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Ein Vorschuss ist eine Vorleistung des Arbeitgebers, bei der er seinem Mitarbeiter für eine noch nicht erbrachte Leistung einen Lohn oder Gehalt ausbezahlt. Da der Arbeitnehmer eigentlich vorleistungspflichtig ist, wird dieser normalerweise erst nach einer bestimmten Abrechnungsperiode bezahlt. Deswegen muss ein Vorschuss auch extra verbucht und ausgewiesen werden. Vorschüsse für einen Lieferanten (beispielsweise in der Entwicklung häufig der Regelfall) werden analog gebucht.

Beispiele für einen Vorschuss:

Ein Vorschuss ist in zahlreichen Firmen möglich. Falls ein Mitarbeiter Geld benötigt, beispielsweise für eine hohe Rechnung, kann dieser beim Chef vorsprechen und bei Mutwillen wird der Vorschuss bewilligt. Benötigt der Mitarbeiter 200 Euro, werden 200 Euro als Vorschuss verbucht. Diese 200 Euro werden dem Mitarbeiter in Folge vom Gehalt abgezogen.

Haben Mitarbeiter einen Rechtsanspruch auf einen Vorschuss?

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet dem Arbeitnehmer eine Vorauszahlung zu bewilligen. Mitarbeiter sollten beim Vorgesetzten vorsprechen und bestenfalls nachvollziehbare Gründe bringen, um die Chance eines Vorschusses zu erhöhen. Bei einer Stromnachzahlung sind die Chancen durchaus höher als bei der Bitte um Geld für den bevorstehenden Urlaub. Eine Ausnahme gibt es diesbezüglich im Rahmen der Fürsorgepflicht des Chefs. Sollte sich der Arbeitnehmer in einer Notlage befinden, sodass dieser auf eine vorgezogene Zahlung angewiesen ist, könnte ein Rechtsanspruch darauf entstehen. Dies gilt es im einzelnen Fall zu prüfen. Etwaige Regelungen sind in den Tarifverträgen und in den Betriebsvereinbarungen verankert. Betriebsräte geben hierzu gerne Auskunft.

Sind für den Vorschuss Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen?

Auch der Vorschuss ist beitragspflichtig, jedoch muss dieser erst bezahlt werden, wenn die Arbeit geleistet wurde. Sollte die Arbeit zum Beispiel erst im nachfolgenden Monat vollzogen werden, sind die Sozialversicherungsbeiträge erst dann abzuführen.

Ist ein Vorschuss das gleiche wie eine Vorauszahlung oder Anzahlung?

Nein, ein Mitarbeitervorschuss ist nicht gleichzusetzen mit einer Vorauszahlung an einen Lieferanten. Bei einer Vorauszahlung bzw. Anzahlung wird auf dem Lieferantenkonto gebucht und nicht auf dem Forderung MA. Zudem gibt es einen Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen. Erhält zum Beispiel ein Handwerker im Vorfeld 400 Euro von 1.000 Euro, spricht man von einer Anzahlung. Die restlichen 600 bekommt er bei Fertigstellung. Würde er die 1.000 Euro sofort erhalten, spricht man von einer Vorauszahlung. Auch bei Waren sind Vorauszahlungen per Vorkasse üblich. Anzahlungen und Vorauszahlungen werden immer als Anzahlungen verbucht. All diese Begrifflichkeiten haben jedoch nichts mit einem Vorschuss zu tun. Dieser betrifft explizit das Mitarbeiterkonto.

Buchungssatz Vorschuss:

Der Buchungssatz lautet Forderung MA (Vorschuss) und an Bank (Vorschuss). Somit stellt das Unternehmen eine Forderung gegenüber dem Mitarbeiter (=Leistung für den Vorschuss). Das reguläre Gehalt wird nach der Abrechnungsperiode ausbezahlt, der Vorschuss wird jedoch einbehalten.

 

MA – Vorschuss5.000€
an Bank – Vorschuss5.000€