Die Bestellung ist die rechtsverbindliche Willenserklärung eines Käufers gegenüber einem Lieferanten, eine bestimmte Ware oder Dienstleistung zu festgelegten Bedingungen erwerben zu wollen. Sie ist ein zentraler Schritt im betrieblichen Beschaffungsprozess und bildet rechtlich entweder ein Vertragsangebot oder die Annahme eines vorangegangenen Angebots.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Bestellung?
Im rechtlichen Sinne ist die Bestellung eine Willenserklärung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Geht der Bestellung ein verbindliches Angebot des Verkäufers voraus, stellt die Bestellung die Annahme dieses Angebots dar – der Kaufvertrag kommt zustande. Erfolgt die Bestellung ohne vorheriges verbindliches Angebot, ist sie selbst ein Antrag (Angebot), den der Lieferant durch eine Auftragsbestätigung oder Lieferung annimmt. Erst mit der Einigung über die wesentlichen Vertragsbestandteile, etwa Ware, Menge und Preis, entsteht ein wirksamer Kaufvertrag. Ob die Bestellung als Antrag oder als Annahme zu werten ist, hängt also davon ab, ob ihr ein verbindliches Angebot vorausgegangen ist. Diese Unterscheidung ist im Kaufvertragsrecht wichtig, weil sich daraus ergibt, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Inhalt der Vertrag rechtlich zustande kommt.
Einordnung in den Beschaffungsprozess
Die Bestellung ist Teil eines mehrstufigen Beschaffungsablaufs, der typischerweise folgende Schritte umfasst:
- Anfrage des Käufers bei potenziellen Lieferanten
- Angebot der Lieferanten mit Preisen und Konditionen
- Angebotsvergleich und Auswahl des günstigsten Anbieters
- Bestellung beim ausgewählten Lieferanten
- Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnungsprüfung
Eine Bestellung sollte alle wesentlichen Angaben enthalten: genaue Artikelbezeichnung, Menge, vereinbarter Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie den gewünschten Liefertermin. Klare Angaben vermeiden spätere Streitigkeiten und sichern eine reibungslose Abwicklung. In größeren Unternehmen erfolgt die Bestellung häufig über ein Warenwirtschaftssystem, in dem Bestellungen automatisch erfasst, freigegeben und mit Wareneingang sowie Rechnung abgeglichen werden. Dieser Abgleich, oft als Rechnungsprüfung im Drei-Wege-Verfahren bezeichnet, stellt sicher, dass nur bestellte und tatsächlich gelieferte Ware bezahlt wird.
Buchung und Abgrenzung
Die Bestellung selbst löst noch keine Buchung in der Finanzbuchhaltung aus, da durch sie allein noch kein Geschäftsvorfall mit Wertbewegung entsteht. Buchhalterisch relevant wird erst der Wareneingang mit zugehöriger Rechnung. Der typische Buchungssatz beim Eingang einer Lieferung auf Rechnung lautet zum Beispiel: Wareneingang an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Die Bestellung ist damit von der eigentlichen buchhalterischen Erfassung des Einkaufs zu unterscheiden; sie ist eine rechtliche, nicht eine buchhalterische Handlung.
Häufige Fragen zur Bestellung
Ist eine Bestellung rechtlich bindend?
Ja, eine Bestellung ist eine verbindliche Willenserklärung. Geht ihr ein verbindliches Angebot voraus, kommt mit der Bestellung der Kaufvertrag zustande. Andernfalls ist die Bestellung ein Antrag, der durch die Annahme des Lieferanten verbindlich wird.
Welche Angaben gehören in eine Bestellung?
Eine Bestellung sollte Artikelbezeichnung, Menge, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie den gewünschten Liefertermin enthalten. Vollständige Angaben verhindern Missverständnisse und erleichtern die spätere Rechnungs- und Lieferprüfung.
Wird eine Bestellung gebucht?
Die Bestellung selbst wird nicht gebucht, da sie noch keine Wertbewegung auslöst. Erst der Wareneingang mit Rechnung führt zu einer Buchung, etwa Wareneingang an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.