Ziel der durch einen hohen Formalitätsgrad gekennzeichneten Auswahlphase ist es, einem überprüfbaren Weg zum und kontrollierbares Überschreiten des Point of no Return – der Auswahlentscheidung – zu ermöglichen. Aus der Gesamtheit der am Markt vertretenen Softwarelösungen soll die am besten geeignete Controlling Software herausgefunden werden.
Es empfiehlt sich, den Auswahlprozess in überschaubare Einheiten zu gliedern, wobei die Ergebnisse jeder Auswahlstufe als Input in die jeweils nächste Stufe fließen. Den ersten Input für die in diesem Artikel dargestellte Auswahl bildet die Grobselektion der Softwarelösungen. Softwarepakete, die die Musskriterien erfüllt haben, kommen in die eigentliche Auswahlphase.
Die Auswahl der passenden Controlling Software
Zunächst werden im Rahmen einer Feasability Study die SW Anbieter selektiert. Hier wird unterschieden ob diese die Mindestbedingungen erfüllen oder nicht. Dazu holt man sich erste Informationen am Markt ein. Danach erstellt man einen CSW Pflichtenheftbogen sowie macht eine Ausschreibung. Dabei scheiden nicht geeignete Angebote aus. Danach folgt die Überprüfung der Softwarelösungen anhand der Anforderungen. Anschließend kommt es zur Bewertung der Softwarelösungen mit Kriterienkatalog. Anhand der besten Bewertung kommt es zu einem Vertragsabschluss und einem „Point of no Return“.
Bei der Erstellung eines Anforderungskatalogs und eines Pflichtenheftes sind viele Dinge zu beachten. Im ersten Schritt der Auswahlphase sind die Anforderungen aus der Konzeptionsphase als Grundlage für die Software Auswahl abzuleiten. Ohne kritisches Hinterfragen der Anforderungen des Unternehmens könnten Softwarelösungen implementiert werden, die das Controlling nicht in der gewünschten Form unterstützen.
Auch wenn Standardanwendungssoftware im Controlling vorgesehen ist, kann man sich der Entwicklung einer eigenen Soll Konzeption nicht entziehen. Werden die gewünschten Anforderungen und Zielsetzungen nicht definiert, läuft man Gefahr, die falsche Softwarelösung auszuwählen.
An Controlling gerechte Software sind folgende allgemeine Anforderungen zu stellen:
- Verbindung von operativen und strategischen Controlling
Controlling muss ergebnis- und potentialorientiertes Denken und Handeln auf der strategischen und operativen Ebene fördern. Beide Bereiche müssen eng miteinander verzahnt sein, was durch EDV gestützte Werkzeuge ermöglicht wird. Im Vordergrund empfängerorientierter Informationsversorgung steht die Vernetzung der operativen und strategischen Regelkreise.
- Abbildung steuerungsrelevanter Kennzahlen
Die Controlling Software muss die wesentlichsten zur Steuerung des Unternehmens notwendigen Kennzahlen abbilden. Diese sollen entscheidungsrelevante Informationen – insbesondere bei Überschreitung der gesetzten Toleranzgrenzen – zur Verfügung stellen.
- Planungsmöglichkeiten in allen Bereichen
Mit Hilfe von Planungs-, Simulations- und Prognoserechnungen kann der Controller dafür sorgen, dass das Management die Zukunft des Unternehmens rechtzeitig realistisch plant. Die Software hat komfortable Planungsmöglichkeiten anzubieten und den Controller in der Koordination der Teilpläne zu unterstützen, um die Integration zur Unternehmensgesamtplanung zu gewährleisten.
- Soll Ist Vergleich in allen Bereichen
EDV Unterstützung erlaubt zeitnahe Prüfung der Pläne. Im Regelprozess auftretende Zielabweichungen werden analysiert und kommentiert, Verhaltensänderungen können rascher ausgelöst werden. Durch EDV gesteuerte Erwartungsrechnung muss es dem Controller möglich sein, Auswirkungen der festgestellten Abweichungen auf die wichtigsten Zielgrößen des Unternehmens sofort zu beurteilen, um rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen einleiten zu können.
- Berücksichtigung von Interdependenzen
Abhängigkeiten und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen müssen in der Software abgebildet werden, um sie abschätzen zu können. Einsatz von Informationsverarbeitung ermöglicht Simulationsrechnungen, die in kürzester Zeit Entscheidungsalternativen testen können und schnelle Erarbeitung optimierter Lösungen ermöglichen.
- Informationsdarstellung und –Übermittelung der relevanten Daten (Reporting)
Da das Zahlenmaterial als Basis für Unternehmensentscheidungen immer umfangreicher und komplexer wird, muss die Controlling Software die Steuerungsinformationen entscheidungsbezogen verdichten und aufbereiten.
Für diese Anforderungen gelten auch einige Nebenbedingungen wie zum Beispiel die Steigerung der Wirtschaftlichkeit und die Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit.
Der Kriterienkatalog ist im Gegensatz zum Anforderungskatalog im Pflichtenheft ein internes Papier zur Bewertung der Softwarelösungen im Auswahlprozess. Der Anforderungskatalog wird durch Operationalisierung der einzelnen Anforderungen in einen Kriterienkatalog übergeführt, der als Checkliste fungiert. Die enthaltenen Kriterien werden nach ihrem Beitrag zum Nutzen des Gesamtsystems so gewichtet, dass die Summe einer Kriterien Ebene jeweils 100 % ergibt.