Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind ein Bündel von geschriebenen und ungeschriebenen Regeln, die jeder Kaufmann bei der Buchführung und Erstellung des Jahresabschlusses beachten muss. Sie sorgen dafür, dass die Buchführung klar, vollständig und für sachverständige Dritte nachvollziehbar ist.
Inhaltsverzeichnis
Was ist GoB – die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung?
Die GoB bilden den Rahmen für eine ordnungsgemäße kaufmännische Buchführung. Sie sind teils gesetzlich im Handelsgesetzbuch verankert (vor allem §§ 238 ff. HGB), teils ergeben sie sich aus Rechtsprechung, Praxis und betriebswirtschaftlicher Lehre. Zentral ist § 238 Abs. 1 HGB: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Über das Steuerrecht (§ 140 AO) gelten die GoB auch für die steuerliche Gewinnermittlung.
Welche Grundsätze gehören zu den GoB?
Die GoB lassen sich in mehrere Kernprinzipien gliedern, die ineinandergreifen:
- Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Buchungen müssen sachlich zutreffend und belegbar sein.
- Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Darstellung muss eindeutig und geordnet sein.
- Grundsatz der Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
- Belegprinzip: Es gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.
- Grundsatz der Einzelbewertung, Vorsicht und Periodenabgrenzung: Vermögensgegenstände werden einzeln und vorsichtig bewertet, Aufwendungen und Erträge dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet.
- Grundsatz der Unveränderlichkeit: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 239 Abs. 3 HGB).
Für die digitale Buchführung werden diese Anforderungen durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) konkretisiert.
Warum sind die GoB so wichtig?
Wer gegen die GoB verstößt, riskiert, dass Buchführung und Jahresabschluss als nicht ordnungsgemäß gelten. Im Steuerrecht kann das Finanzamt dann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Praktische Bedeutung haben unter anderem:
- die geordnete und sichere Aufbewahrung von Belegen und Büchern (in der Regel sechs bis zehn Jahre nach § 257 HGB),
- die zeitnahe und fortlaufende Erfassung der Geschäftsvorfälle,
- die Nachvollziehbarkeit jeder Buchung von der Quittung bis zum Abschluss (progressive und retrograde Prüfbarkeit).
So schaffen die GoB Vertrauen gegenüber Banken, Investoren, dem Finanzamt und Geschäftspartnern.
In der Lehre werden die GoB häufig in formelle und materielle Grundsätze unterteilt. Die formellen Grundsätze betreffen die äußere Gestaltung der Buchführung, etwa Klarheit, Übersichtlichkeit und die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Die materiellen Grundsätze betreffen den Inhalt der Buchungen, also Vollständigkeit, Richtigkeit und die zutreffende Bewertung. Beide Gruppen greifen ineinander: Erst wenn formelle Ordnung und inhaltliche Richtigkeit zusammenkommen, gilt eine Buchführung als ordnungsmäßig im Sinne des HGB. Für die Praxis bedeutet das ein durchgängiges System aus Belegen, Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbüchern.
Häufige Fragen zu den GoB
Sind die GoB gesetzlich verpflichtend?
Ja. Über § 238 HGB sind sie für jeden buchführungspflichtigen Kaufmann verbindlich und gelten nach § 140 AO auch für die steuerliche Buchführung. Verstöße können erhebliche steuerliche Folgen haben.
Worin unterscheiden sich GoB und GoBD?
Die GoB sind der übergeordnete Rahmen für jede ordnungsmäßige Buchführung. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung, die diese Grundsätze speziell für elektronische Buchführung und Datenzugriff präzisiert.
Was bedeutet „Keine Buchung ohne Beleg“?
Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen sein. Fehlt ein Fremdbeleg, ist ein nachvollziehbarer Eigenbeleg zu erstellen. Dieses Belegprinzip ist das Fundament einer prüfbaren Buchführung.