KPI steht für Key Performance Indicators, zu Deutsch Leistungskennzahlen. Es handelt sich um ausgewählte Kennzahlen, mit denen der Fortschritt und der Erfolg bei der Erreichung wichtiger Unternehmensziele gemessen werden. KPIs verdichten komplexe Sachverhalte auf wenige, aussagekräftige Messgrößen und bilden damit die Grundlage für Steuerung und Entscheidungen im Controlling.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Key Performance Indicators?
Key Performance Indicators sind die Schlüsselkennzahlen, die für den Erfolg eines Unternehmens, eines Bereichs oder eines Projekts besonders bedeutsam sind. Nicht jede Kennzahl ist ein KPI – erst die strategische Relevanz macht eine Kennzahl zum KPI. Sie beantworten die Frage, ob gesetzte Ziele erreicht werden, und ermöglichen einen Soll-Ist-Vergleich. Gute KPIs sind eindeutig definiert, messbar und aus den übergeordneten Zielen abgeleitet. Man unterscheidet dabei Frühindikatoren, die auf künftige Entwicklungen hinweisen, und Spätindikatoren, die Ergebnisse der Vergangenheit abbilden.
Beispiele für KPIs
KPIs unterscheiden sich je nach Unternehmensbereich. Typische Beispiele sind:
- Finanzen: Umsatzrendite, Eigenkapitalrentabilität, Cashflow, Deckungsbeitrag.
- Vertrieb und Marketing: Conversion Rate, Kundengewinnungskosten, Marktanteil.
- Produktion: Ausschussquote, Termintreue, Maschinenauslastung.
- Personal: Fluktuationsrate, Krankenstand, Weiterbildungsquote.
Entscheidend ist, nur wenige, wirklich aussagekräftige KPIs auszuwählen, um den Blick auf das Wesentliche nicht zu verlieren. Zu viele Kennzahlen führen leicht zu Unübersichtlichkeit und erschweren die Steuerung.
Die SMART-Kriterien für KPIs
Damit ein KPI seine Steuerungsfunktion erfüllt, sollte das zugrunde liegende Ziel den SMART-Kriterien genügen:
- Spezifisch – konkret und eindeutig formuliert.
- Messbar – mit einer klaren Messgröße hinterlegt.
- Attraktiv (oder akzeptiert) – vom Team als sinnvoll anerkannt.
- Realistisch – mit den vorhandenen Mitteln erreichbar.
- Terminiert – mit einem festen Zeitbezug versehen.
Beispiel: Statt „Wir wollen mehr Umsatz“ formuliert man SMART: „Steigerung des Onlineumsatzes um 15 % bis zum 31.12.“. Daraus lässt sich ein eindeutiger KPI ableiten, dessen Zielerreichung sich jederzeit überprüfen lässt.
KPIs richtig einsetzen
Damit KPIs ihre Wirkung entfalten, müssen sie regelmäßig gemessen, transparent kommuniziert und mit Verantwortlichkeiten hinterlegt werden. Ein KPI ohne Zielwert und ohne Konsequenzen bleibt eine bloße Zahl. Sinnvoll ist es, KPIs in einem übersichtlichen Bericht oder Dashboard zusammenzufassen und im Zeitverlauf zu beobachten. Wichtig ist außerdem, dass die Kennzahlen nicht zu Fehlanreizen führen: Wird nur eine einzelne Größe optimiert, können andere Bereiche leiden. Ein ausgewogenes Set aus wenigen, aufeinander abgestimmten KPIs steuert das Unternehmen am wirksamsten.
Häufige Fragen zu KPIs
Was ist der Unterschied zwischen Kennzahl und KPI?
Jede KPI ist eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl ist eine KPI. KPIs sind die für die Zielerreichung besonders wichtigen Schlüsselkennzahlen mit strategischer Bedeutung.
Wie viele KPIs sollte ein Unternehmen verwenden?
Weniger ist mehr: Empfohlen werden pro Bereich nur wenige zentrale KPIs, damit die Steuerung übersichtlich bleibt und sich die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche richtet.
Wozu dienen die SMART-Kriterien bei KPIs?
Die SMART-Kriterien stellen sicher, dass die Ziele hinter den KPIs konkret, messbar und terminiert sind. Nur dann kann ein KPI verlässlich anzeigen, ob ein Ziel erreicht wurde. Vage formulierte Ziele lassen sich dagegen weder eindeutig messen noch nachvollziehbar bewerten und taugen deshalb nicht als Grundlage für die Steuerung.