssen die Aufzeichnungen jederzeit lesbar gemacht und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von in der Regel zehn Jahren für Buchungsbelege gespeichert werden.
Häufige Fragen zum Kassenbuch
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Buchführungspflichtige Unternehmen mit Barkasse müssen ein Kassenbuch führen. Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist nicht zum förmlichen Kassenbuch verpflichtet, muss aber alle Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen.
Was bedeutet „keine Buchung ohne Beleg“?
Der Grundsatz besagt, dass jeder Eintrag im Kassenbuch durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden muss. Ohne Belege ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, und das Finanzamt kann die Aufzeichnungen verwerfen.
Darf der Kassenbestand negativ sein?
Nein. Ein negativer Kassenbestand ist nicht möglich, da man nicht mehr Bargeld ausgeben kann, als vorhanden ist. Ein rechnerisch negativer Bestand ist ein sicheres Zeichen für einen Fehler oder eine fehlende Buchung.