Die Prozesskostenrechnung ist ein Verfahren der Kostenrechnung, das die Gemeinkosten der indirekten Bereiche wie Einkauf, Logistik oder Verwaltung verursachungsgerecht über die dort ablaufenden Prozesse verteilt. Sie ergänzt die klassische Zuschlagskalkulation und ist eng mit dem angloamerikanischen Activity Based Costing verwandt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Prozesskostenrechnung?
In vielen Unternehmen sind die Gemeinkosten der indirekten Leistungsbereiche stark gewachsen, während die klassische Zuschlagskalkulation sie nur pauschal über prozentuale Zuschlagssätze auf Einzelkosten verrechnet. Das führt zu Verzerrungen, weil Produkte mit hohem Materialwert überproportional belastet, komplexe Kleinaufträge dagegen zu günstig kalkuliert werden. Die Prozesskostenrechnung löst dieses Problem, indem sie die Gemeinkosten den tatsächlich auslösenden Aktivitäten zuordnet. So entsteht mehr Kostentransparenz in den indirekten Bereichen.
Drei typische Effekte werden mit der Prozesskostenrechnung sichtbar gemacht. Der Allokationseffekt beschreibt die verursachungsgerechtere Verteilung der Gemeinkosten anstelle pauschaler Zuschläge. Der Komplexitätseffekt zeigt, dass variantenreiche und komplexe Produkte mehr Prozesse auslösen und damit höhere Kosten verursachen. Der Degressionseffekt macht deutlich, dass die Stückkosten je Prozess mit steigender Menge sinken, weil sich die Kosten auf mehr Einheiten verteilen. Anders als ein vollständiges System ist die Prozesskostenrechnung in der Praxis meist eine Ergänzung zur bestehenden Kostenrechnung und wird gezielt für die kostenintensiven Gemeinkostenbereiche eingesetzt.
Ablauf und Prozesskostensätze
Die Prozesskostenrechnung wird in mehreren Schritten aufgebaut:
- Tätigkeitsanalyse: In jeder Kostenstelle werden die Teilprozesse erfasst, etwa „Bestellung auslösen“ oder „Wareneingang prüfen“.
- Bezugsgrößen (Kostentreiber) festlegen: Für jeden Prozess wird die Maßgröße bestimmt, die die Kostenhöhe bestimmt, z. B. die Anzahl der Bestellungen.
- Prozesskostensatz berechnen: Prozesskosten ÷ Prozessmenge = Kostensatz je Prozessdurchführung.
Unterschieden werden leistungsmengeninduzierte (lmi) Prozesse, deren Kosten sich mit der Menge verändern, und leistungsmengenneutrale (lmn) Prozesse wie „Abteilung leiten“, deren Kosten mengenunabhängig anfallen und über einen Umlagesatz zugeschlagen werden.
Berechnungsbeispiel
Eine Beschaffungsabteilung verursacht für den Prozess „Bestellung abwickeln“ jährliche Prozesskosten von 120.000 € und führt 6.000 Bestellungen durch.
- Prozesskostensatz: 120.000 € ÷ 6.000 = 20 € je Bestellung
Ein Produkt, dessen Beschaffung 3 Bestellungen erfordert, wird damit mit 3 × 20 € = 60 € an Beschaffungs-Gemeinkosten belastet. Ein Produkt mit nur einer Bestellung trägt lediglich 20 €. Kommen leistungsmengenneutrale Kosten hinzu, etwa 12.000 € für die Leitung der Abteilung, so werden diese als Umlage anteilig auf die lmi-Prozesse verteilt; der Umlagesatz beträgt hier 10 Prozent (12.000 € auf 120.000 €), sodass sich der Satz je Bestellung auf 22 € erhöht. Auf diese Weise zeigt die Prozesskostenrechnung, dass varianten- und auftragsreiche Produkte deutlich höhere Gemeinkosten verursachen, als eine pauschale Zuschlagskalkulation vermuten lässt. Genau dieser Erkenntnisgewinn macht sie zu einem wertvollen Instrument für strategische Entscheidungen über Sortiment, Variantenvielfalt und Preisgestaltung.
Häufige Fragen zur Prozesskostenrechnung
Wofür eignet sich die Prozesskostenrechnung besonders?
Sie eignet sich vor allem für indirekte Bereiche mit hohem Gemeinkostenanteil und repetitiven Tätigkeiten, etwa Einkauf, Logistik, Qualitätssicherung oder Auftragsabwicklung.
Was ist ein Kostentreiber?
Ein Kostentreiber ist die Bezugsgröße, die die Höhe der Prozesskosten bestimmt, beispielsweise die Anzahl der Bestellungen, Lieferungen oder Prüfvorgänge.
Worin unterscheiden sich lmi- und lmn-Prozesse?
Leistungsmengeninduzierte Prozesse verändern sich mit der Bearbeitungsmenge, leistungsmengenneutrale Prozesse fallen mengenunabhängig an und werden den lmi-Prozessen anteilig zugeschlagen.