Home » Jahresabschluss » Rückstellungen

Nicht jede Position im Rechnungswesen muss schon in der Höhe bekannt sein. Bei den Positionen in der Bilanz die im Passivbereich stehen sind dies die sogenannten Rückstellungen. Zwar werden sie mit großer Wahrscheinlichkeit eintreffen, aber es ist noch nicht abzusehen in welcher Höhe sie wirklich eintreten müssen. So sind Rückstellungen Verbindlichkeiten, die zu einem späteren Zeitpunkt eintreffen werden, die aber schon vorher in der Buchführung aufgeführt werden.

Beispiel:

Ein gutes Beispiel für die Rückstellungen sind die Pensionsrückstellungen, wobei ein Unternehmen für die Zukunft seiner Arbeitnehmer immer wieder Rückstellungen bildet, damit diese nach dem Beginn der Rentenzeit von einer Betriebsrente leben können. Hierbei ist die Höhe der Rückstellungen zwar vielleicht noch die eine Summe, die den späteren Zahlungen entspricht. Aber das Unternehmen weiß genau, dass wenn der Mitarbeiter das Rentenalter erreicht hat, diese Zahlungen zu leisten sind. So sorgen Rückstellungen dafür, dass ein finanzielles Polster von den Unternehmen gebildet werden kann und das im Rentenfall nicht Kosten anfallen, die das Unternehmen nicht leisten wird.

Rückstellungsarten

Besieht man sich in der Buchführung die Rückstellungen, dann kann man verschiedene Arten finden. Wer im Handelsgesetzbuch nachschaut, der wird entdecken, dass hier die Rückstellungen nach drei Arten

  • Pensionsrückstellungen,
  • Steuerrückstellungen und
  • sonstige Rückstellungen

unterteilt werden können. Der Buchhalter kann aber genauso eine generelle Unterteilung in Arten wie die Aufwands- und Schuldrückstellungen vornehmen.

Die Aufwandsrückstellungen

sind Rückstellungen die keine Verpflichtung sind und die man sich aber selber als Unternehmen auferlegen kann.

Die Schuldrückstellungen

haben eine rechtliche Verpflichtung und sollen dazu beitragen, dass man die finanziellen Möglichkeiten auf jeden bereithalten kann, dass man seinen Verpflichtungen später auch nachkommen kann.

Pensionsrückstellungen

sollen die Betriebsrente der Mitarbeiter sichern.

Steuerrückstellungen

sollen dazu beitragen, dass man in der nächsten Periode seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommen kann.

Sonstige Rückstellungen

können kommende Kulanzleistungen sein, aber auch wenn man Garantieverpflichtungen für die Kunden erfüllen muss, können diese Rückstellungen unter die sonstigen Rückstellungen fallen.

Rückstellungen buchen

Will man die betriebliche Pension oder andere Verbindlichkeiten durch Rückstellungen schon finanziell absichern, so werden die Rückstellungen auf der Passivseite der Bilanz erscheinen.

Beispiel:

Buchungen am Jahresende

Pensionen an Rückstellungen

GuV an Pensionen

Rückstellungen an Schlussbilanzkonto

Erfolgt dann in der nächsten Buchungsperiode die Freisetzung des Mitarbeiters als Rentner, dann werden natürlich die Rückstellungen in reale Zahlungen der Betriebsrente umgewandelt, wobei die Rückstellung durch die Buchung der Rente und die Wandlung der Rückstellung in einen Aufwand neutralisiert wird. So stellen Rückstellungen beim Jahresabschluss immer einen negativen Bilanzposten dar, sodass hiermit der Gewinn stets gemindert werden kann.

Rückstellung für zukünftige Betriebsprüfung

Für viele Unternehmen kann die eigene Buchhaltung zur Falle werden, wenn eine Betriebsprüfung mal wieder Fakten zu Tage bringt, die sich als hohe Kosten erweisen können. Doch auch die Betriebsprüfung selbst kann mit Kosten verbunden sein, sodass der Buchhalter bei den Rückstellungen auch einen Posten für zukünftige Betriebsprüfungen bereitstellen will.

Voraussetzung für die Rückstellungen ist es, dass es sich um Aufwendungen handelt, die eigentlich in der Zukunft liegen. Diese werden mit großer Wahrscheinlichkeit eintreffen und man kann sie nicht in ihrer Höhe schon genau bestimmen und die aber genauso einfach nicht stattfinden werden.

Sind bei diesen Rückstellungen auch die Höhe des Wertes und das Eintrittsdatum noch völlig unbekannt, so ist die Wahrscheinlichkeit doch sehr groß, dass sie in der Zukunft eintreffen können. Die Rückstellungen für zukünftige Betriebsprüfungen unterliegen einer Besonderheit, denn findet die Prüfung statt, dann wird dieser Vorgang den Unternehmer kein Bargeld in diesem Moment kosten, doch er muss die Sachleistungsverpflichtung erfüllen.

Als eine ungewisse Verbindlichkeit wird diese Rückstellung für zukünftige Betriebsprüfungen als eine Aufwendung bewertet, wobei der Unternehmer aber immer wieder daran denken sollte, dass sich diese Verbindlichkeit nur aus der Mitwirkungspflicht aller Unternehmer bei Betriebsprüfungen ergeben kann.

Welche Kosten sich für die Rückstellung ergeben ist aus den steuerrechtlichen Vorschriften ersichtlich, die sich ganz nach den handelsrechtlichen Vorgaben richten müssen. Ob

  • Teile der Gemeinkosten oder
  • Einzelkosten,

alle Kosten entstehen nur, weil der Unternehmer seiner Mitwirkungspflicht nachkommen muss. Wer für die Betriebsprüfung einen Steuerberater heranziehen will, der kann sich nun sich sicher, dass er durch die Rückstellungen für zukünftige Betriebsprüfungen diese Kosten schon abdecken kann.

Bei der Laufzeit der Rückstellung muss der Buchhalter einen Zeitraum von einem Jahr beachten, wobei der Buchhalter auch stets auf die Abzinsung achten muss.

Aufwendungen, die nicht berücksichtigt werden dürfen, sind

  • Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses,
  • allgemeine Verwaltungskosten,
  • Kosten der Umstellung auf neue EDV-Systeme und digitale Unterlagen,

da diese schon auf anderen Konten verbucht werden können.

Beachtet man für diese Rückstellung die handelsrechtlichen Bewertungen, dann soll die Beurteilung kaufmännisch und vernünftig sein. Beruhend auf der Vollkostenrechnung können Gemein- und Einzelkosten angesetzt werden. So sind hierfür folgende Kosten ansetzbar:

  • Personalkosten für die Mitarbeiter, die bei der Betriebsprüfung betreuend tätig sind. Hier kommen auch Sondervergütungen wie Tantiemen und Weihnachtsgeld in Frage.
  • Kosten für die Räume der Betriebsprüfung und da sogar die Abschreibungen.
  • Kosten für die IT-Anlagen, die für die Prüfung genutzt werden muss.

Selbst wenn man als Unternehmer von der eigenen Buchhaltung glaubt, dass sie vollkommen in Ordnung ist, so kann man doch eine der steuerlichen Vorschriften vergessen oder falsch interpretieren, sodass der Prüfer am Ende noch eine Forderung ans Unternehmen stellt. Eine Nachzahlung ist bei einer Betriebsprüfung immer im Rahmen der Möglichkeit und so sollte man auch bei den Rückstellungen diesen Fall einbeziehen. Hierbei muss man aber beachten, dass nur ein schlechtes Gefühl hier nicht zu einer Rückstellung führen darf, sondern es muss eine berechtigte Möglichkeit bestehen, sodass eine Rückstellung für zukünftige Betriebsprüfungen auch wirklich als sinnvoll erscheinen kann.