Die Anfrage ist im Einkaufs- und Beschaffungsprozess die Aufforderung eines Interessenten an einen oder mehrere Lieferanten, ein Angebot über bestimmte Waren oder Dienstleistungen abzugeben. Mit der Anfrage beginnt typischerweise die Anbahnung eines Kaufvertrags: Der Anfragende möchte Informationen über Preise, Konditionen und Verfügbarkeit erhalten, um Angebote vergleichen zu können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Anfrage?
Die Anfrage steht am Anfang des Beschaffungsprozesses und ist die erste Stufe der Geschäftsanbahnung zwischen Käufer und Verkäufer. Rechtlich ist sie unverbindlich: Wer eine Anfrage stellt, geht keine Verpflichtung ein und ist nicht zum Kauf verpflichtet. Auch der Lieferant ist durch eine Anfrage nicht gebunden. Erst das auf die Anfrage hin abgegebene Angebot kann den Verkäufer binden, und erst die anschließende Bestellung führt – bei Annahme – zum Vertragsabschluss. Die Anfrage dient also der Information und der Vorbereitung einer Kaufentscheidung.
Inhalt und Arten der Anfrage
Eine sorgfältig formulierte Anfrage enthält die für ein vergleichbares Angebot nötigen Angaben:
- Art, Menge und Qualität der gewünschten Ware oder Leistung.
- Gewünschte Liefer- und Zahlungsbedingungen.
- Liefertermin und gegebenenfalls der Lieferort.
- Bitte um Angaben zu Preisen, Rabatten und Nebenkosten wie Verpackung und Fracht.
Man unterscheidet zwei Grundformen: Bei der bestimmten (speziellen) Anfrage ist der Bedarf genau festgelegt; der Anfragende weiß bereits, was er benötigt, und fragt konkrete Konditionen ab. Bei der unbestimmten (allgemeinen) Anfrage wünscht der Interessent zunächst allgemeine Informationen, etwa Kataloge, Preislisten oder Produktübersichten, um sich einen Marktüberblick zu verschaffen.
Rechtliche Bedeutung und Einordnung
Die Anfrage ist rechtlich eine bloße invitatio ad offerendum, also eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, und stellt selbst kein bindendes Angebot dar. Daraus folgt, dass aus einer Anfrage allein keine Ansprüche entstehen. Im idealtypischen Ablauf eines Beschaffungsvorgangs folgt auf die Anfrage das Angebot des Lieferanten, dann der Angebotsvergleich, die Bestellung und schließlich die Lieferung mit Rechnung. Mehrere Anfragen an verschiedene Lieferanten ermöglichen einen Angebotsvergleich, der die Grundlage für eine wirtschaftlich vorteilhafte Beschaffungsentscheidung bildet. Beim Vergleich werden nicht nur die Preise, sondern auch Qualität, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und Zuverlässigkeit der Lieferanten berücksichtigt. Eine gut vorbereitete Anfrage spart somit Zeit und Kosten, weil die eingehenden Angebote unmittelbar gegenübergestellt werden können und Rückfragen vermieden werden.
Häufige Fragen zur Anfrage
Ist eine Anfrage rechtlich bindend?
Nein. Die Anfrage ist unverbindlich und verpflichtet weder den Anfragenden zum Kauf noch den Lieferanten zur Lieferung. Sie ist lediglich eine Aufforderung, ein Angebot abzugeben.
Worin unterscheiden sich bestimmte und unbestimmte Anfrage?
Bei der bestimmten Anfrage ist der Bedarf konkret festgelegt und es werden gezielt Konditionen erfragt. Bei der unbestimmten Anfrage werden zunächst allgemeine Informationen wie Kataloge oder Preislisten erbeten.
Warum stellt man mehrere Anfragen?
Durch Anfragen bei mehreren Lieferanten erhält der Einkäufer verschiedene Angebote, die er hinsichtlich Preis, Qualität und Konditionen vergleichen kann. So lässt sich das wirtschaftlich günstigste Angebot auswählen.