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Die Buchinventur für nicht materielles Inventar
Während die körperliche Inventur die gegenständlichen, materiellen Bestandswerte des Unternehmens erfasst, nimmt die Buchinventur oder die belegmäßige Aufnahme jene Bestandswerte auf, die nicht materiell greifbar sind. Sie befasst sich mit der Bestandsaufnahme von Bankguthaben, von Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Buchinventur wird also auf all solche Bestandteile des Betriebsvermögens angewandt, die nicht durch Methoden wie Zählen, Messen oder Wiegen, sowie mathermatisch-statistische Grundlagen zur Stichprobenanwendung erfasst werden können. Zur zuverlässigen Erfassung des Anlagevermögens wird eine Anlagenkartei bei der Buchinventur geführt. Wie für die übrigen Erfassungen durch die Inventur im Unternehmen bildet der § 241 2 des HGB (Handelsgesetzbuch) die rechtliche Grundlage für die Durchführung der Buchinventur.

Die Durchführung der Buchinventur

Die Grundlage für die Buchinventur bilden die Belege der Buchführung des Unternehmens. Hier werden Rechnungen, Salden- und Bestandslisten, Kontostände, Umfang von Forderungen, Außenständen und Verbindlichkeiten und weitere Teile des immateriellen Vermögens erfasst. Bei der Buchinventur wird dann das Gesamtergebnis dieser Werte ermittelt.
Des Weiteren wird das Verfahren der Buchinventur auch bei der permanenten Inventur angewandt, wenn es um die Erfassung von solchen materiellen, körperlichen Beständen im Unternehmen geht, die keinen nennenswerten Schwankungen unterliegen. Hierfür gilt das Inventurvereinfachungsverfahren. Allerdings muss auch bei der Anwendung des Verfahrens der Buchinventur auf die Erfassung von gegenständlichen Bestandswerten in bestimmten Abständen der Soll- und Ist-Abgleich über die Durchführung einer körperlichen Inventur zu machen.
Bei der Buchinventur ist die höchste Genauigkeit und Stimmigkeit durch die Darlegung der vorhandenen Belege erforderlich. Aufgeführt werden sowohl die Guthabenseiten wie auch die Salden der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Daher müssen zum zweckmäßigen Durchführen der Buchinventur alle Belege über Einnahmen, Guthaben auf Konten, offenen Außenstände bei Kunden, ebenso sämtliche Schulden des Unternehmens, regelmäßige und einmalige Verbindlichkeiten und sämtliche Forderungen eindeutig belegbar sein. Diese Vorarbeit über die gesamte Periode zwischen den Inventurzeiten zu leisten ist die Aufgabe der Buchführung nach geltenden Grundsätzen für die ordnungsgemäße Buchführung, kurz GoB, nach der keine Buchung ohne gültigen Beleg vorgenommen werden kann. Es gibt Vorgaben über die Fristen für die Aufbewahrung bestimmter Belege. Die Finanzbehörde ist berechtigt, Buchprüfungen in den Unternehmen durchzuführen, um den vorschriftsmäßigen Verlauf der Buchführung und der Belegung der Unternehmensvorgänge zu überprüfen.