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Wenn Wirtschaftsgüter angeschafft werden, die länger als eine Periode genutzt werden können (zum Beispiel medizinische Geräte, Computer, etc. ) dann kann der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben nicht mehr als Einkommen angesehen werden, weil berücksichtigt werden muss, dass langlebige Wirtschaftsgüter auch noch in späteren Perioden genutzt werden können.

Es müssen die Anschaffungsausgaben dieser langlebigen Wirtschaftsgüter auch noch in späteren Perioden genutzt werden können und zwar durch den auf die Periode entfallenden Anteil der Anschaffungsausgaben ( = Abschreibungen) ersetzt werden. Ebenso müssen auch alle anderen periodenüberschreitenden Vorgänge, bei denen die Durchführung des Geschäftsfalls und / oder die damit verbundenen Zahlungsvorgänge in verschiedene Perioden fallen, den entsprechenden Perioden zugerechnet werden.

Man hat daher ein Ergebnisermittlungsverfahren entwickelt, das Einnahmen und Ausgaben genau den Perioden zurechnet, denen sie wirtschaftlich zugehörig sind. Durch diese Periodisierung werden die Einnahmen und Ausgaben denjenigen Perioden zugerechnet, in denen sie zur Erfolgserzielung beigetragen haben.

Als betrieblich bedingtes Einkommen wird hier die Differenz zwischen Aufwendungen und Erträgen angesehen, wobei man die periodischen Einnahmen Erträge und die periodischen Ausgaben Aufwendungen nennet und als Einkommen die Gewinn genannte Differenz zwischen dem Aufwand ( = Summe der Aufwendungen) und dem Ertrag ( = Summe der Erträge) ansieht.

Ergebnisermittlungsverfahren, die den Gewinn als betrieblich bedingtes Einkommen ansehen und die mit solchen periodisierten Größen rechnen, nennt man Buchführungen. Zwei Arten sollen davon erwähnt werden.

Die einfache Buchführung

Dasjenige Ergebnisermittlungsverfahren, das zwar bereits den Gewinn als Einkommen ansieht und mit periodisierten Größen rechnet, aber noch keine weitere innere Systematik aufweist, nennt man einfache Buchführung. Da sie in der Praxis keine große Rolle spielt, braucht man eigentlich nicht näher auf sie einzugehen.

Die doppelte Buchführung

In den Betrieben wird fast ausschließlich ein Buchführungssystem angewandt, das nicht nur mit den periodisierten Größen Aufwand und Ertrag rechnet, sondern auch die Geschäftsfälle nach den Veränderungen, die sie in den betrieblichen Mitteln auslösen, aufzeichnet. Dieses Verfahren nennt man doppelte Buchführung. Sie geht davon aus, dass jeder Geschäftsfall durch eine ganz bestimmte Mittelherkunft und eine ganz bestimmte Mittelverwendung charakterisiert ist und daher alle Geschäftsfälle nach Mittelherkunft und Mittelverwendung aufgezeichnet werden und zugleich periodisiert werden müssen.

Die Aufzeichnung der Geschäftsfälle erfolgte früher bei den doppelten Buchführung zunächst in zeitlicher Reihenfolge in einem Grundbuch (das auch, weil in ihm der Geschäftsfall zum ersten Mal in der Buchführung festgehalten wurde, als Prima nota oder Memorial, aber auch als Tagebuch oder Journal bezeichnet wird).

Aus diesem Grundbuch wurden die Geschäftsfälle dann auf diejenigen Abrechnungsfelder (Konten genannt) übertragen, die sich einerseits aus Mittelherkunft und Mittelverwendung und anderseits aus der Periodisierung ergaben. Diese Abrechnungsfelder ( = Konten) waren früher in einem zweiten Buch – dem sog. Hauptbuch – zusammengefasst.

Weil die Geschäftsfälle zunächst in das Grundbuch eingetragen und dann aus diesem in das Hauptbuch übertragen wurden, wird eine solche Buchführung eine Übertragungs Buchführung genannt. Bei diesen Übertragungsbuchführungen gibt es verschiedene Formen. Die älteste ist diejenige, bei der die Geschäftsfälle einzeln in das Journal eingetragen und aus diesem auch einzeln in das Hauptbuch übertragen wurden.

Man nennt diese Buchführungsform die italienische Buchführung, weil sie im Mittelalter in den oberitalienischen Städten angewandt wurde. Später hat man Journal und Hauptbuch in einem einzigen Buch vereinigt, in dem man die Zeilen für die Darstellung der zeitlichen Reihenfolge der Geschäftsfälle benutzte und die Konten als Spalten auf den einzelnen Seiten des Hauptbuches darstellte. Diese Tabellen Buchführung nannte man dann amerikanische Buchführung.

Ein sehr üblicher Buchungssatz der in der Praxis sehr häufig zu finden ist wäre etwa zum Beispiel das folgende Beispiel:

Aufwand / konto  —–  Einkauf  Waren ——    

Handelswareneinsatz    /   passives Bestandskonten passiv (zum Beispiel Bankkonto , Verbindlichkeitenkonto Lieferung und Leistung

+ Vst

Konto Ertrag —– Verkauf Waren

Bestandskonto aktiv (zum Beispiel Bankkonto, Konto Lieferforderngen Kunde)  /  Handelswarenerlöse

+ Ust

Bestandskonto aktiv —–  Auto Fuhrpark Investment

Auto Fuhrpark         /    Bankkonto

+ Vst

Bestandskonto passiv > Zahlung von Schulden des obigen Geschäftsfalles

Lieferverbindlichkeiten Lieferung Leistung  /   Bankkonto