Das Kassenbuch ist ein Aufzeichnungsbuch, in dem alle baren Geschäftsvorfälle eines Unternehmens chronologisch und vollständig erfasst werden. Es dokumentiert sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben und weist den jeweils aktuellen Kassenbestand aus. Für buchführungspflichtige Unternehmen mit Bargeschäften ist die Führung eines Kassenbuchs verpflichtend und Teil der ordnungsmäßigen Buchführung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Kassenbuch?
Das Kassenbuch ist das Nebenbuch zum Bestandskonto „Kasse“. Es bildet alle Bewegungen des Bargelds ab und muss jederzeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen. Maßgeblich ist der Grundsatz der Kassensturzfähigkeit: Der Soll-Bestand laut Kassenbuch muss jederzeit mit dem gezählten Ist-Bestand abgleichbar sein.
Wer ein Kassenbuch führen muss, hängt von der Buchführungspflicht ab. Bilanzierende Unternehmen sind dazu verpflichtet; Einnahmenüberschussrechner ohne Bareinnahmen benötigen in der Regel keines.
Aufbau und Pflichtangaben
Jede Eintragung im Kassenbuch muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie nachvollziehbar ist:
- Datum des Geschäftsvorfalls,
- Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung,
- Beschreibung des Vorgangs (z. B. Wareneinkauf, Tageseinnahme),
- Betrag als Einnahme oder Ausgabe,
- Umsatzsteuer beziehungsweise Steuersatz,
- laufender Kassenbestand nach jeder Buchung.
Grundregel ist: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Eintrag muss durch einen Beleg nachgewiesen sein, und der Bestand darf rechnerisch niemals negativ werden.
GoBD-Anforderungen und Buchung
Das Kassenbuch unterliegt den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Daraus folgen unter anderem:
- Vollständigkeit und Richtigkeit: alle Vorfälle lückenlos erfassen.
- Zeitgerechtigkeit: Bareinnahmen sollen täglich aufgezeichnet werden.
- Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Eine reine Excel-Tabelle erfüllt dies meist nicht.
- Aufbewahrung für zehn Jahre.
Buchhalterisch ist die Kasse ein aktives Bestandskonto. Eine Bareinnahme aus einem Warenverkauf wird zum Beispiel gebucht: Kasse an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer. Eine Barausgabe für Büromaterial lautet: Aufwand für Büromaterial und Vorsteuer an Kasse.
Folgen von Fehlern im Kassenbuch
Ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch kann erhebliche Konsequenzen haben, da die Kasse besonders manipulationsanfällig ist. Bei einer Betriebsprüfung achtet das Finanzamt deshalb genau auf:
- negative Kassenbestände, die rechnerisch unmöglich sind und auf Fehler hindeuten,
- fehlende Belege oder Lücken in der Nummerierung,
- verspätete oder nachträglich veränderte Eintragungen.
Stellt der Prüfer formelle oder sachliche Mängel fest, kann er die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung verwerfen. Die Folge ist häufig eine Hinzuschätzung von Einnahmen, die zu Steuernachzahlungen führt. In gravierenden Fällen drohen zusätzlich Bußgelder. Eine sorgfältige, zeitnahe und revisionssichere Kassenführung schützt das Unternehmen daher vor finanziellen Nachteilen und sichert die Beweiskraft der Buchführung.
Wer hohe Bareinnahmen hat, etwa in der Gastronomie oder im Einzelhandel, setzt in der Regel eine elektronische Registrierkasse ein. Diese muss seit der Kassensicherungsverordnung über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die jede Buchung manipulationssicher protokolliert. Das Kassenbuch fasst die Tageseinnahmen dann zusammen und verbindet sie mit der Finanzbuchhaltung.
Häufige Fragen zum Kassenbuch
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Buchführungspflichtige Unternehmen mit Bargeschäften müssen ein Kassenbuch führen. Einnahmenüberschussrechner ohne nennenswerte Bareinnahmen sind in der Regel nicht dazu verpflichtet.
Darf ich das Kassenbuch in Excel führen?
Eine einfache Excel-Tabelle gilt meist als nicht GoBD-konform, weil Einträge unbemerkt änderbar sind. Empfohlen werden revisionssichere Kassenbuch-Programme oder ein gebundenes Buch.
Was bedeutet Kassensturzfähigkeit?
Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass der im Kassenbuch ausgewiesene Bestand jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Bargeld übereinstimmen muss.