Personalbedarfsplanung

Mit einer regelmäßigen Personalbedarfsplanung wird in einem Unternehmen sichergestellt, dass auch perspektivisch ausreichend, den Stellen entsprechend qualifiziertes Personal, zur Verfügung steht. Dazu ist die Grundlage, dass eine enge Zusammenarbeit zwischen der Unternehmens- und Personalplanung besteht. Die Personalarbeit ist darin zu sehen, die Fachkräfte zu finden, zu fördern und zu binden. Eine systematische Personalbedarfsplanung zeigt auf, was an Fachkräften in welchem Zeitraum an welchen Orten benötigt wird.
Inzwischen gibt es Computerprogramme die eine systematische Personalbedarfsplanung berechnen. Vor allem in kleineren Unternehmen ist dieses Verfahren recht kostspielig, sodass folgende Alternativen genutzt werden können.

Inhalte zum Thema Personalbedarfsplanung

Stellenbündel

Für die Personalentwicklung dient das Stellenbündel als aussagefähige Basis. Die Informationen, die hierbei gesammelt, analysiert und ausgegeben werden, betreffen zunächst Auskunft darüber, welche zentralen Tätigkeiten oder ähnlich gelagerte Arbeiten anfallen. Beschrieben werden hierbei, welche fachlichen aber auch persönlichen Anforderungen sich daraus ergeben. So ist es eine Dokumentation, welche Kriterien die künftigen Bewerber bzw. Inhaber einer solchen Stelle zu erfüllen haben.
Diesen Erkenntnissen ist keine Information bezüglich der Entlohnung oder Eingruppierung zu entnehmen. Dieser Vorgang gehört in das Aufgabengebiet der Personalentwicklung. Konkretisiert und auf die Tätigkeit bezogen können Stellenbündel für spezielle Anlässe aktualisiert werden. Das passiert, indem die allgemeinen Beschreibungen ergänzt werden, die das Anforderungsprofil und die spezifische Kerntätigkeit. Findet eine routinemäßige Aktualisierung statt, sind die Kosten für das Stellenbündel relativ gering. Ferner erhöht es die Anpassungsfähigkeit an Aufgaben, die auch aus wandelnden Prozessen ergeben.

Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs

Grundsätzlich liegt der Unterschied zwischen dem qualitative und dem quantitativen Personalbedarf darin zu sehen, dass der quantitative Personalbedarf Aussagen zu künftig benötigen Anzahl der Mitarbeiter gibt. Der qualitative Personalbedarf hingegen beschreibt, welche Kenntnisse und Fähigkeiten künftige Arbeitnehmer mitbringen sollten.
Das eben erwähnte Stellenbündel ist der erste Schritt zur Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs. Der Zusammenfassung ist das Tätigkeits- und Anforderungsprofil zu entnehmen. Nachdem der Ist-Zustand und die Analyse von nicht oder nur schlecht erfüllten Aufgaben vorliegt, folgt Schritt zwei. In diesem werden die künftigen Aufgabenschwerpunkte herausgearbeitet. Erst jetzt ist der Grundstein für die Personalbedarfsplanung gelegt.

Ermittelt wird die Anzahl, den zeitlichen Einsatz und die qualitative Struktur der benötigten Arbeitnehmer. Das Resultat ist der Sollwert. Steht dieser fest, haben sich alle Maßnahmen, welche die Personalwirtschaft betrifft, zu richten.

Verfahren des quantitativen Personalbedarfs

Zum Vorteil der Personalentwicklung wird die rechtzeitige Beschaffung von qualifiziertem Personal durch eine qualitative Personalbedarfsplanung. Es wird hierfür schrittweise vorgegangen. Als Erstes wird festgelegt, welche Leistungen der künftige Arbeitnehmer erbringen soll. Es lässt sich daraus das Anforderungsprofil ableiten. Daraus ergeben sich die zugrunde liegenden Qualifikationen. Mit diesen Ergebnissen kann die gezielte Suche nach qualitativ ausgebildetem Personal beginnen.

Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs

Die Methoden des quantitativen Personalbedarfs gliedern sich in eine indirekte und eine direkte Ermittlung.
Der Personalbedarf wird bei der indirekten Ermittlung von der Bezugsgröße abgeleitet. Diese wird in drei Schritten ermittelt.

  1. Pro Vorgang für die Kennzahl des Personalbedarfs ermittelt.
  2. Erstellt wird eine Prognose bezüglich der Vorratsmengen.
  3. Multipliziert werden nun die Kennzahl mit der jeweiligen Vorratsmenge.

Beispiel der Determination:

  • Beschäftigungszahl und Produktionsmenge ergibt die Arbeitsproduktivität
  • monatlicher Umsatz pro Mitarbeiter
  • Anzahl der Abnehmer bzw. Kunden
  • konkrete Anzahl von Kundenaufträgen

Bei der indirekten Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs zeigen die zahlreichen Determinanten, durch eine Analyse, die Auswirkungen auf die perspektivischen Organisationsstrukturen und den Qualifikationsmerkmalen, auf.
Zu weiteren Verfahren zählt die Stellenbesetzungsmethode. Üblich ist auch die Nachfolge-und Laufbahnmethode. Eine weitere Alternative ist die Anlagen- und Arbeitsplatzmethode.

Verfahren der qualitativen Personalbedarfsermittlung

Das Hilfsmittel Stellenausschreibung bei der qualitativen Personalbedarfsermittlung, sollte folgende wesentlichen Merkmale enthalten.

  • Stellenbezeichnung
  • Stelleneinordnung
  • Stellenaufgaben
  • Stellenziele
  • Stellenbefugnisse
  • Stellenverantwortung
  • Stellenanforderungen

Transparent dargestellt werden muss die Unternehmensstrukturen. Es sind die beruflichen Klassifizierungen zu beachten. Reichen diese nicht aus, sind Anforderungsprofile zu erstellen. Diese ermöglichen eine differenzierte Klassifizierung. Das liegt an der grafischen Darstellung der geplanten Stellen. Diese Darstellungen basieren auf den Stellenbeschreibungen. Es folgt eine Gegenüberstellung der zu besetzenden Stellen und den erstellten Fähigkeitsprofilen der künftigen Arbeitnehmer.
Grafisch stellt sich die Personalbedarfsplanung wie folgt dar:

Ist-Zustand (Umsatz, Menge)

Personalbedarfsplanung
Planung

Fazit
Indem sowohl Engpässe an Personal als auch ein Überschuss an Personal durch die quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung vermieden wird, gestalten sich auch die Personalkosten gering.

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