Das Journal – auch Grundbuch genannt – ist die chronologische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in zeitlicher Reihenfolge. Es bildet zusammen mit dem Hauptbuch das Herzstück der doppelten Buchführung und sorgt dafür, dass jeder Beleg lückenlos und nachvollziehbar erfasst wird.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Journal?
Das Journal ist das Buch, in dem sämtliche Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge ihres Entstehens festgehalten werden. Es beantwortet die Frage: Wann ist was passiert? Jeder Einkauf, jeder Verkauf, jede Zahlung und jede Abschreibung wird hier als Buchungssatz notiert – Tag für Tag, in der zeitlichen Abfolge.
Die Bezeichnung „Grundbuch“ verdeutlicht die Funktion: Es ist die Grundlage aller weiteren Aufzeichnungen. Ohne einen Eintrag im Journal darf keine Buchung auf den Konten erfolgen. Damit erfüllt das Grundbuch eine wichtige Kontroll- und Beweisfunktion, denn die chronologische Erfassung macht nachträgliche Manipulationen schwerer erkennbar – ein zentraler Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung.
Grundbuch und Hauptbuch
Grundbuch und Hauptbuch sind eng miteinander verknüpft, ordnen die Daten aber nach unterschiedlichen Gesichtspunkten:
- Grundbuch (Journal): ordnet alle Geschäftsvorfälle chronologisch, also nach dem Zeitpunkt ihres Auftretens.
- Hauptbuch: ordnet dieselben Vorfälle sachlich, das heißt nach einzelnen Konten (z. B. Kasse, Bank, Wareneingang, Umsatzerlöse).
- Zusammenspiel: Jeder Buchungssatz wird zunächst im Journal erfasst und anschließend auf die betroffenen Konten des Hauptbuchs übertragen. So entsteht aus der zeitlichen Liste eine kontenbezogene Auswertung.
Vereinfacht gilt: Das Grundbuch zeigt, wann gebucht wurde, das Hauptbuch zeigt, wo (auf welchem Konto) gebucht wurde. Beide enthalten dieselben Informationen, nur unterschiedlich sortiert.
Aufbau eines Journaleintrags
Ein vollständiger Eintrag im Journal enthält stets die gleichen Bestandteile, damit jeder Vorgang eindeutig nachvollziehbar bleibt:
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Belegnummer als Verweis auf den zugrunde liegenden Beleg (Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“)
- Buchungssatz in der Form Soll an Haben
- Betrag in Euro
- häufig zusätzlich ein kurzer Buchungstext zur Erläuterung
Ein einfaches Beispiel: Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 100 Euro und bezahlt bar. Der Journaleintrag lautet:
23.06. | Beleg-Nr. 045 | Büromaterial 100 EUR an Kasse 100 EUR – Barkauf Büromaterial.
Im Hauptbuch wird dieser Betrag anschließend auf dem Konto „Büromaterial“ im Soll und auf dem Konto „Kasse“ im Haben eingetragen.
Häufige Fragen zum Journal
Worin unterscheidet sich das Journal vom Hauptbuch?
Das Journal ordnet die Geschäftsvorfälle chronologisch nach dem Datum, das Hauptbuch ordnet sie sachlich nach Konten. Die Daten sind identisch, nur die Sortierung unterscheidet sich.
Warum heißt das Journal auch Grundbuch?
Weil es die Grundlage der gesamten Buchführung bildet. Jeder Vorfall wird zuerst hier erfasst, bevor er auf die Konten übertragen wird. Aus dem Grundbuch leiten sich alle weiteren Aufzeichnungen ab.
Wird das Journal heute noch von Hand geführt?
In der Praxis übernimmt das eine Buchhaltungssoftware. Beim Erfassen eines Buchungssatzes schreibt das Programm den Eintrag automatisch ins Journal und überträgt ihn zugleich ins Hauptbuch. Das chronologische Grundbuch bleibt dabei als Protokoll vollständig erhalten.