Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Verpflegung von Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern. Bei geschäftlichem Anlass sind sie steuerlich nur teilweise als Betriebsausgabe abziehbar. Für den Abzug gelten strenge Nachweis- und Formvorschriften, deren Einhaltung das Finanzamt genau prüft.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Bewirtungskosten?
Zu den Bewirtungskosten zählen Ausgaben für Speisen, Getränke und übliche Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobe. Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist der Anlass der Bewirtung:
- Geschäftlich veranlasst: Bewirtung von Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern.
- Betrieblich veranlasst: Bewirtung ausschließlich eigener Mitarbeiter, etwa bei einer internen Besprechung oder Betriebsfeier.
Nicht abziehbar sind Aufwendungen, die als unangemessen gelten oder rein privat veranlasst sind, etwa eine Geburtstagsfeier des Unternehmers. Die Angemessenheit beurteilt sich nach Branchenüblichkeit, Anlass und der Bedeutung des Geschäfts. Keine Bewirtung im steuerlichen Sinne sind übliche Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee oder Gebäck bei einer Besprechung; diese sind in voller Höhe abziehbar.
Abzug und Vorsteuer
Bei geschäftlich veranlasster Bewirtung sind die angemessenen Kosten nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar; 30 % gelten als nicht abziehbar. Die Vorsteuer ist dagegen zu 100 % abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt:
- Rechnungsbetrag netto 100 Euro, Umsatzsteuer 19 Euro
- Betriebsausgabe: 70 Euro abziehbar, 30 Euro nicht abziehbar
- Vorsteuer: 19 Euro voll abziehbar
Bei rein betrieblicher Bewirtung eigener Mitarbeiter sind die Kosten dagegen zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar. Die 70-Prozent-Grenze greift also nur bei der Bewirtung externer Geschäftspartner.
Anforderungen an den Bewirtungsbeleg
Als Nachweis ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg erforderlich. Er muss enthalten:
- Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen
- Anlass der Bewirtung sowie die Namen aller Teilnehmer
- bei Gaststättenbewirtung die maschinell erstellte Rechnung mit Umsatzsteuerausweis
Die geschäftlichen Angaben zu Anlass und Teilnehmern sind zeitnah zu machen und vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro, muss die Rechnung zusätzlich den Namen des bewirtenden Unternehmens ausweisen. Fehlen wesentliche Angaben, versagt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug vollständig. Wichtig ist außerdem, dass die Rechnung maschinell erstellt und registriert ist; handschriftliche Eigenbelege genügen bei einer Gaststättenbewirtung nicht. Die 30 Prozent des nicht abziehbaren Anteils sind in der Buchhaltung auf einem gesonderten Konto zu erfassen, damit sie außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden können. So bleibt die steuerliche Behandlung nachvollziehbar und prüfungssicher.
Häufige Fragen zu Bewirtungskosten
Warum sind nur 70 Prozent abziehbar?
Der Gesetzgeber unterstellt bei geschäftlichen Bewirtungen einen privaten Mitgenuss und begrenzt den Betriebsausgabenabzug deshalb pauschal auf 70 % der angemessenen Kosten.
Ist die Vorsteuer trotzdem voll abziehbar?
Ja. Anders als der Betriebsausgabenabzug ist die Vorsteuer zu 100 % abziehbar, solange eine ordnungsgemäße Rechnung mit Umsatzsteuerausweis vorliegt und die Bewirtung betrieblich veranlasst ist. Die Kürzung auf 70 % betrifft ausschließlich die Ertragsteuer, nicht die Umsatzsteuer.
Was gilt bei der Bewirtung eigener Mitarbeiter?
Sie gilt als betrieblich veranlasst und ist zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar. Die 70-Prozent-Grenze greift nur bei der Bewirtung externer Geschäftspartner. Bei gemischten Anlässen mit Kunden und Mitarbeitern werden die Kosten anteilig aufgeteilt. Zu beachten ist außerdem, dass Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen eigenen Freibetragsregelungen unterliegen und darüber hinaus lohnsteuerpflichtig sein können.