Das Kassenbuch ist ein Pflichtbestandteil jeder ordnungsgemäßen Buchführung für Unternehmen, die Bargeldbewegungen haben. Es erfasst alle Barein- und Barausgaben chronologisch und ist Grundlage für die Buchung der Kassenvorgänge in der Finanzbuchhaltung. Grundlagen zur Buchführungspflicht im Artikel Finanzbuchhaltung vs. Betriebsbuchhaltung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Kassenbuch?
Das Kassenbuch ist ein laufendes Verzeichnis aller Bargeldbewegungen. Es zeigt immer den aktuellen Kassenbestand und muss täglich geführt werden. Ein negativer Kassenbestand ist physisch unmöglich – entsteht er rechnerisch, liegt ein Fehler vor.
Aufbau des Kassenbuchs
| Datum | Beleg-Nr. | Buchungstext | Einnahmen (€) | Ausgaben (€) | Kassenbestand (€) |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.05. | – | Anfangsbestand | – | – | 350,00 |
| 02.05. | K001 | Barverkauf Ware | 238,00 | – | 588,00 |
| 03.05. | K002 | Porto (Briefmarken) | – | 12,50 | 575,50 |
| 04.05. | K003 | Bareinlage aus Privatentnahme | 500,00 | – | 1.075,50 |
| 05.05. | K004 | Barzahlung Reinigungskosten | – | 89,25 | 986,25 |
Pflichten beim Kassenbuch
Nach § 146 AO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) muss das Kassenbuch folgende Anforderungen erfüllen:
- Vollständigkeit: Jede Barein- und Barauszahlung muss erfasst werden
- Richtigkeit: Belege müssen vorhanden und aufbewahrt werden (10 Jahre)
- Zeitnähe: Tägliche Aufzeichnung ist erforderlich
- Unveränderlichkeit: Nachträgliche Korrekturen sind unzulässig (bei elektronischem Kassenbuch durch GoBD geregelt)
- Kassensturzfähigkeit: Der Kassenbestand muss jederzeit durch Zählen nachprüfbar sein
Buchung des Kassenbuchs in der FiBu
Die im Kassenbuch erfassten Vorgänge werden periodisch (täglich, wöchentlich) in die Finanzbuchhaltung übertragen:
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Barverkauf (inkl. 19 % USt) | Kasse | Umsatzerlöse Umsatzsteuer |
238,00 € 200,00 € 38,00 € |
| Barausgabe Porto (keine USt) | Porto | Kasse | 12,50 € |
| Privateinlage | Kasse | Eigenkapital / Privateinlage | 500,00 € |
Elektronisches Kassenbuch und GoBD
Elektronische Kassenbücher müssen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) entsprechen. Sie müssen manipulationssicher sein und eine Verfahrensdokumentation vorweisen können.
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Prüfungstipp: Das Kassenbuch ist kassensturzfähig – der rechnerische Saldo muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Ein negativer Kassenbestand ist ein sicheres Anzeichen für Buchungsfehler.