Rechnungen sind Abrechnungsdokumente, mit denen ein Unternehmer eine erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet. Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist die ordnungsgemäße Rechnung die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Empfängers (§ 15 UStG). Fehlen gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen — mit teils erheblichen steuerlichen Folgen für den Rechnungsempfänger.
Inhaltsverzeichnis
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Rechnungen über 250 € brutto müssen folgende Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Erläuterung / Besonderheit |
|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Vollständige Firmenbezeichnung und Adresse |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Vollständige Bezeichnung und Adresse des Kunden |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Mindestens eine der beiden Nummern des Ausstellers |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungsausstellung (nicht des Leistungsdatums) |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig im Rechnungssystem des Ausstellers |
| Art und Menge der Lieferung / Leistung | Konkrete Bezeichnung, keine allgemeinen Sammelbegriffe |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Liefer- oder Leistungsdatum; Kalendermonat reicht aus |
| Entgelt (Nettobetrag) | Aufgeteilt nach Steuersätzen (7 % und 19 %) |
| Steuerbetrag und Steuersatz | Oder Hinweis auf Steuerbefreiung mit Rechtsgrundlage |
Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnung. Sie benötigen vereinfachte Angaben: vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbezeichnung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängerangaben sind nicht zwingend — der Vorsteuerabzug bleibt dennoch möglich.
Buchungssätze — Eingangs- und Ausgangsrechnung
Im Buchungssatz (Soll an Haben) werden Rechnungen wie folgt erfasst:
Eingangsrechnung — Kauf einer Maschine für netto 10.000 €, 19 % USt = 1.900 €:
| Soll (Konto) | Betrag | Haben (Konto) | Betrag |
|---|---|---|---|
| Maschinen (0200) | 10.000 € | Verbindlichkeiten a. LL (1600) | 11.900 € |
| Vorsteuer 19 % (1576) | 1.900 € |
Ausgangsrechnung — Leistung für netto 5.000 €, 19 % USt = 950 €:
| Soll (Konto) | Betrag | Haben (Konto) | Betrag |
|---|---|---|---|
| Forderungen a. LL (1200) | 5.950 € | Umsatzerlöse (8000) | 5.000 € |
| Umsatzsteuer 19 % (1776) | 950 € |
Mehr zur Buchung der Umsatzsteuer finden Sie im verlinkten Beitrag. Der Unterschied zwischen Vorsteuer (Eingangsseite) und Umsatzsteuer (Ausgangsseite) wird im Beitrag Vorsteuer vs. Umsatzsteuer ausführlich erläutert.
E-Rechnung: Pflicht ab 2026 im B2B-Bereich
Seit dem 1. Januar 2026 sind inländische Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten (§ 14 Abs. 1 UStG n. F., gemäß Wachstumschancengesetz). Als anerkannte Formate gelten insbesondere XRechnung (XML-basiert, Standard für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (hybrides Format: PDF mit eingebettetem XML). PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten gelten als „sonstige Rechnung“ und sind für die Ausstellungspflicht nicht mehr ausreichend, sobald auch der Empfänger ein inländischer Unternehmer ist.
Gutschrift als Rechnung und Storno
Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift nicht mit einer kaufmännischen Gutschrift gleichzusetzen: Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist eine Gutschrift eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird — also eine sogenannte „Abrechnungsgutschrift“. Der Aussteller ist in diesem Fall der Leistungsempfänger, nicht der leistende Unternehmer. Diese Form ist in bestimmten Branchen (z. B. bei Provisionsabrechnungen) üblich. Eine Stornorechnung hebt eine bereits ausgestellte Rechnung auf: Sie muss dieselben Angaben enthalten wie die Ursprungsrechnung, jedoch mit negativen Beträgen und einem ausdrücklichen Hinweis auf die stornierte Rechnungsnummer. Buchungssatz Storno beim Aussteller: Umsatzsteuer 19 % und Umsatzerlöse an Forderungen a. LL (spiegelbildliche Buchung zur Ausgangsrechnung).
Skonto und Zahlungsbedingungen auf der Rechnung
Rechnungen enthalten häufig Zahlungsbedingungen, die steuerlich relevant sind. Wird ein Skonto gewährt (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen“), mindert dieser das umsatzsteuerliche Entgelt, sobald der Skonto tatsächlich in Anspruch genommen wird. Der Vorsteuerabzug des Empfängers ist entsprechend zu korrigieren (§ 17 UStG). Im Buchungssatz bei Zahlung unter Skontoabzug durch den Schuldner: Verbindlichkeiten a. LL an Bank, Erhaltener Skonto und Vorsteuerkorrektur. Für den Rechnungsaussteller reduziert der gewährte Skonto den Umsatzerlös. Eine korrekte Skontobuchung stellt sicher, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung den tatsächlichen Zahlungseingang widerspiegelt.
Aufbewahrungspflichten
Rechnungen — ausgestellte wie empfangene — müssen nach § 147 AO und § 14b UStG 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Ausstellungsjahres. Digitale Belege sind nach den GoBD revisionssicher zu archivieren; ein bloßer Papierausdruck einer elektronischen Rechnung genügt nicht. Bei fehlenden Belegen kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug oder Betriebsausgabenabzug rückwirkend versagen.
Häufige Fragen
Wann darf eine Rechnung berichtigt werden?
Eine fehlerhafte Rechnung kann nach § 14 Abs. 6 UStG i. V. m. § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Die Berichtigung erfolgt durch ein Dokument, das ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt und die korrigierten Angaben enthält. Nach aktueller EuGH-Rechtsprechung ist eine rückwirkende Wirkung der Berichtigung grundsätzlich möglich.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, ist die Rechnung umsatzsteuerlich mangelhaft. Der Leistungsempfänger kann den Vorsteuerabzug erst geltend machen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Der Aussteller schuldet die ausgewiesene Umsatzsteuer unabhängig von der Formwirksamkeit der Rechnung (§ 14c UStG).
Gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist auch für E-Mail-Rechnungen?
Ja. Elektronische Rechnungen — ob PDF per E-Mail, XRechnung oder ZUGFeRD — müssen 10 Jahre im Original digital aufbewahrt werden. Die GoBD untersagen, eine elektronisch empfangene Rechnung nur in Papierform zu archivieren. Revisionssichere Archivierungssysteme müssen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen.