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Die körperliche Inventur umfasst alle gegenständlichen Bestandswerte des Unternehmens. Zu den Bereichen, die durch die körperliche Inventur erfasst werden, gehören Verkaufsräume, Lagerräume, Ausstellungsräume, Verkehrsflächen, Produktionsstätten jeder Art und die Büros. Für die Organisation der gesamten Inventur im Unternehmen ist ein Inventurleiter durch die Geschäftsleitung zu bestimmen, der für die gesamte ordnungsgemäße Durchführung der Inventurmaßnahmen verantwortlich zeichnet und die Leitung während der Inventur innehat. In die körperliche Inventur gehen alle dem Unternehmen gehörenden Vermögensgegenstände ein. Nicht zu berücksichtigen sind bei der Inventur solche Gegenstände, die nicht Unternehmensbesitz sind. Das sind beispielsweise in Kommission genommene Waren, Verpackungen, Transportgegenständer und mehr von anderen Unternehmen, die sich auf dem Betriebsgelände befinden

Die Organisation der körperlichen Inventur

Die Organisation der körperlichen Inventur im Unternehmen erfordert einiges an Planungstätigkeit. So ist zu planen, in welchen Zeiträumen die Inventur stattfinden wird, ob eine Schließung des Betriebs notwendig ist und auch ob eine Stichtagsinventur oder eine zeitversetzte Inventur vorgenommen werden soll. Damit alle durchgeführten Maßnahmen während der körperlichen Inventur nachvollziehbar und belegt sind, muss ein ausführliches Inventurprotokoll geführt werden. Damit die Vollständigkeit garantiert werden kann, müssen Maßnahmen festgelegt werden, um auch ausgelagerte Vorräte des Unternehmens und während der Inventur eingehende Waren oder andere Gegenstände, sowie die Unterwegswaren zu erfassen.
Zur Vorbereitung der körperlichen Inventur müssen die Bestände des Unternehmens, insbesondere die Lagerbestände, übersichtlich geordnet werden, um sie für Zählungen und Messungen zugänglich zu machen und leicht erfassen zu können.
Während der körperlichen Inventur hat der Inventurleiter die Aufgabe dafür zu sorgen, dass es nicht zu Unterlassungen bei der Erfassung oder zu Doppelzählungen kommt.
Für die Durchführung der Inventur muss gewährleistet sein, dass zum Aufnahmepersonal und Prüfungspersonal keine Mitarbeiter aus der Buchhaltung oder der Lagerverwaltung herangezogen werden, um die Gefahr von Manipulationen jeder Art auszuschließen.
Nach dem Abschluss der Tätigkeit zur körperlichen Inventur in einem jeweiligen Aufnahmebereich, beginnt die Überprüfung der vorgenommenen Bestandsaufnahme. Für eine solche Prüfung werden in Regel Stichproben einer nochmaligen Nahzählung unterzogen. Gewöhnlich wird dazu etwa jede zehnte der erfassten Position überprüft. Nach der Prüfung kann der Inventurleiter die Inventurbereiche, in denen körperliche Inventur und Prüfung vollzogen wurden, wieder für den normalen geschäftlichen Betrieb freigeben.