Die Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen und Buchführungsdokumente gesetzlich aufbewahren müssen. Die Grundlage dafür bilden § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) sowie § 147 AO (Abgabenordnung). Es gibt zwei unterschiedliche Fristen, je nach Art des Dokuments.
Inhaltsverzeichnis
Überblick: Die zwei Aufbewahrungsfristen
| Frist | Betroffene Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege, Rechnungen (ein- und ausgehend) | § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| 6 Jahre | Handelsbriefe (empfangene und abgesandte), sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind | § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO |
Wichtig: Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung vorgenommen wurde, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt oder der Handelsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Die Aufbewahrungsfristen sind Teil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Diese Grundsätze sind teils gesetzlich kodifiziert (z. B. im HGB), teils ergeben sie sich aus der kaufmännischen Praxis. Sie gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland.
Das Belegprinzip
Jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Der Beleg muss alle wesentlichen Informationen über den Geschäftsfall enthalten (Datum, Art und Betrag des Vorgangs, Namen der beteiligten Parteien). Belege sind so abzulegen, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist leicht auffindbar sind.
Das Prinzip der unverzüglichen Verbuchung
Geschäftsfälle müssen zeitnah gebucht werden. In der Praxis ist eine gewisse Verzögerung (z. B. bis zur nächsten Buchführungsperiode) akzeptabel, solange die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Der Grundsatz der Wahrheit
Die Buchführung muss vollständig und richtig sein:
- Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Vorgänge müssen erfasst werden.
- Nur tatsächliche Vorgänge: Es dürfen nur Geschäftsfälle gebucht werden, die tatsächlich stattgefunden haben. Dabei gilt das Imparitätsprinzip: Aufwendungen werden bei Entstehung gebucht, Erträge erst bei Realisation.
- Anschaffungswertprinzip: Güter werden mit dem tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungswert gebucht.
Der Grundsatz der Klarheit
Die Buchführung muss übersichtlich und nachvollziehbar gestaltet sein. Abkürzungen oder unklare Bezeichnungen sind zu vermeiden.
Der Grundsatz der Unveränderlichkeit (Dokumentation)
Einmal gebuchte Vorgänge dürfen nicht nachträglich unkenntlich verändert werden. Korrekturen müssen als solche erkennbar sein. Leere Zwischenräume sind nicht zulässig, Radierungen verboten.
Digitale Aufbewahrung (GoBD)
Seit 2015 (aktualisiert 2019) gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie regeln, wie digital erstellte oder empfangene Dokumente aufzubewahren sind. Wichtige Punkte:
- Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert werden (z. B. als PDF/A).
- Eine Konvertierung (z. B. von Papier zu Scan) ist erlaubt, wenn das Original danach vernichtet werden darf – das gilt jedoch nicht für bestimmte Originaldokumente wie notarielle Urkunden.
- Die Aufbewahrungsfristen (10 bzw. 6 Jahre) gelten auch für digitale Unterlagen.
Zusammenfassung
Buchführungspflichtige Unternehmen in Deutschland müssen ihre Unterlagen je nach Art 6 oder 10 Jahre aufbewahren. Die längere Frist von 10 Jahren gilt für alle zentralen Buchführungsunterlagen (Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen). Handelsbriefe und sonstige Unterlagen unterliegen der 6-Jahres-Frist. Bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht drohen steuerliche und rechtliche Konsequenzen.