Unter einem Projekt versteht man eine zeitlich befristete, und vor allem eine relativ innovative und risikobehaftete Aufgabenstellung, welche von erheblicher Komplexität ist und welche aufgrund der internen Schwierigkeit und der Bedeutung in der Regel an ein eigenes Management – dem sogenanntes Projekt Management ausgelagert ist.
Zum Bereich des genau zeitlich befristeten und vor allem relativ innovativen und risikobehafteten Projektes sollte man meist eine eigene Software verwenden, die bei der Planung der gesamten Aufgabe unterstützend wirken kann.
Ein sehr komplexes Projekt ist meist durch eine entsprechende Produkt-, Bau-, Organisations-, EDV-, Sanierungssoftware unterstützend beraten.
Ebenso fließt die Vielfältigkeit der internen und externen Beziehungen aller in den Projektablauf involvierten Personen in die jeweiligen im Projekt eingebundenen Komponenten ein und bestimmen darauf hin folgend auch das entsprechende Komplexitätsausmaß.
Auch aus inhaltlicher und vor allem technischer Sicht hängt der Umfang der Dokumentation der Projekte sehr stark von der organisatorischen Natur der Sache ab:
Auschlaggebend für die Projekttiefe ist auch der Innovationsgrad des Projektes an sich. Denn wenn von der Entwicklung bzw. der Verwendung neuer Technologien ein gewisser Abstand verlangt wird, dann bestimmt sich auch die Teilnehmerzahl der Projektgruppe quasi selbst.
Vielfach ist auch die ultimative Projektgröße zu Beginn des Projektes nicht bekannt. Denn man lässt sich an den Projektkosten oft von Beginn an täuschen und schätzt diese völlig falsch ein, sodass man dann an der Projektdauer sowie an der jeweiligen Anzahl der Projektelemente auch kläglich scheitern kann. Auch ist ein weiterer Umstand zu berücksichtigen und zwar ist das jeder der bestehenden Beziehungsdichte, die man ebenfalls bemessen sollte.
Der Portfoliomanagement Prozess als erster Schritt zum Projekt
Da bei der Projektauswahl diejenigen Projekte festgelegt werden, die genauer erforscht werden sollen, müssen die einzelnen Projekte bewertet werden. Es muss eine Rangfolge der Projekte hinsichtlich des Beitrages, der möglich ist, getroffen werden. Erst dann ist eine Auswahl vorzunehmen, dass die durchzuführenden Projekte nicht nur einen möglichst großen Zielbetrag leisten sollen, sondern auch in die bestehende Engpasssituation eingefügt werden können.
Bei der Projektplanung wurde früher der Gantsche Ansatz bzw. Planungsbogen häufig genutzt. Heute sind an dessen Stelle die Netzwerk Moleküle getreten. Allerdings eignen sich die herkömmlichen Netzwerkkalküle nicht besonders, weil sie entweder voll deterministisch sind oder nur beim Zeitbedarf der einzelnen Aktivitäten, nicht aber bei Art und Anzahl derselben stochastisch sind.
Besser geeignet ist aus diesem Grunde GERT, weil dieses Verfahren hinsichtlich der Art und Zahl der Aktivitäten stochastisch ist. Die Ressourcenzuteilung weist die für die Durchführung der Forschungsarbeiten notwendigen sachlichen und persönlichen Ressourcen zu. Dabei ist besonders die Personalzuteilung ein Problem, weil es bei der Forschung noch mehr als bei den übrigen betrieblichen Tätigkeiten darauf ankommt, geeignete Personen zuzuteilen bzw. wenn solche im Betrieb nicht vorhanden sind, durch geeignete Verträge zur Mitarbeit zu verpflichten, wenn in solchen Fällen die Forschung nicht überhaupt außer Haus vergeben wird.
Um zu verhindern, dass die Forschung an den betrieblichen Notwendigkeiten vorbeigeht und die Forscher der sogenannten „Problem induzierten Forschung“ erliegen, ist dafür zu sorgen, dass eine ausreichende Kommunikation zwischen den Betriebseinheiten, die für die Forschungsvergaben schließlich verantwortlich ist, herrscht.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass besonders die Kommunikation mit dem Produktions- und dem Absatzbereich in bestimmten Projekten mit Problemen behaftet ist.