Das Prozessmanagement – auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) genannt – umfasst die Planung, Steuerung, Überwachung und Optimierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Ziel ist es, Abläufe effizienter, schneller und kundenorientierter zu gestalten. Ein Geschäftsprozess ist dabei eine Folge von Tätigkeiten, die aus einem Input ein für den Kunden wertvolles Ergebnis (Output) erzeugt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Prozessmanagement?
Im Mittelpunkt des Prozessmanagements steht die Sicht auf das Unternehmen als Bündel von Prozessen statt nur als Hierarchie von Abteilungen. Statt einzelne Funktionen isoliert zu betrachten, wird der gesamte Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis durchgängig analysiert und verbessert. Man unterscheidet typischerweise:
- Kernprozesse: wertschöpfende Abläufe mit direktem Kundenbezug, etwa die Auftragsabwicklung oder die Produktion.
- Unterstützungsprozesse: Abläufe, die Kernprozesse ermöglichen, z. B. Buchhaltung, IT oder Personalwesen.
- Managementprozesse: steuernde Prozesse wie Planung, Controlling und Strategie.
Phasen und Kennzahlen
Prozessmanagement folgt einem fortlaufenden Kreislauf, der dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ähnelt:
- Identifikation: Erfassen und Abgrenzen der relevanten Prozesse.
- Modellierung: grafische Darstellung der Abläufe, etwa als Flussdiagramm oder mit BPMN.
- Durchführung und Steuerung: Umsetzung der Prozesse im Tagesgeschäft.
- Überwachung: Messung anhand von Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Prozesskosten und Fehlerquote.
- Optimierung: kontinuierliche Verbesserung der Abläufe.
Aussagekräftige Kennzahlen sind die Voraussetzung dafür, Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen messbar zu machen.
Methoden des Prozessmanagements
Zur Analyse und Verbesserung von Prozessen stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP/Kaizen): schrittweise Optimierung in kleinen Schritten.
- Business Process Reengineering: grundlegende Neugestaltung ganzer Prozesse.
- Lean Management: Vermeidung von Verschwendung und Konzentration auf Wertschöpfung.
- Six Sigma: statistisch fundierte Reduzierung von Fehlern und Streuung.
Zur Darstellung der Abläufe haben sich Standards wie die BPMN (Business Process Model and Notation) oder die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) etabliert.
Nutzen und Ziele des Prozessmanagements
Ein systematisches Prozessmanagement bringt Unternehmen messbare Vorteile, weil es Abläufe transparent macht und Verbesserungspotenziale sichtbar werden lässt. Zu den wichtigsten Zielen zählen:
- Effizienzsteigerung: Doppelarbeit und unnötige Schnittstellen werden abgebaut.
- Qualitätsverbesserung: standardisierte Abläufe senken die Fehlerquote.
- Kostensenkung: kürzere Durchlaufzeiten reduzieren die Prozesskosten.
- Kundenorientierung: Prozesse werden konsequent am Kundennutzen ausgerichtet.
- Transparenz: klare Verantwortlichkeiten und dokumentierte Abläufe erleichtern die Steuerung.
Damit ist Prozessmanagement nicht nur ein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Führungsaufgabe. Es schafft die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung und unterstützt zugleich die Digitalisierung, da klar definierte Prozesse die Voraussetzung für ihre Automatisierung bilden.
Zur erfolgreichen Einführung gehört auch die klare Zuweisung von Verantwortung: Ein sogenannter Prozessverantwortlicher (Process Owner) steuert und überwacht einen Prozess über Abteilungsgrenzen hinweg. Unterstützt wird das Prozessmanagement zunehmend durch Software, die Abläufe modelliert, automatisiert und ihre Kennzahlen in Echtzeit auswertet. So wird aus einer einmaligen Analyse ein dauerhaft gelebter Verbesserungskreislauf.
Häufige Fragen zum Prozessmanagement
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine logische Folge von Tätigkeiten, die aus einem Input unter Einsatz von Ressourcen ein definiertes Ergebnis für einen internen oder externen Kunden erzeugt.
Welche Ziele verfolgt Prozessmanagement?
Vor allem höhere Effizienz, kürzere Durchlaufzeiten, geringere Kosten, bessere Qualität und eine stärkere Kundenorientierung der Abläufe.
Worin unterscheiden sich KVP und Reengineering?
KVP verbessert Prozesse schrittweise in kleinen Schritten, während das Business Process Reengineering Prozesse radikal und grundlegend neu gestaltet.