Prozessmanagement (auch Business Process Management, BPM) umfasst alle Maßnahmen zur systematischen Identifikation, Dokumentation, Analyse und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Abläufe effizienter, transparenter und kundenorientierter zu gestalten.
Definition: Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die einen definierten Input in einen Kundennutzen (Output) umwandelt. Jeder Prozess hat einen klaren Anfang (Trigger), ein Ende (Ergebnis) sowie zugeordnete Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Qualitätsziele.
| Prozessart | Beispiele |
|---|---|
| Kernprozesse | Produktion, Vertrieb, Kundenservice – direkte Wertschöpfung |
| Unterstützungsprozesse | IT, HR, Buchhaltung – Enabler für Kernprozesse |
| Führungsprozesse | Strategieentwicklung, Controlling, Qualitätsmanagement |
Prozessmodellierung mit BPMN
Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist der internationale Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Grundelemente:
- Startereignis (Kreis): Löst den Prozess aus
- Aufgabe/Aktivität (Rechteck): Einzelne Arbeitsschritte
- Gateway (Raute): Entscheidungspunkt oder Parallelisierung
- Sequenzfluss (Pfeil): Verbindet die Elemente in der richtigen Reihenfolge
- Endereignis (dicker Kreis): Abschluss des Prozesses
- Pool / Lane: Organisationseinheiten oder Rollen im Prozess
Prozess-KPIs zur Steuerung
| KPI | Definition | Ziel |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit | Zeit von Auftragseingang bis Auslieferung | Minimieren |
| Liegezeit | Wartezeit zwischen Prozessschritten | Minimieren |
| Fehlerquote | Anteil fehlerhafter Outputs | Minimieren |
| Prozesskosten | Kosten je Prozessdurchlauf | Minimieren |
| Wertschöpfungsanteil | Anteil wertschöpfender Zeit an der Gesamtzeit | Maximieren |
Methoden der Prozessoptimierung
- Lean-Ansatz: Eliminierung von Verschwendung (Muda) entlang des Wertstroms
- Six Sigma: Statistische Reduktion von Prozessfehlern auf unter 3,4 ppm
- Kaizen / KVP: Kontinuierliche schrittweise Verbesserung durch alle Mitarbeiter
- Automatisierung (RPA): Robotic Process Automation für repetitive, regelbasierte Aufgaben
Der Prozessmanagement-Zyklus
- Identifikation: Welche Prozesse existieren? Welche sind kritisch?
- Dokumentation (Ist-Aufnahme): Prozesse in BPMN visualisieren
- Analyse: Schwachstellen, Engpässe, Kosten identifizieren
- Optimierung (Soll-Design): Verbesserte Prozesse entwickeln
- Implementierung: Neuen Prozess einführen, Mitarbeiter schulen
- Controlling: KPIs messen, Abweichungen analysieren
Prüfungstipp: Prozessmanagement: Prozessarten (Kern-, Unterstützungs-, Führungsprozesse) und BPMN-Grundelemente kennen. Unterschied Lean vs. Six Sigma vs. Reengineering erläutern. Typische Aufgabe: Einen beschriebenen Prozess in Schritten darstellen und Optimierungspotenziale nennen.